Как составить и вести штатное расписание
Штатное расписание — локальный нормативный акт работодателя, ЛНА. В нем указывают количество штатных сотрудников, их должности, квалификацию, зарплаты, надбавки и общий фонд оплаты труда.
Этот документ может доказать правоту работодателя при трудовых спорах и инспекционных проверках. Поэтому важно правильно его составить.
Составили пошаговый чек‑лист о том, как ИП принять первого сотрудника по трудовому договору. Чек‑лист можно скачать по кнопке.
Кому и зачем нужно его вести
В трудовом кодексе напрямую не написано, что штатное расписание обязательно для каждого работодателя. Но есть две статьи, в которых оно упоминается:
- в статье 15 ТК РФ указано, что человек работает на определенной должности в соответствии со штатным расписанием;
- в статье 57 ТК РФ дано определение трудовой функции — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации.
Значит, если компания или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание. Без него не получится правильно оформить трудовые отношения.
К тому же штатное расписание могут запросить во время проверок СФР, трудовая или налоговая инспекция.
А еще штатное расписание может понадобиться в трудовых спорах при сокращении численности или штата. Этот документ подтвердит, что в структуре работодателя действительно произошли изменения. А значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.
- Россияне впервые за восемь лет снизили зарплатные ожидания
- Мировой тренд: ИТ‑специалисты теряют интерес к работе из‑за внедрения ИИ
- Бизнес в России перестает удерживать увольняющихся сотрудников
- Дата‑центр Яндекса в Калуге поврежден из‑за атаки БПЛА
- Яндекс Маркет завершил реферальную программу для селлеров
- Сумма штрафов бизнесу за нарушения при найме мигрантов выросла на 22% за год
Как заполнить штатное расписание по форме Т‑3
Работодатель может использовать:
- унифицированную форму штатного расписания Т‑3;
- самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель или ИП. Главное, чтобы в ней были все реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ.
Выбранную форму нужно утвердить в учетной политике.
Подготовили для вас шаблон по форме Т‑З. В документе указывают количество работников, их должности, оклад и надбавки.
Разберем, как заполнить форму Т‑3, так как ее используют чаще всего.
Как его утвердить
Когда расписание составили, его должны подписать:
- Главный бухгалтер, если он есть.
- Руководитель кадровой службы или сотрудник, который ведет кадровый учет.
Если штат большой и документ занимает несколько листов, его можно подписать один раз в конце. После этого штатное расписание должен приказом утвердить руководитель компании или ИП.
Штатное расписание — обычно приложение к приказу, а в его шапке указывают реквизиты последнего.
Работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием, если это не прописано в других ЛНА. Если же планируют ознакомить, в приказ включают дополнительный пункт об этом и прикладывают лист ознакомления.
Приказ должен подписать руководитель, ИП или уполномоченный им сотрудник, чтобы штатное расписание стало официальным документом.
Как внести в него изменения или новую должность
Работодатель может изменять штатное расписание в любое время и с любой периодичностью.
Любые изменения в штатное расписание вносят приказом, который подписывает руководитель компании или ИП.
Как сокращение должностей фиксируется в штатном расписании
Порядок действий такой:
- Решение о сокращении должности работодатель оформляет приказом.
- На основании приказа вносят изменения в штатное расписание: либо исключают сокращенные должности из него, либо уменьшают количество штатных единиц.
- Сотрудников на сокращаемых должностях уведомляют либо о предстоящем увольнении, либо о переводе на другую должность, если они согласны.
Приказ об изменении штатного расписания составляют, чтобы уведомить работников, например, о сокращении числа сотрудников, переименовании должности или подразделения.
Должность из штатного расписания нужно исключать на следующий день после увольнения работника. Ведь трудовой договор с работником продолжает действовать до дня увольнения включительно. А значит, должна существовать и штатная единица, которую работник в этот день занимает.
Суть. Работника уведомили о предстоящем увольнении 13 декабря 2017 года, а уволили спустя два месяца — 15 февраля 2018 года. Должность работника исключили из штатного расписания только 22 февраля 2018 года.
Аргументы работника. Работник посчитал увольнение незаконным, так как в штатном расписании его должность оставалась после увольнения. Он обратился в суд.
Аргументы работодателя. 15 февраля 2018 года истек двухмесячный срок уведомления работника о предстоящем сокращении. Процедуру оформили по закону.
Решение. Суд встал на сторону сотрудника и признал увольнение незаконным, так как работодатель нарушил порядок увольнения. Ставка работника оставалась в штатном расписании еще шесть дней после увольнения. Это значит, что 15 февраля 2018 года оснований для увольнения работника по сокращению штата не было.
Сотрудника восстановили. Компанию обязали выплатить компенсацию за вынужденный прогул — 72 460 ₽ и судебные издержки — 2 823 ₽.
Определение Свердловского областного суда от 24.07.2018 № 33‑12834/2018
Должен ли работодатель выдавать выписки из него
Работодатель обязан выдать сотруднику копии или выписки из документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о зарплате.
Но выдавать сотруднику копии или выписки из коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов работодатель не обязан. К ним относятся, в частности:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- положение о премировании;
- положение об отпусках.
С такими документами работодатель должен только ознакомить работника под подпись.
Суть. Сотрудница обратилась к работодателю с просьбой выдать ей копии правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда. Он ей отказал. Сотрудница обратилась в суд.
Аргументы сотрудницы. Это документы, связанные с работой сотрудника. Работодатель по закону должен их выдать в трехдневный срок.
Аргументы работодателя. Эти документы считаются ЛНА работодателя, поэтому он не обязан выдавать их копии сотрудникам.
Решение. Суд встал на сторону работодателя и подтвердил, что работодатель не обязан выдавать запрашиваемые сотрудницей документы.
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.08.2022 № 88‑12064/2022
Штрафы за отсутствие штатного расписания
Если работодатель не составит штатное расписание или не представит его при проверке, ему грозит штраф:
- для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для малого предприятия — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
За повторное нарушение штрафы будут другие:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалифицируют на один‑три года;
- для ИП — от 10 000 до 20 000 ₽;
- для малых предприятий — от 10 000 до 20 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — от 50 000 до 70 000 ₽.
Если не представить штатное расписание по запросу налоговой инспекции, оштрафуют на 200 ₽.
Все шаблоны проверены юристами Т‑Бизнес секретов. Вы можете скачать их и изменять по своему усмотрению:
Главное
- Штатное расписание — учетный документ, который обязан быть у каждого работодателя.
- Лучше всего использовать унифицированную форму Т‑3, но можно самостоятельно составить другую. Главное, чтобы в ней были нужные реквизиты. Выбранную форму нужно утвердить в учетной политике.
- Утверждают штатное расписание главный бухгалтер и руководитель кадровой службы или сотрудник, который ведет кадровый учет.
- Изменения в расписание вносят приказом руководителя.
- Если у работодателя не будет штатного расписания, ему грозит штраф.
Какие сложности возникали у вас при составлении или изменении штатного расписания?