Как работать в 1С:ЗУП: руководство для бухгалтеров

В программе «1С:ЗУП» можно автоматизировать кадровый учет, рассчитывать зарплату и сдавать отчетность по сотрудникам. Разбираем подробности.

🎁 В статье вас ждет бонус — предзаполненные шаблоны документов, которые можно скачать и использовать.

Что такое 1С:ЗУП и для чего она нужна

1С:ЗУП — это программа для ведения кадрового учета, расчета заработной платы и сдачи отчетности по персоналу. Она нужна, чтобы автоматизировать прием сотрудников на работу, выплату им зарплаты и сдачу отчетов в СФР и налоговую.

Какие задачи можно решать в 1С:ЗУП

1С:ЗУП помогает вести кадровый учет и делопроизводство, рассчитывать заработную плату, считать налоги и взносы, формировать отчетность и управлять персоналом.

Преимущества и возможные сложности работы в 1С:ЗУП

У 1С:ЗУП есть ряд преимуществ:

• автоматизированные расчеты. Программа сама считает НДФЛ, взносы, отпускные, больничные по актуальным ставкам и формулам. Если меняется МРОТ или ключевая ставка Центробанка — обновление подтягивает новые значения;
• единый источник данных. Кадровик вводит приказ о приеме, бухгалтер видит нового сотрудника в документе начисления зарплаты;
• актуальная отчетность. Обновления форм приходят автоматически.

Но есть и сложности:

• трудно разобраться без обучения. Базовый курс занимает 20—30 часов;
• обновления требуют внимания. Каждое изменение нужно проверять: установлен ли нужный релиз, корректно ли отработал «Помощник перехода»;
• переход с других программ. Миграция из 1С:Бухгалтерии или ЗУП 2.5 — отдельный проект: нужно перенести данные, сверить, переобучить сотрудников.

Если программу дорабатывали под конкретный бизнес, есть риск, что для ее обновления понадобятся редкие и дорогие специалисты.

Какие версии 1С:ЗУП бывают и чем они отличаются

Программа выпускается в нескольких версиях.

Базовая. Подходит ИП или компаниям с численностью до 15—20 человек, где кадрами и зарплатой занимается один специалист — в программе может работать только один пользователь. Нет HR‑модуля. Конфигурацию доработать не получится.

ПРОФ. Подходит компаниям от 20 до 200—300 человек с несколькими юрлицами — можно настроить работу под несколько пользователей с разными правами доступа. Нет HR‑модуля. Можно доработать конфигурацию.

КОРП. Подходит компаниям от 200—300 человек с HR‑отделом. Можно создать несколько пользователей с разными правами. Есть HR‑модуль. В программе можно настроить сменные графики, есть расчет премий от KPI, полноценный учет медосмотров, отдельный блок по специальной оценке условий труда. Можно доработать конфигурацию.

1С:Фреш. Удобно для небольших компаний, которые не хотят поддерживать собственную ИТ‑инфраструктуру. Работает в браузере, на КОРП‑тарифе есть HR‑модуль и дополнительные возможности. Можно ограниченно доработать программу.

Какие отчеты можно формировать в 1С:ЗУП

Отчеты делятся на три группы: регламентированные — для сдачи в госорганы, внутренние кадровые и внутренние зарплатные.

Регламентированные кадровые отчеты:

• ЕФС‑1;
• РСВ;
• 6‑НДФЛ;
• СЗВ‑ТД;
• сведения для военкоматов.

Внутренние кадровые отчеты. Находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты». Самые распространенные:

• отчет «Штатные сотрудники» — о том, какие сотрудники и на каких должностях работают на конкретную дату;
• отчет «Кадровые изменения» — приемы, переводы, увольнения за период. Можно отфильтровать по виду события;
• отчет «Уволенные сотрудники» — список уволенных к указанной дате;
• личные данные сотрудников — с фильтрами по возрасту, полу, дате рождения;
• численность и текучесть кадров — информация о численности и коэффициент текучести кадров.

Внутренние зарплатные отчеты. Раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Наиболее популярные:

• отчет «Расчетный листок» — в нем видно все начисления и удержания за месяц, итоговую сумму к выплате;
• отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — используют, чтобы проверить корректность расчетов перед отчетностью;
• отчет «Анализ ФОТ» — по нему можно сравнить плановые начисления с фактически начисленными суммами. Так можно выявить экономию или перерасход фонда оплаты труда.

Любой из готовых отчетов в программе можно настраивать под задачи бизнеса: добавлять колонки, менять группировки. Изменить группировки и состав колонок любого отчета можно в его настройках: кнопка «Настройки» → «Расширенный режим окна».

С чего начать работу в 1С:ЗУП

После установки программы ее нужно настроить. Делают это один раз, потом корректируют, если нужно.

Шаг 1. Заполнить параметры учета. При первом запуске программа откроет помощник настройки — нужно ответить на его вопросы. В зависимости от версии программы функционал помощника может отличаться. В ЗУП базовой версии и ПРОФ помощник предлагает настроить расчеты и указать параметры кадрового учета, а в ЗУП КОРП помощник поможет настроить только дополнительную функциональность — охрану труда, обучение, мотивацию.

Настроить параметры кадрового учета и расчета зарплаты можно:

• по кадрам — в разделе «Настройка» → «Кадровый учет»;
• по зарплате — в разделе «Настройка» → «Расчет зарплаты».

Шаг 2. Ввести сведения о компании или ИП. Раздел «Настройка» → «Организации». Основные данные, которые важно заполнить на начальном этапе:

• реквизиты — ИНН, КПП, ОКТМО;
• регистрационный номер в СФР;
• код тарифа страховых взносов и процент взносов от несчастных случаев;
• настройки учета по НДФЛ;
• настройки для обмена с СФР по пособиям по социальному электронному документообороту, СЭДО;
• параметры расчета зарплаты и нужно ли подключить дополнительный функционал для учета обособленных территорий и особых условий труда;
• параметры расчета резервов на оплату труда, если нужно формировать резервы;
• территориальные условия — районный коэффициент, северная надбавка, если есть;
• сроки и способ выплаты зарплаты.

Шаг 4. Настроить графики работы. Раздел «Настройка» → «Графики работы». Программа предлагает шаблоны: пятидневка, шестидневка, сменный, суммированный учет. Выбираем подходящий и корректируем, если нужно.

Шаг 5. Настроить начисления. Раздел «Настройка» → «Начисления». Проверяем предустановленные начисления — оклад, премия, отпускные, больничный — и создаем недостающие. У каждого начисления — свой код, формула расчета, способ обложения НДФЛ и взносами.

Шаг 6. Ввести сотрудников. Раздел «Кадры» → «Сотрудники». На каждого оформить карточку: Ф. И. О., дата рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН, воинский учет, контактные данные. Без СНИЛС и ИНН не получится сформировать ЕФС‑1 и отчеты по НДФЛ.

Как вести кадровый учет в 1С:ЗУП

Кадровые документы находятся в разделах «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».

Прием на работу. Оформляем документом «Прием на работу»:

1. Нажимаем кнопку «Создать» → «Прием на работу».
2. Указываем сотрудника, если он уже есть в справочнике, или создаем нового.
3. Заполняем: дату приема, подразделение, должность, оклад или тарифную ставку, график работы, характер работы: основная или по совместительству, испытательный срок. Программа автоматически формирует приказ по форме Т‑1 и СЗВ‑ТД.
4. Проводим документ.

Кадровый перевод. Оформляем документом «Кадровый перевод»:

1. Выбираем сотрудника.
2. Указываем дату перевода, новое подразделение, новую должность, новый оклад, если меняется.
3. Программа формирует приказ по форме Т‑5 и СЗВ‑ТД.

Увольнение. Оформляем документом «Увольнение»:

1. Выбираем сотрудника, дату увольнения, основание — статью ТК РФ. Программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск.
2. Формируем приказ по форме Т‑8, запись в трудовой — СЗВ‑ТД.

В версии КОРП при увольнении по сокращению можно автоматически рассчитать компенсацию неотработанных дней для случаев досрочного увольнения.

Личная карточка Т‑2 формируется автоматически по кадровым документам. Раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные карточки (Т‑2)». Указываем дату, на которую нужно собрать данные, и работодателя — программа соберет информацию по сотрудникам из всех документов.

В настройках отчета можно поставить отбор по конкретным сотрудникам — тогда карточки сформируются только по ним.

Как начислять зарплату в 1С:ЗУП

Расчет зарплаты в программе можно разделить на этапы.

Этап 1. Табель учета рабочего времени. Программа автоматически заполняет табель на основе графика работы сотрудника и введенных неявок: отпусков, больничных. Сформировать табель можно отчетом «Табель учета рабочего времени (Т‑13)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчет по зарплате».

Если по каким‑то причинам автоматическое заполнение табеля не подходит, можно скорректировать данные учета времени специальным документом «Табель». Он находится в разделе «Зарплата» → «Табели».

Внешний вид документа может отличаться в зависимости от того, подключен ли в программе дополнительный функционал, например учет обособленных территорий или особых условий труда.

Этап 2. Начисление зарплаты и взносов. Документ «Начисление зарплаты и взносов» → «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов». Создаем документ за нужный месяц.

Нажимаем «Заполнить» — программа подбирает всех сотрудников и автоматически рассчитывает:

• оклад — по отработанному времени из табеля;
• районный коэффициент и северные надбавки, если есть;
• премии, если есть;
• удержания — алименты, исполнительные листы;
• НДФЛ;
• страховые взносы.

Этап 3. Выплата зарплаты. Раздел «Зарплата» → «Ведомости». Программа автоматически заполняет суммы к выплате из документа начисления. Еще создать ведомости можно напрямую из документа начисления.

Этап 4. Отражение в бухучете. Раздел «Зарплата» → «Отражение зарплаты в бухучете». Документ формирует проводки и передает в 1С:Бухгалтерию. Программа разносит начисления по счетам 20, 26, 44 — в зависимости от подразделения.

Как оформлять отпуск, больничный и другие кадровые события

Отпуска, больничные и другие кадровые события в 1С:ЗУП оформляют через документы в разделах «Кадры» или «Зарплата».

Отпуск. Для оплачиваемых отпусков формируем документ «Отпуск» в разделе «Кадры» → «Отпуска или Зарплата» → «Отпуска»:

1. Выбираем сотрудника, вид отпуска: ежегодный, дополнительный или учебный.
2. Указываем период отпуска.

Программа автоматически:

• рассчитывает средний заработок за 12 предшествующих месяцев. Как его считать;
• определяет сумму отпускных. Как посчитать отпускные;
• рассчитывает НДФЛ.

Для отпусков за свой счет есть отдельный документ «Отпуск без сохранения оплаты». Он также находится в разделе «Кадры» → «Отпуска или Зарплата» → «Отпуска».

Если СЭДО не настроен, вводим данные вручную — номер электронного больничного листа, период, код нетрудоспособности.

Программа рассчитывает:

• страховой стаж;
• выплату за первые три дня больничного, которые оплачивает работодатель;
• ограничения по МРОТ.

Командировка. Оформляем документ «Командировка» в разделе «Кадры» → «Командировки». В новом документе указываем сотрудника, период, место назначения, цель. Программа начисляет средний заработок за дни командировки. Как его рассчитать.

Программа позволяет рассчитать командировку сразу в документе или отложить расчет до начисления аванса и зарплаты — тогда командировка рассчитается в документах начисления аванса и зарплаты.

Также из документа можно распечатать приказ Т‑9 и прочие документы по командировке.

Отпуск по уходу за ребенком. Оформляем документом «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе «Кадры» → «Отпуска по уходу». Программа рассчитает пособие и сформирует заявление в СФР для назначения выплаты.

Прием внешних и внутренних совместителей отражаем документом «Прием на работу», его можно создать в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». Для совместителей указываем число занимаемых ставок, вид занятости и выбираем график неполного рабочего времени. Начисления будут рассчитываться пропорционально доле неполного рабочего времени.