Распорядок дня: как предпринимателю организовать свое время

«Для приоритизации своих задач я использую два фильтра: „критически важно сделать“ и „не забыть сделать“.

Для первого определяю критерии важности — у меня это все, что связано с деньгами, например оплата счетов, и обязательства перед клиентами: если обещал, то нужно сделать. Задачи из первого фильтра делаю в первую очередь.

Для второго фильтра, „не забыть сделать“, применяю методологию занесения всех задач в список и ревизии. Когда приходит задача, я записываю ее в список, а когда основные задачи сделаны, возвращаюсь к списку и начиная с конца расставляю приоритет важности задачам — на каждую трачу не более двух минут. Далее переношу задачи в список основных».

«В русской культуре есть восприятие срочной задачи как внезапной, безотлагательной, критически важной. На самом деле срочная — это задача „к сроку“. Например, когда клиент говорит „у меня срочная задача“, семантически ему можно ответить: „Здорово, сделаю через год, потому что я назначил такой срок“.

Важно понимать, какие обстоятельства заставляют клиента называть задачу срочной: внешние обязательства, которые перенести нельзя, или что-то другое. К внешним обязательствам относятся ситуации вроде отправления поезда — если не прийти на вокзал вовремя, поезд уедет без вас. Все остальное переносить по срокам можно. Даже уплату налогов: у государства есть платная услуга переноса уплаты налогов, только она почему-то называется „штраф“. Вопрос восприятия».

«У нас в агентстве стояли тайм-трекеры — мы с помощью программы отслеживали, что сотрудники работают над конкретной задачей, и руководитель пытался нормировать людей, за сколько времени они должны эти задачи сделать.

Сначала мы ставили исполнителям жесткие дедлайны. При расчете времени ориентировались на себя: если я, опытный специалист, делаю такое задание за 5 минут, то новичок сделает за 10 — мы закладывали в два раза превышение по времени. Это не сработало, сотрудники продолжали срывать сроки.

Тогда мы решили пойти другим путем и понаблюдать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение одинаковых задач. Результаты оказались поразительными: разница между самым быстрым и самым медленным была в 10 раз. Если бы я ориентировался на производительность самого быстрого сотрудника, поручая задачу самому медленному, ничего, кроме стресса, я бы взамен не получил. Теперь при распределении задач и планировании времени мы ориентируемся на индивидуальные особенности наших исполнителей».

«Часто при планировании времени люди игнорируют этапы размышлений о задаче и усвоения информации и считают только часы, в которые они что-то „делают“ — пишут код, текст, ведут переговоры и так далее. При планировании нужно закладывать время на отвлечения — так получится планировать точнее и не психовать, если задачи не делаются в срок».

«Таймер — важнейший инструмент, который помогает мне планировать время и контролировать, сколько минут я трачу на задачу.

Например, я решил оптимизировать время на бритье — для этого заменил обычную бритву триммером и поставил таймер на две минуты. Процесс бритья в них укладывался, но я не учел дополнительных действий — пришлось потратить 30 секунд на то, чтобы умыть лицо и протереть его полотенцем. Погрешность планирования — 25%.

В жизни мы постоянно ошибаемся из-за таких вещей. Если запланировать 16 получасовых дел на восьмичасовой рабочий день, их точно не получится сделать — так как не учтены отвлекающие факторы. Всегда нужно закладывать время с запасом — минимум половина минут от номинала».

«Я руководствуюсь принципом „вас невозможно отвлечь, если вас невозможно найти“. Считаю, что большая часть общения в мессенджерах бесполезна, и не хочу тратить на нее много времени. Периодически блокирую Телеграм, чтобы он не обновлялся: включаю неработающий прокси — и сообщения не приходят.

Еще один инструмент — группировка. Например, добавить все контакты и чаты по работе в одну группу „Работа“ — так получится заметить важное и проигнорировать лишнее».

«Главное в организации дня — не забывать про стратегические цели. Среди моих есть несколько важных: например, наследие, передача опыта другим людям — поэтому я и готов быть экспертом для статей.

Вторая цель — научиться зарабатывать деньги не перерабатывая. У меня проблемы с перфекционизмом, я постоянно из-за этого страдаю. Преодолеть эту проблему помогает автоматизация, упрощения.

Третья цель — выстроить бизнес так, чтобы он приносил прибыль и не развалился, если я выйду из операционки.

Для меня это три главные цели в жизни, я опираюсь на них, когда определяю важность задачи и планирую дела. Если я смогу их выполнить, буду красавчиком».