Как развивать проактивность в команде
Для бизнеса наиболее ценны сотрудники, которые предлагают новые идеи, самостоятельно решают сложные задачи, берут на себя ответственность за принятые решения. Все это называется проактивностью.
Разобрались, что это за суперспособность и как развивать ее у сотрудников.
Что такое проактивность и чем она отличается от реактивности
Проактивность — способность самостоятельно принимать решения в сложных ситуациях, искать возможности изменить их к лучшему, создавать свои варианты или сценарии развития. Проактивный человек принимает на себя ответственность за свою жизнь, карьеру, результаты работы, всегда смотрит в будущее, строит прогнозы. Самыми близкими к проактивности понятиями будут «инициативность» или «предприимчивость».
Человек с проактивным мышлением:
- хочет и может видеть перспективу;
- стремится к изменениям;
- настойчив в достижении результатов.
Противоположное к проактивности состояние — реактивность, это пассивное поведение. Реактивный человек принимает тот вариант, который ему предложили, и перекладывает ответственность на других.
Зачем развивать проактивность
Есть как минимум восемь причин, почему предпринимателю стоит развивать проактивность в себе и сотрудниках. Проактивность помогает:
- достигать целей;
- справляться со стрессовыми ситуациями;
- управлять карьерой и компетенциями;
- отстаивать свое мнение;
- понимать свои возможности;
- быстрее адаптироваться на рабочем месте;
- развивать инновации;
- не бояться запрашивать обратную связь для собственного роста.
Достигать целей. Проактивный человек прикладывает усилия, чтобы двигаться вперед, как бы ни выглядела ситуация, — он не ждет, что вокруг все сложится лучшим образом, а действует. Это помогает ему быстрее добиваться результатов.
Справляться со стрессовыми ситуациями. Проактивный человек в сложной ситуации быстрее придумает, как поступить. Если случилась неудача, он не будет поддаваться панике, а обратит внимание на свое внутреннее состояние и будет действовать рационально.
Управлять карьерой и компетенциями. Человек с проактивным мышлением умеет ставить амбициозные цели, выбирать более сложную задачу, чтобы вырасти профессионально. Он готов найти более эффективный способ достичь результата, старается постоянно выполнять задачи лучше и качественнее.
Отстаивать свое мнение. Такие качества как инициативность и целеустремленность помогают проактивному человеку не сдаваться перед возражениями собеседника — например, бизнес-партнера в переговорах. Предприниматель с проактивным мышлением будет искать способы отстоять свою позицию, доказать ее, развернуть шире, найти аргументы для собеседника.
Понимать свои возможности. Проактивный человек не боится пробовать новое — так он лучше осознает, на что способен, находит зоны роста, понимает, какие навыки стоит прокачать, каких знаний не хватает для достижения результата. Все это помогает быстрее развиваться.
Быстрее адаптироваться на рабочем месте. Сотрудник с проактивным мышлением активно ищет информацию на новом месте работы, запрашивает советы и помощь, выстраивает взаимосвязи. Это упрощает для него адаптацию, он быстрее втягивается в новые процессы и коммуникации с коллегами и руководителями.
Развивать инновации. Проактивный человек прокачивает креативное мышление, готовность и желание искать новые подходы к привычным задачам, учится смотреть на вещи под разными углами. Такие умения помогают придумывать инновационные продукты. Это может быть полезно как в обычной жизни, так и в работе или бизнесе.
Не бояться запрашивать обратную связь для собственного роста. Человек с проактивным мышлением не ждет ежегодной оценки или плановой встречи с менеджером. Он стремится постоянно получать обратную связь от клиентов или коллег, чтобы понимать, как ему действовать эффективнее. Если это предприниматель, он может запрашивать мнение у бизнес-партнеров, инвесторов, клиентов.
Как выглядит проактивное поведение: примеры в работе, бизнесе и жизни
Проактивность может проявляться по-разному в зависимости от ситуации.
В работе. Проактивный человек берет ответственность за свое профессиональное развитие, карьерный рост, успехи или провалы на работе. Он не винит условного коллегу или руководителя за то, что годами сидит на месте без повышения.
Как проактивность может проявляться в разных рабочих аспектах:
- в командной работе. Она не всегда бывает эффективной, и часто члены команды мирятся с текущей ситуацией. Проактивный человек берет на себя ответственность и стремится сделать это сотрудничество более продуктивным и качественным;
- в работе над продуктом. Проактивный сотрудник берет на себя прямую ответственность за превращение идеи в прибыльный готовый продукт через готовность рискнуть;
- в развитии компетенций. Проактивный сотрудник анализирует сильные и слабые стороны и сам находит для себя подходящие варианты обучения. Он хочет освоить новые навыки, чтобы справиться с будущими требованиями.
Это малая часть рабочих областей, где можно увидеть примеры проактивного поведения. Оно проявляется также в общении с коллегами и руководителями, в обсуждениях на планерках.
«Большую часть бизнеса нашей компании занимали увлекательные яркие бизнес-игры, которые всегда проводились в офлайне. После начала пандемии мы лишились этой возможности. Мои тренеры вышли с инициативой перевести часть игр в онлайн. Я была против, потому что не верила в эффективность именно наших игр в таком формате. Несмотря на мое сопротивление, они смогли меня убедить и получить разрешение, сами все перевели в формат онлайн и вполне успешно проводили игры в течение периода пандемии.
Это пример проактивности: сотрудники смогли найти правильные слова и подход и убедить».
Елена Павличенко
CEO Advance Group, мастер-тренер
В бизнесе. Предприниматель с проактивным мышлением — человек, который находит и создает инновационные возможности, запускает новые процессы и структуры, готов экспериментировать с продуктами и услугами ради лучшего результата. Он не рискует ради риска, а постоянно ищет новые возможности — особенно если старые схемы плохо работают.
Предприниматель видит спад продаж из-за кризиса. Раньше ему удавалось стимулировать продажи через маркетинговые активности — он идет проверенным путем, но это дает мало результата. Реактивный человек расстраивается и мирится с ситуацией. А проактивный начнет искать альтернативные пути: глубже изучать изменения настроений потребителя, менять продукт, пробовать дотянуться до другой ЦА.
В повседневной жизни. Человек решает, что он хочет подтянуть иностранный язык — это поможет ему в работе или в личном развитии. Его мотивация на пике, поэтому он записывается на онлайн-курс. Но когда начинает заниматься, понимает, что курс не дает ему нужной информации или объема знаний. Возможно, преподаватель не подошел или курс дает очень общую картину.
Реактивный человек закончит курс, но переложит ответственность за результаты неудачного обучения на других: преподаватель плохо объясняет, задания слишком сложные или, наоборот, слишком простые, в материалах недостаточно углубления в определенные темы.
Проактивный человек начнет искать способы получить то, чего ему недостает. Например, попробует пообщаться с преподавателем один на один, запросит дополнительные материалы или просто сменит курс или преподавателя.
Как оценить проактивность сотрудников
Проанализировать уровень проактивности каждого члена команды можно разными способами.
Готовые тесты или опросники. Они оценивают потенциал сотрудника, выводят его общий балл проактивности, показывают, из каких аспектов он складывается, что мешает человеку проявлять эту компетенцию на высоком уровне.
Примеры бесплатных тестов:
- Proactive Coping Inventory, PCI, от E. Greenglass, R. Schwarzer. На его основе появился русскоязычный опросник «Проактивный копинг». Тест помогает оценить, как человек справляется с проблемами, как приступает к действиям и относится к советам окружающих. Нужно решить, какие утверждения верны для конкретного человека, а какие — нет.
- Тест Холмса и Раге — шкала социальной реадаптации. Жизненные события, особенно негативные, сильно влияют на работу и продуктивность. С помощью теста можно определить уровень стресса. Для этого в опроснике нужно отметить события, которые происходили с человеком, например развод, смена места работы, личные достижения. За каждое событие начисляется определенное количество баллов. Чем их больше, тем выше уровень стресса и тем выше риск развития психосоматических заболеваний.
Можно использовать такие тесты раз в полгода или год, чтобы отслеживать ситуацию в команде.
«Тесты всегда относительны, особенно вербальные. Они служат в большей степени ориентиром, а не оценкой. Лучше всего комбинировать их с наблюдением и интервью».
Елена Павличенко
CEO Advance Group, мастер-тренер
Анализ деятельности сотрудника. Этот вариант сложнее, потому что требует времени и сил того, кто будет проводить анализ. Нужно оценить, как сотрудник выполняет задачи: насколько он инициативен, как использует возможности, принимает решения.
Попробуйте проанализировать работу сотрудника по следующим критериям:
- Принимает ли сотрудник самостоятельные решения или всегда полагается на мнение руководителя/коллеги? Спрашивает инструкции, как выполнять задачу, или предлагает свои варианты?
- Как сотрудник реагирует на нестандартные ситуации: ищет выход или впадает в отчаяние?
- Как сотрудник решает задачу: действует по отработанному алгоритму или ищет новые решения? Берет на себя ответственность за действия или максимально уклоняется от нее?
- Если сотрудник допустил ошибку или не справился с задачей, как он действует? Ищет оправдания или возможности? Ищет виноватых или фокусируется на том, как исправить ситуацию?
- Когда сотрудник сталкивается со сложной задачей, он убеждает руководителя, что задача невыполнима, или обсуждает варианты действий?
Даже у самого проактивного сотрудника могут случаться ситуации, когда он становится пассивным. Для более объективной картины оценивайте его в течение длительного времени, а не в моменте.
Интервью. Важно анализировать не только то, что говорит человек, но и то, как он это делает, какие фразы использует. Психика и лингвистика неразрывно связаны, поэтому позиция человека проявляется в его речи.
Проактивный человек в своих фразах показывает готовность делать, пробовать и продвигать свои мысли. Реактивный — чаще выражает отказы, сомнения и желание переложить ответственность на другого.
«„Реактивные фразы“ может в определенных ситуациях сказать и проактивный человек — нужно принимать во внимание контекст. Важно то, как часто человек говорит эти фразы».
Елена Павличенко
CEO Advance Group, мастер-тренер
Как развивать проактивность в команде: 7 эффективных техник
Научить проактивности сотрудников невозможно — это менталитет, особенность мышления, а не навык. Но предприниматель может создать в своей компании культуру, которая будет помогать развивать проактивность.
Доверять сотрудникам. Люди не смогут проявлять себя, озвучивать идеи и предложения, если руководитель не дает такой возможности — давит авторитетом и применяет тактику «делай что говорю». Поэтому важно создать атмосферу доверия, давать сотрудникам варианты выбора действий для решения задачи, выхода из ситуации, позволять пробовать нестандартные подходы — если нет критичных рисков. Например, из-за провала идеи сотрудника не пострадает репутация компании.
«Руководители должны предоставить определенную автономию и побуждать сотрудников предлагать собственные решения. Как минимум должна быть возможность обсудить варианты выполнения при изменении ситуации; создавать условия, в которых сотрудники смогут в определенных границах принимать решения — в зависимости от контекста и их компетенций».
Елена Павличенко
CEO Advance Group, мастер-тренер
Подавать пример сотрудникам. То, как действует и принимает решения руководитель, тоже влияет на работу команды. Он сам должен подавать пример проактивности: чаще выходить за рамки шаблонного мышления, снимать ограничения с себя и команды, постоянно пересматривать набор стратегических подходов и адаптировать его по необходимости — чтобы не отставать от изменений во внешней среде.
«Полезно практиковать взгляд на бизнес-задачи по принципу 360 градусов. То есть нужно вовлекать в решение задач смежные отделы. Проводите постоянный обзор того, что происходит в других областях, на других рынках — так вы будете находить вдохновляющие идеи».
Елена Павличенко
CEO Advance Group, мастер-тренер
Самому предпринимателю и его команде стоит взять за правило принцип постоянной работы над усовершенствованием процессов и результатов. Всегда при анализе проделанной работы и при оценке будущих задач нужно задавать себе вопросы: «Как это можно сделать лучше или по-другому?», «Как мне выйти за рамки привычного?», «Как решить эту задачу быстрее, экономнее, качественнее?»
Поддерживать инициативы сотрудников. Если сотрудник предложил идею и ее приняли, важно не оставлять его с этим один на один. Дальше менеджеры оказывают поддержку советами, ресурсами и действиями, проявляют терпимость к риску, ошибкам и неудачам.
Выстроить структуры и процессы. Чтобы развивать инициативность сотрудников и их самостоятельность, нужно давать им более сложные проекты, создавать вызовы. Можно и нужно делегировать задачи на тот уровень, на котором у сотрудников есть экспертное знание или навык.
Выстроить открытую коммуникацию. Нужно позволить сотрудникам свободно обмениваться идеями, обратной связью и совместными обсуждениями. Сделать так, чтобы сотрудник мог обратиться к своему руководителю с предложением и получить обратную связь: так он поймет, что его инициативы действительно ценят.
Организовать обучение и развитие. Чтобы сотрудники могли проявлять инициативу, предлагать идеи, отклоняться от стандартного курса и схем, у них должен быть определенный багаж знаний и опыта. Сформировать его помогут тренинги, бизнес-игры и другие форматы корпоративного обучения.
Мотивировать и награждать. Это могут быть материальные и нематериальные стимулы — скажем, публичная похвала от руководителя, небольшой денежный бонус, «льгота» в рамках корпоративных правил.
Условно, сотрудник решил предложенную задачу креативным способом, а не общепринятым. Получилось хорошо, принесло положительные результаты бизнесу. Руководитель в качестве вознаграждения позволяет ему в любой день на неделе раньше закончить работу, получить дополнительные часы отдыха.
Как вы развиваете проактивное мышление в своей команде? Поделитесь опытом в комментариях.