Как работает закон Паркинсона в тайм-менеджменте
Если закладывать время на задачи с небольшим запасом, кажется, что это убережет от неожиданностей и поможет выполнить работу точно в срок. Но на самом деле такой подход чаще всего играет против вас и становится причиной низкой продуктивности. Все дело в первом законе Паркинсона.
Выяснили, в чем суть этого закона и как с ним бороться.
Что такое закон Паркинсона и в чем его суть
Закон Паркинсона — правило, которое дословно звучит так: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Проще говоря, сколько времени человек отводит на дело, столько времени им и занимается.
Например, предприниматель выделил себе три часа на презентацию. Даже если он мог бы справиться с ней за два с половиной часа, он все равно будет делать ее три часа.
Суть в том, что человек уже настроился на определенный отрезок времени в запасе. Поэтому он не пытается сделать задачу быстрее.
Еще немного про закон Паркинсона
Британский историк и журналист Сирил Норткот Паркинсон сформулировал первый закон в журнале The Economist. Паркинсон понаблюдал за работой госучреждений и сделал вывод, что именно первый закон приводит к разрастанию бюрократии в бизнесе.
Историк вывел еще два закона, которые можно применить к работе бизнеса:
- Расходы растут с доходами. Применимо к бизнесу это можно выразить так: «Чем больше обороты, тем выше затраты».
- Рост приводит к усложнению, а усложнение — конец пути. Проще говоря, когда человек дошел до пика в чем-либо, дальше его ждет упадок. В бизнесе это может быть предел роста, после которого дальнейшее движение вверх принесет больше проблем, чем выгод.
Как закон работает в тайм-менеджменте
Первый закон Паркинсона тесно связан с прокрастинацией. Работа занимает все отведенное на нее время, потому что человек откладывает на потом, действует в неспешном темпе, может много отвлекаться.
Есть две ситуации, в которых можно столкнуться с первым законом Паркинсона: планирование отдельных задач и планирование рабочего дня.
Планирование отдельных задач. Сколько времени человек выделил на конкретную задачу, столько над ней и поработает. Предположим, предприниматель для себя решил, что у него есть час на отчет, — значит, он будет делать его час. Решил, что на отбор поставщиков для нового товара выделит весь день — будет делать задачу весь день.
Когда человек понимает, что у него есть простор для маневра, он начинает расслабляться, чаще отвлекаться, медленнее работать или вообще впадать в перфекционизм. Возникают мысли вроде «Пойду кофе попью, отчет не убежит», «Пойду соцсети полистаю, до вечера и дедлайна еще далеко».
Так происходит потому, что многим людям свойственно выполнять задачи в последний момент, когда дедлайн активно приближается. Если время есть, можно не напрягаться. Особенно если от раннего завершения задачи человек не видит выгоды.
Закон Паркинсона работает, когда человек выделяет время на задачу с запасом. Если на задачу, которой нужен час, выделить 30 минут, закон не работает.
Планирование рабочего дня. Какую бы длительность ни установил для него человек, день полностью будет загружен делами. Решил, что работает с 9:00 до 20:00 — будет все это время разбираться с задачами, даже если на самом деле мог освободиться в 17:00. Принцип тот же самый, что с одиночным делом: есть пространство для маневра — есть возможность расслабиться.
Может показаться, что люди умышленно соблюдают закон Паркинсона. На самом деле они попадают в когнитивные ловушки:
- Ловушка № 1. Временна́я. В нее попадает тот, для кого актуальна установка «Много работать — хорошо, а мало — плохо». Если поработали полдня, это несерьезно, «халтура». Но продуктивность измеряется не в часах, а в количестве выполненных задач.
- Ловушка № 2. Наказание работой. Человек боится, что когда он закончит задачу, на него свалится вторая, потом третья — и так до бесконечности. Поэтому он растягивает работу над текущей задачей настолько, насколько может.
В итоге все приводит к тому, что человек делает работу долго и не получает результатов. Работа разрастается и занимает время, которое можно было бы потратить на отдых.
Как противостоять первому закону Паркинсона
Чтобы закон Паркинсона не подавлял продуктивность, нужно изменить подход к тайм-менеджменту, научиться планировать день и задачи по-новому.
«Чтобы побороть закон Паркинсона, нужно учиться управлять временем и ресурсами, а не становиться их заложником. С учетом моего опыта в математике и ИТ я вывел универсальную формулу, которая помогает эффективно противостоять этому закону: эффективность = ограничения + приоритеты + декомпозиция + контроль.
Ограничения задают четкие рамки и не допускают растягивания задач. Приоритеты помогают сосредоточиться на самом важном. Декомпозиция разбивает сложные задачи на понятные этапы, поэтому их проще выполнить. Контроль помогает системно подходить к задаче и избегать хаоса.
Формула позволяет делать больше за меньшее время и не терять фокус в потоке задач».
Павел Забара
CEO диджитал-агентства Stik
Ориентироваться не на время, а на результат. Этот метод в первую очередь актуален для планирования рабочего дня. Откажитесь от идеи «Работаю завтра с 9:00 до 21:00». Эффективнее формировать день по принципу «Завтра делаю это, это и это». Если есть ориентир на результат, проще сфокусироваться и выполнить задачу.
Когда задачи закончатся, можно отдыхать, заниматься личными делами, переключаться на менее важные задачи. При таком подходе появляется мотивация работать более продуктивно, чтобы не отъедать у себя свободное время.
Разбивать рабочий день перерывами. Например, работаете с 9:00 до 11:00, потом с 12:00 до 15:00 и с 16:00 до 18:00. Эти перерывы будут выполнять роль дедлайнов, которые стимулируют сделать две задачи до 11:00, чтобы потом заняться своими делами, еще одну крупную задачу уложить в три часа и выйти погулять на полчаса, а затем сделать еще что-то и в 18:00 освободиться.
Рабочий день не растягивается в бесконечность, меньше соблазна размазывать по нему основные задачи.
Отключать внутреннего перфекциониста. Иногда человек растягивает задачи во времени не только из-за прокрастинации, но и потому что постоянно пытается что-то доделать. Например, собрал хорошую презентацию продукта, но через час решил, что нужно поменять первый слайд. Еще через полчаса картинки кажутся неподходящими, потом и текст уже не такой, надо редактировать. И так до тех пор, пока не наступит дедлайн. В бесконечном стремлении сделать идеально теряется много времени.
«Чтобы перестать растягивать задачи, нужно обойти психологические ловушки и использовать логические стратегии оптимизации времени, такие как метод Парето — 80/20. Фокусируйтесь на главном, а не занимайтесь бесконечным улучшением. Идеальный баланс — это не между „сделать абы как“ и „полировать вечно“. Это умение находить момент, когда работа уже достаточно хороша, а время потрачено разумно».
Павел Забара
CEO диджитал-агентства Stik
Ставить промежуточные дедлайны. Если есть большая задача, которая потенциально может занять несколько часов или дней, это дает большое пространство для маневра и вызывает желание оттянуть работу. Разбивайте ее на более мелкие задачи и ставьте для каждой промежуточный дедлайн. Это поможет распределить время более грамотно, не прокрастинировать и упростить выполнение задачи.
«В нашей практике был кейс, когда клиент попросил лендинг. Дедлайн — месяц. В первую неделю команда „мозговала“ задачу. Дизайнер рисует семь макетов. Копирайтер спорит, что лучше — „Оформить“ или „Заказать“. Маркетологи предлагают квизы, геймификацию и чат-бота. Итог: обсуждений море, лендинга ноль.
На третью неделю клиент попросил черновик. В ответ — 56 страниц переписки. Мы поняли, что времени почти нет, и за семь дней до дедлайна включили четыре принципа борьбы с законом Паркинсона. Поставили себе жесткий дедлайн до пятницы, выставили приоритет: контент + CTA, все остальное — потом. Разбили работу на пять дней: каркас, текст, дизайн, тест, запуск. Процесс отслеживали по ежедневным контрольным точкам.
В итоге лендинг запустили вовремя. Клиент доволен, продажи идут. Доработки? Только после запуска, а не вместо него. Закон Паркинсона можно победить, если управлять временем, а не плыть по течению».
Павел Забара
CEO диджитал-агентства Stik
Награждать себя за продуктивность. Этот метод можно соединить с предыдущим или использовать отдельно. Идея в том, чтобы получать вознаграждение, если закрыли задачи быстрее. Не просидели над презентацией или новой рекламной кампанией весь день, а разобрались с ней к 16:00 и освободились. Или разобрали отчеты за час, а не растягивали на три часа. Награда дает дополнительный стимул работать над задачей быстрее — более приятный, чем дедлайн.
Вознаграждение может быть любым: полезным — вроде похода в зал посреди рабочего дня или приятным — сходить в любимую кофейню, купить билет на концерт.
Использовать таймер в работе. Это нужно, чтобы научиться понимать необходимое на задачу время и укладываться в него.
Для борьбы с законом Паркинсона важно ставить таймер на меньший промежуток времени, чем вы примерно планируете потратить на задачу — иначе смысла в нем не будет. Если вы решили, что на отчет нужен час, ставьте таймер на 45 минут. Ограничение по времени будет подгонять и не даст расслабиться.
Узнать больше о тайм-менеджменте
Собрали подборку статей, которые помогут лучше управлять своим временем и повышать продуктивность:
Распорядок дня: как предпринимателю организовать свое время — рассказываем об ошибках в планировании дня и делимся методиками и инструментами, которые помогут их исправить.
Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда — чем полезен метод планирования по матрице для предпринимателя, как расставить дела по приоритету и сократить списки задач.
Методика «1—3—5»: как планировать дела на день, чтобы оставаться продуктивным — разбираемся, как с помощью техники распределять задачи по важности, не переусердствовать с планом на день и вовремя выполнять первостепенные дела.
Как управлять временем: техники тайм-менеджмента — как внедрить в работу и жизнь тайм-менеджмент, чтобы регулярно успевать важное и при этом не чувствовать себя уставшим или неэффективным.
Как вы боретесь с влиянием закона Паркинсона? Поделитесь опытом в комментариях.