Когда компании нужен филиал и как его открыть

У бизнеса есть разные варианты расширения — например, выйти на региональные рынки или продавать товары за пределами страны. Другими словами — компания может открыть филиал. В статье разбираемся, как это сделать: от регистрации до ведения бухучета.

Статья будет полезна компаниям, потому что у ИП не бывает филиалов и обособленных подразделений.

Что такое филиал

Филиал — это часть компании, которая находится в другом регионе или населенном пункте. Структура компании с филиальной сетью напоминает дерево: ветки растут во все стороны, но питаются от общего корня. Другими словами, отдельными юридическими лицами филиалы не становятся.

Завод по производству сувениров «Сударушка» и головной офис продаж работают в Санкт‑Петербурге, в штате 50 сотрудников. Сувениры популярны не только в Петербурге — их заказывают и в другие регионы.

Чтобы зарабатывать больше, но не строить все с нуля, руководство Сударушки открывает филиал в Краснодаре и нанимает 15 сотрудников. Теперь местный завод изготавливает сувениры для Краснодарского края под тем же названием и с такой же структурой управления, а офис отвечает за продажи в этом регионе.

Вот основные черты филиала:

• называется так же, как материнская компания;
• ведет хозяйственную деятельность наравне с материнской компанией;
• взаимодействует с контрагентами напрямую: продает товары, оформляет договоры, создает чеки;
• не регистрируется как отдельное юридическое лицо.

Бизнес обычно регистрирует филиал, когда планирует зарабатывать в другом регионе или населенном пункте, а не просто присутствовать и собирать маркетинговую информацию.

Когда и зачем он нужен

Территориальное расширение и продвижение бизнеса — главные причины открытия филиалов. Так компании находят новых клиентов в других регионах, увеличивают оборот, экономят на складских издержках и больше зарабатывают.

Есть и другие основания для открытия филиала:

• нет компаний, которые могли бы стать дилерами в перспективных регионах;
• недостаточно потенциала местных торговых представителей для покрытия спроса;
• у компании нет складов и офисов в регионах, поэтому заказы от дилеров по важным товарным группам выполняются долго;
• надо адаптировать бизнес под региональные особенности — например, наладить производство готовых традиционных блюд в Башкортостане или пополнить складские запасы утепленных ветровок в Архангельской области.

Когда у компании есть региональные дистрибьюторы, но нет филиалов, она получает ограниченную информацию о предпочтениях покупателей.

Дистрибьюторы ООО «Диванофф» закупают мягкую мебель с центрального склада в Московской области и перепродают другим компаниям. Кресла, пуфы и кровати «путешествуют» из региона в регион, сотрудникам головного офиса Диванофф сложно отследить пути их сбыта. При работе филиалов руководство компании видит предпочтения покупателей на местах. Эти данные помогают ей планировать охват основных рынков.

Перед открытием нужно разобраться, в каких регионах выгодно работать через филиалы, а в каких — через дилеров и дистрибьюторов. Для этого компании исследуют рынки по данным Росстата и другим открытым источникам, определяют уровень операционных рисков.

Чем отличается от представительства и обособленного подразделения

Кроме филиала бизнес может открыть обособленное подразделение или представительство. Разбираемся, чем они отличаются друг от друга.

Московский магазин автозапчастей открыл офис продаж во Владивостоке — это обособленное подразделение.

Чтобы стать филиалом, офису надо не только продавать, но и выполнять остальные функции головного подразделения. Для этого руководство регистрирует филиал в ЕГРЮЛ.

Представительство. Представляет интересы компании в другом регионе или населенном пункте. Это не офис продаж, не производство и не пункт обслуживания клиентов. Представительство помогает компании налаживать связи и продвигать бренд, организует переговоры, собирает маркетинговые данные.

Руководители оренбургского завода по производству керамической плитки решили расширить бизнес. Сначала они открыли представительства в Москве, Санкт‑Петербурге и Новосибирске. Сотрудники представительств отслеживали тренды, составляли маркетинговую стратегию, искали покупателей, участвовали в локальных отраслевых мероприятиях, общались с местными предпринимателями.

Через полгода выяснилось, что спрос на плитку в Санкт‑Петербурге и Новосибирске высокий. Там открыли филиалы компании и запустили заводы по производству керамики. Теперь кафель и керамогранит изготавливают на месте, поэтому товары быстрее приезжают к заказчикам.

У представительства есть свой адрес, сотрудники и руководитель. Его полномочия определяет головное подразделение.

У ИП не бывает филиалов, представительств и обособленных подразделений.

Как открыть и зарегистрировать филиал

Открывать филиал без предварительной подготовки рискованно. Впереди у компании затраты на аренду, выплата зарплат и другие серьезные расходы. Из‑за них не каждый бизнес получается успешно расширить и сразу начать зарабатывать.

Вот как можно подготовиться к открытию филиала, чтобы предотвратить или сократить риски:

1. Автоматизировать бизнес‑процессы: взаимодействие с клиентами — с помощью CRM‑системы, планирование и учет ресурсов — на EPR‑платформе, хранение и обмен электронными документами — в программе для ЭДО.
2. Проверить эффективность работы маркетологов: конверсию, метрики, стратегии продвижения товаров и услуг.
3. Изучить рынок в регионе, где появится филиал: покупательную способность, популярные товары.
4. Выяснить, есть ли на новой территории представители целевой аудитории.
5. Провести конкурентный анализ, чтобы узнать количество конкурентов, их долю на рынке и подход к продвижению товаров.
6. Открыть в перспективном регионе представительство до регистрации филиала, чтобы оценить спрос, отладить стратегию и спланировать расходы на расширение бизнеса.

Если в работе компании найдутся недочеты, их надо исправить до выхода в новые регионы.

Чтобы зарегистрировать филиал, надо пройти несколько шагов.

Шаг 1. Подготовить положение о работе филиала или поменять устав компании. Это отдельный документ, в который надо вписать название, адрес филиала, виды деятельности, права и обязанности руководства.

ИТ‑компанией «Облачные решения» владеют семь человек. В ее уставе сказано, что филиал откроют, если за это проголосуют 90% участников. Для регистрации филиала надо, чтобы решение одобрили все семь участников: 7 × 90% = 6,3. Иначе хватило бы голосов двух третей владельцев — пяти человек: 7 × 2/3 = 4,6.

После проведения собрания впишите результаты голосования в решение об открытии филиала компании. Укажите адрес и сведения о руководителе.

Шаг 3. Выбрать руководителя. Головное подразделение выбирает руководителя филиала, утверждает его функции. Например, наем и увольнение, открытие расчетных счетов, заключение договоров с поставщиками. Руководитель филиала будет работать по доверенности от головного подразделения.

Шаг 4. Обновить информацию в ЕГРЮЛ. Заполните листы «Л» и «П» заявления по форме Р13014. Если заполняете электронную форму, выберите шрифт Courier New размера 18 и набирайте текст заглавными буквами.

В течение семи дней после принятия решения об открытии филиала подайте заполненную форму:

• лично в налоговую, где регистрировали компанию;
• через нотариуса;
• в МФЦ, подпись на заявлении заверяют у нотариуса;
• на сайте службы государственной онлайн‑регистрации бизнеса, если есть усиленная КЭП.

Если добавили сведения о новом филиале в устав, приложите к форме Р13014 его новую редакцию.

Срок регистрации филиала — пять рабочих дней после получения документов.

На электронную почту, которую вы вписали в форму Р13014, налоговая служба отправит лист записи ЕГРЮЛ и новую версию устава.

Шаг 5. Выбрать способ ведения бухгалтерского учета. Филиал может находиться на балансе головного подразделения или иметь выделенный баланс. Отдельный баланс удобен, когда в филиале работает много людей и у него большие обороты. В остальных случаях филиал обычно оставляют на балансе головного подразделения. Отдельные бухгалтерские отчеты для филиала без своего баланса не составляют.

Если у филиала будет свой расчетный счет, надо решить, наделять ли его полномочиями начислять выплаты сотрудникам. Если такие полномочия есть, в течение 30 дней подают в налоговую форму КНД 1112536, а в СФР — заявление из приложения № 1 к Административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 217.

Чтобы не потерять контакт с новыми филиалами после начала работы, подключите CRM‑систему или сервис Т‑API. Он поможет разгрузить сотрудников от рутинных дел. Например, сам подгрузит выписки, баланс счетов, платежные поручения и другие документы в CRM.

Налоги и бухучет филиалов

Большую часть финансовой отчетности о деятельности филиалов подает головное подразделение. Отчетность по филиалам обычно отправляют в электронном виде. Счета‑фактуры выставляют от имени головного подразделения, но вписывают в них КПП филиалов. Сроки подачи отчетов для компании с филиалами такие же, как для компании без филиалов.

НДС. Филиал не юрлицо, поэтому не платит НДС самостоятельно. За него это делает головное подразделение.

Налог на имущество. Его платят по местонахождению недвижимости независимо от того, зарегистрирован там филиал или нет.

НДФЛ с дохода сотрудников филиала платят по его местонахождению. В трудовых договорах должен быть пункт о работе в филиале. Расчет 6‑НДФЛ сдают в налоговую независимо от того, есть ли у филиала полномочия начислять выплаты сотрудникам или нет.

Расчет по страховым взносам сдает головное подразделение. Если у филиала есть свой расчетный счет и полномочия начислять выплаты персоналу, он сам отчитывается в налоговую и в СФР о взносах, начисленных с выплат своим сотрудникам.

Бухгалтерский баланс с показателями деятельности филиала сдает головное подразделение.

Главное

1. Филиал ведет хозяйственную деятельность от имени компании в другом регионе или населенном пункте.
2. Филиалы открывают ради расширения бизнеса и защиты его интересов на местах.
3. Сначала можно открыть представительство в регионе, чтобы исследовать рынок и принимать заказы, а позже зарегистрировать филиал для запуска производства, экономии на логистике и продаж на местах.
4. Чтобы открыть филиал, надо подготовить положение об открытии, провести голосование среди участников, выбрать руководителя, добавить изменения в ЕГРЮЛ, выбрать тип баланса.
5. Большую часть финансовой отчетности по филиалам подает головная компания. Сроки подачи отчетов такие же, как для компаний без филиалов.