Можно ли вернуть деньги, если перечислил работнику лишнее?
Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»
Можно попросить сотрудника вернуть переплату
Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.
Сотрудник может вернуть всю сумму сразу. Если он к этому не готов, работодатель может удержать деньги из будущей зарплаты: всю сумму или небольшие части каждый месяц. Для этого нужно издать приказ.
Есть ограничение — удержать можно не более 20% зарплаты в месяц. Если переплата больше, придется растянуть процесс на несколько месяцев.
Сотрудник может отказаться вернуть деньги, потому что ни в чем не виноват и не обязан это делать добровольно. Тогда надо проводить внутреннюю проверку и искать виновного в ошибке. Кто виноват, тот и вернет переплату.
Проводить внутреннюю проверку непросто, она может затянуться на месяцы. За нарушения в процедуре трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. ИП и малое предприятие штрафуют на сумму от 1000 до 5000 ₽. Средние и крупные компании — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.
Приказ об удержании из зарплаты суммы материального ущерба
Приказ издает руководитель компании или ИП, чтобы удержать деньги из зарплаты сотрудника за причиненный работодателю ущерб. Например, если работник украл товары со склада.
Если бухгалтер допустил счетную ошибку
Есть случай, когда ошибся бухгалтер, а вернуть деньги должен сотрудник: если произошла счетная ошибка. Например, перепутали цифру или плюс с минусом.
Примеры счетной и технической ошибки
Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.
Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.
В случае технической ошибки взыскать всю сумму с бухгалтера, скорее всего, получится только через суд. О том, как взыскивать материальный ущерб с сотрудника, разбирали в другой статье. В ней речь о кассире, но с бухгалтером порядок действий такой же.
Если сотрудник подстроил переплату
Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.
Если сотрудник неправомерно завысил отработанное время, признался в этом и не оспаривает сумму удержания, взыскать деньги без суда можно так же, как при счетной ошибке. Если же зарплата завышена из-за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд.
Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.
При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.
Сотруднице по ошибке заплатили лишний миллион рублей, но суд оставил ей переплату
Военнослужащая ушла в декрет. По ошибке два с половиной года ей начисляли и декретное пособие, и денежное довольствие. Затем на службе заметили ошибку и подали в суд на сотрудницу с требованием взыскать излишне выплаченную зарплату — 1 225 364 ₽.
Первые две инстанции постановили, что сотрудница должна вернуть деньги, так как это неосновательное обогащение в результате счетной ошибки.
Верховный суд решил, что счетной ошибки не было. Вопрос в другом: знала ли сотрудница, что ей не положены обе выплаты одновременно, то есть понимала ли, что это неправомерно. Проще говоря, есть умысел в поведении женщины или нет. Верховный суд отправил дело на пересмотр в первую инстанцию.
В первой инстанции вновь рассмотрели дело. Работодатель не смог предоставить документы или привести свидетелей, доказывающих умысел сотрудницы. Поэтому суд оставил миллион рублей женщине.
Решение Белогорского гарнизонного военного суда по делу № 2-42/2021 от 27.07.2021
Что делать, если сотрудник уволился
Если переплату обнаружили после увольнения сотрудника, деньги все равно можно вернуть.
План действий такой же: предложите бывшему работнику вернуть переплату добровольно, а если откажется — идите в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.
Что делать с уже уплаченными налогами и взносами
С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.
НДФЛ. Нужно подать уточненные расчеты 6-НДФЛ. В них надо указать верный доход и исчисленный НДФЛ. Если завысили зарплату в предыдущем году, надо дополнительно сдать в налоговую уточненную справку о доходах физлица.
Страховые взносы. Надо скорректировать формы РСВ и 4-ФСС. С 1 января 2023 после объединения ФСС и ПФР РСВ останется, а 4-ФСС станет частью ЕСФ-1. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет работодателя.
Налог на прибыль или налог при УСН. Зарплата и взносы — это расходы бизнеса. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» на эти траты уменьшают налоговую базу. Когда работодатель вернул переплату, надо доплатить налог. В инспекцию нужно будет сдать уточненные декларации по налогу на прибыль.
На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.
Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.
Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.
Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Задайте вопрос про бизнес
Эксперты помогут разобраться в теме. Например, как считать налоги на УСН с 2025 года, отпустить сотрудника в отпуск или выбрать товар для выхода на маркетплейс. Ответим на почту, это бесплатно.
Случалось ли, что ваши сотрудники находили ошибки бухгалтерии в зарплате? Как вы решали вопрос?