Как правильно составить ведомость
Ведомость используют, чтобы контролировать бизнес‑процессы и отчитываться перед налоговой. Обычно ее составляют в виде списка, где указывают денежные суммы.
На основании ведомостей выплачивают зарплаты, выдают ценности, отправляют оборудование на ремонт, отслеживают финансовое состояние бизнеса.
Виды и содержание ведомостей
Есть ведомости для учета внутри организации — их компании разрабатывают и утверждают самостоятельно. Например, в небольших строительных компаниях составляют ведомости приема работ, техники безопасности.
Есть ведомости для бухгалтерского учета. Это в основном первичные документы — о деловых или финансовых транзакциях. Они необходимы для подтверждения расходов и отчета перед налоговой.
Вот несколько видов ведомостей для бухгалтерского учета, которые применяют чаще всего.
Ведомость выдачи зарплаты. Есть три основные формы ведомостей для выдачи зарплаты и авансов.
- Платежная ведомость по форме Т‑53. Ее оформляют для выдачи зарплаты наличными через кассу. Она содержит только суммы к выдаче по каждому работнику.
- Расчетная ведомость по форме Т‑51. Ее составляют, когда зарплату сотрудникам начисляют на банковские карты. Расчетная ведомость содержит информацию по расчетам зарплаты. Например, размер оклада, сколько отработано дней, брал ли сотрудник отпуск, и если да, то указывается сумма отпускных.
- Расчетно‑платежная ведомость по форме Т‑49. Она объединяет информацию из двух ведомостей — расчетной и платежной. Ее применяют, когда нужно выплатить зарплату наличными из кассы. В ведомость включают информацию о сотрудниках, их табельные номера, оклад и должность, количество отработанных дней, сумму начислений и удержаний. Еще обязательно пишут общий размер выплат и указывают сроки.
Эти документы можно разрабатывать и утверждать самостоятельно, но нужно учитывать требования закона. На практике компании чаще используют формы документов, которые разработал Росстат.
Документ оформляют, когда нужно выдать зарплату наличными через кассу. Образец платежной ведомости подписывают руководитель бизнеса, старший бухгалтер и сотрудник, который выдал деньги — например кассир.
В расчетной ведомости по заработной плате указываются, размер оклада, премии, сколько отработано дней, сумма отпускных.
Расчетно‑платежная ведомость по начислению заработной платы нужна, чтобы отразить начисление и выплату зарплаты наличными из кассы. В ведомости указывают информацию о сотрудниках: табельные номера, оклад и должность, количество отработанных дней, сумму начислений и удержаний. Еще обязательно пишут общий размер выплат и указывают сроки.
Оборотно‑сальдовая ведомость. В документ записывают всю информацию по движению денег, например расчеты с контрагентами, выдачу зарплаты, выплаты по кредитам. С помощью оборотной ведомости бухгалтер может посмотреть остатки и оборот по счетам за определенный период.
По данным оборотно‑сальдовой ведомости составляется бухгалтерский баланс.
Бухгалтеры редко ведут такие ведомости вручную: формуляр заполняется автоматически в учетных системах и программах.
Оборотно‑сальдовую ведомость, или ОСВ, компании заполняют перед сведением баланса. Она нужна, чтобы собрать информацию по счетам: остатки и обороты по ним за конкретный период — месяц, квартал или год.
Баланс обязаны раз в год сдавать в налоговую все компании. Малые предприятия могут сдать бухгалтерский баланс по упрощенной форме.
Дефектная ведомость. Ремонт помещений и оборудования компании тоже требует документального оформления, поэтому составляют дефектную ведомость. В ней указывают объект, перечень дефектов, список работ, сроки устранения и по необходимости — материалы. На основании дефектной ведомости составляют ремонтные сметы.
Единой формы ведомости нет, но при ее составлении руководствуются положениями закона о первичных учетных документах.
В дефектной ведомости указывают имущество компании, которому требуется внеплановый ремонт. Перечисляют сами дефекты, список работ, сроки их выполнения и нужные для ремонта материалы. На основании ведомости составляют ремонтные сметы.
Сличительная ведомость. Составляют для инвентаризации — проверки имущества компании. В ведомости указывают расхождения между показателями в бухгалтерской отчетности и фактическим положением дел. Оформляют ведомость по форме ИНВ‑19.
Сличительную ведомость результатов инвентаризации составляют, если во время инвентаризации выявили расхождения между показателями в бухгалтерской отчетности и фактическим положением дел.
Ответственность за ошибки
Если бухгалтер или другой сотрудник ошибся при составлении внутренних документов в компании, оценивают материальный ущерб. За нарушения сотрудника могут привлечь к дисциплинарной ответственности, например объявить выговор, уволить. Или взыскать с него сумму причиненного ущерба.
Если бухгалтер допустил ошибку в ведомости, которую относят к первичной документации, его могут оштрафовать: придется заплатить от 5000 до 20 000 ₽. За многократные нарушения бухгалтера отстраняют от должности на 1—2 года.
Что важно запомнить
- Ведомость — это документ, который составляют для проведения любых финансовых операций компании.
- Компания может сама устанавливать и утверждать формы ведомостей. Но некоторые бухгалтерские ведомости относятся к первичной документации, поэтому их нужно составлять с учетом требований закона.
- Ведомости, которые относятся к первичке, может запросить налоговая, чтобы проверить корректность рассчитанных налогов.
- Если налоговая найдет ошибки в первичной документации, бухгалтеру придется заплатить штраф.
