Методика «1—3—5»: как планировать дела на день, чтобы оставаться продуктивным
Если человек ведет обычный список дел, он рискует внести в план на день слишком много больших задач. Часто это приводит к прокрастинации: все кажется сложным, непонятно, к какому делу подступиться в первую очередь, хочется саботировать работу и пить утренний кофе два часа.
А из‑за неадекватной нагрузки рабочий день тянется до ночи либо не получается успеть все задуманное, и человек злится на себя. Приходится переносить сегодняшние задачи на завтра, а там уже занято: нужно либо утрамбовывать день работой, либо менять планы на всю неделю из‑за одного провала. Планировать долгосрочно не получается.
Чтобы делать нагрузку комфортной и спокойно планировать дела на несколько дней вперед, можно внедрить технику планирования «1—3—5». Она позволяет распределять задачи по важности, не переусердствовать с планом на день и вовремя выполнять ответственные дела.
В статье расскажем, в чем идея методики и как применять ее в жизни. Личным опытом для этого материала поделилась предпринимательница и коуч Марго Тихонова, она уже четыре года пользуется этой техникой и советует ее своим клиентам.
Что такое методика «1—3—5» и как она работает
«1—3—5» — это одна из техник планирования, которая позволяет контролировать свою нагрузку и не вести список из бесконечных дел. Идея такая: нужно выбирать только девять дел на день, которые подходят по важности и сложности.
План составляется по такому алгоритму:
По задумке день нужно начинать с важной сложной задачи и постепенно переходить к более простым делам. На деле план можно адаптировать под себя. Например, кому‑то комфортно стартовать с простых задач и постепенно усложнять работу.
Планировать по этой методике можно и рабочие задачи, и личные. К примеру, если часто работаете без перерывов и ваша цель — научиться балансу жизни и работы, вписывайте обеденную прогулку как отдельную задачу.
«Я не вписываю в планер дела, которые и так сделаю по привычке, например загрузить стиралку или погулять с собакой. Если добавлять рутинные бытовые дела, они займут большую часть списка и не оставят места для работы.
При этом я советую людям, которые хотят сместить фокус с работы на жизнь, планировать в списке не только рабочие задания. Например, можно добавлять тренировки, чтение книг, массаж. Это позволит держать внимание на этих задачах и не забывать выполнять их в течение дня».
Марго Тихонова
Основательница диджитал‑бюро «Контора», коуч ICFДальше покажем, как использовать метод, по шагам.
Как внедрить методику «1—3—5»
Чтобы научиться ранжировать дела по важности, начните с простого списка дел. Выпишите все задачи, которые планируете выполнить за день, а после — распределите их по сложности и приоритету. Если в списке получилось больше девяти дел, перенесите на завтра задачи, у которых не горят сроки.
Нет четких критериев, как определить сложность и приоритетность задачи, тут все индивидуально. Например, для кого‑то сложной и приоритетной может быть срочная задача, на которую нужно потратить больше всего времени, или неприятное дело, которое хочется отложить на потом.
«Я практикую такой подход, когда распределяю дела на день: в качестве самой сложной выбираю задачу, которая принесет больше всего удовольствия, если я ее сделаю. Например, завтра я выступаю с лекцией и мне нужно подготовить презентацию. Эта задача — самая важная и сложная для меня за день: придется потратить время, чтобы придумать структуру выступления, собрать материал и оформить презентацию. Когда я сделаю это дело, я буду довольна, что закончила именно эту задачу.
Еще можно попробовать опираться на внутренние ощущения. Как правило, самая крупная и важная задача — та, о которой вы думаете больше всего. Например, вы просыпаетесь с утра, чистите зубы, а у вас уже в голове мысли вроде „Надо подготовить презентацию“».
Марго Тихонова
Основательница диджитал‑бюро «Контора», коуч ICFВыпишите список дел, которые нужно сделать за день, и подумайте, сколько усилий потребуется для каждого.
Выберите наиболее приоритетное дело на сегодня. Им может быть важная задача с горящим дедлайном, например сдать работу заказчику. Еще можно присмотреться к делу, которое по ощущениям потребует больше всего времени и сил. К примеру, вы давно откладываете написание отчета, потому что на него уйдет полдня.
Затем придумайте три средних и пять простых задач.
Плюсы и минусы метода
У этой методики планирования есть преимущества и недостатки.
➕ Помогает меньше прокрастинировать. Когда мы делаем длинные списки, у нас появляется много выбора, а это часто приводит к прокрастинации: дел так много, что браться ни за одно не хочется.
Исследователи из университета Колумбии и Стэнфорда провели эксперимент, где выяснили, что люди чаще отказываются принимать решения, когда выбор большой. И наоборот — когда выбор ограничен, решаться проще.
Эксперимент проводили на фруктовых джемах. Для этого в магазине в разные недели сравнили продажи джемов, которые стояли на дегустационном стенде. В первую неделю на стенде были представлены 24 банки разных марок, а во вторую исследователи ограничились шестью брендами.
В результате эксперимента выяснилось: покупатели редко брали товар со стенда, где было больше джемов — люди часто и надолго останавливались у полок, но выбрать лакомство смогли только 3% подошедших. Стенд с ограниченным набором оказался понятнее: 35% посетителей ушли с баночкой варенья.
➕ Можно получить больше удовлетворения. Бывает, люди выписывают на день нереалистичное количество задач. Например, в списке 20 дел, а выполнить получилось только 12: на остальные не хватило времени и желания. Когда человек видит, что не все задачи закрыты, может расстроиться и даже испытать чувство вины — мол, плохо постарался. Хотя 12 — много и ему уже есть чем гордиться.
Работа с фиксированным списком позволяет чувствовать себя молодцом, даже если сделал меньше.
«Девять дел — адекватное количество, которое, как правило, удается выполнить. Когда за день закрываешь все задачи и ставишь галочки напротив, это приносит удовольствие.
Бывает, не успеваешь сделать все, но обычно это какие‑то мелкие задачи, поэтому выполнение даже одного крупного дела помогает получить порцию дофамина».
Марго Тихонова
Основательница диджитал‑бюро «Контора», коуч ICF➖ Иногда все девять задач сделать невозможно. Метод не предусматривает, что не всегда есть ресурсы сделать девять дел за день. Например, предприниматель проводит инвентаризацию в магазине, это важная задача, которая может занять весь день. Когда он закончит, скорее всего, сил на восемь задач попроще не останется.
Чтобы такого не случалось, адаптируйте метод под себя. К примеру, в один день стройте планы по принципу «1—3—5», а в другой — «1—2—3»: как позволит сложность работы.
Расскажите, какие методы планирования вам не подошли. Как думаете, почему?
Классынй метод. Для себя понял, что хорошо сделаю только три задачи. Ясно вижу и нетеряется фокус. Записывать не нужно! Энергия сконцентрирована и я даю результат. В чем вижу проблему методов планирования?: сложно им следовать системно, если ты эмоциональный человек. Нужен настрой, а у меня он не всегда есть. Поэтому для таких как я, сперва нужно сформировать привычку в целом к планированию, и помочь чтобы она прижилась.
Мне кажется проблема всех методов планирования у наемных работников в том, что не учитывается то, что над тобой кто-то стоит.
У меня в CRM системе постоянно появляются новые задачи. Их много, сроки короткие, со мной не согласовываются. Поэтому все время я жонглирую огромным количеством задач, которые нужно успеть в сроки.
И это не считая того, что тебе в любой момент может что-то прилететь новое.