Ведомость
Ведомость используют, чтобы контролировать бизнес-процессы и отчитываться перед налоговой. Обычно ее составляют в виде списка, где указывают денежные суммы.
На основании ведомостей выплачивают зарплаты, выдают ценности, отправляют оборудование на ремонт, отслеживают финансовое состояние бизнеса.
Виды и содержание ведомостей
Есть ведомости для учета внутри организации — их компании разрабатывают и утверждают самостоятельно. Например, в небольших строительных компаниях составляют ведомости приема работ, техники безопасности.
Есть ведомости для бухгалтерского учета. Это в основном первичные документы — о деловых или финансовых транзакциях. Они необходимы для подтверждения расходов и отчета перед налоговой.
Вот несколько видов ведомостей для бухгалтерского учета, которые применяют чаще всего.
Ведомость выдачи зарплаты. Есть три основные формы ведомостей для выдачи зарплаты и авансов.
- Платежная ведомость по форме Т-53. Ее оформляют для выдачи зарплаты наличными через кассу. Она содержит только суммы к выдаче по каждому работнику.
- Расчетная ведомость по форме Т-51. Ее составляют, когда зарплату сотрудникам начисляют на банковские карты. Расчетная ведомость содержит информацию по расчетам зарплаты. Например, размер оклада, сколько отработано дней, брал ли сотрудник отпуск, и если да, то указывается сумма отпускных.
- Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49. Она объединяет информацию из двух ведомостей — расчетной и платежной. Ее применяют, когда нужно выплатить зарплату наличными из кассы. В ведомость включают информацию о сотрудниках, их табельные номера, оклад и должность, количество отработанных дней, сумму начислений и удержаний. Еще обязательно пишут общий размер выплат и указывают сроки.
Эти документы можно разрабатывать и утверждать самостоятельно, но нужно учитывать требования закона. На практике компании чаще используют формы документов, которые разработал Росстат.
Платежная ведомость по форме Т-53
Документ оформляют, когда нужно выдать зарплату наличными через кассу. Образец платежной ведомости подписывают руководитель бизнеса, старший бухгалтер и сотрудник, который выдал деньги — например кассир.
Расчетная ведомость по форме Т-51
В расчетной ведомости по заработной плате указываются, размер оклада, премии, сколько отработано дней, сумма отпускных.
Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49
Расчетно-платежная ведомость по начислению заработной платы нужна, чтобы отразить начисление и выплату зарплаты наличными из кассы. В ведомости указывают информацию о сотрудниках: табельные номера, оклад и должность, количество отработанных дней, сумму начислений и удержаний. Еще обязательно пишут общий размер выплат и указывают сроки.
Оборотно-сальдовая ведомость. В документ записывают всю информацию по движению денег, например расчеты с контрагентами, выдачу зарплаты, выплаты по кредитам. С помощью оборотной ведомости бухгалтер может посмотреть остатки и оборот по счетам за определенный период.
По данным оборотно-сальдовой ведомости составляется бухгалтерский баланс.
Бухгалтеры редко ведут такие ведомости вручную: формуляр заполняется автоматически в учетных системах и программах.
Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовую ведомость, или ОСВ, компании заполняют перед сведением баланса. Она нужна, чтобы собрать информацию по счетам: остатки и обороты по ним за конкретный период — месяц, квартал или год.
Бухгалтерский баланс
Баланс обязаны раз в год сдавать в налоговую все компании. Малые предприятия могут сдать бухгалтерский баланс по упрощенной форме.
Дефектная ведомость. Ремонт помещений и оборудования компании тоже требует документального оформления, поэтому составляют дефектную ведомость. В ней указывают объект, перечень дефектов, список работ, сроки устранения и по необходимости — материалы. На основании дефектной ведомости составляют ремонтные сметы.
Единой формы ведомости нет, но при ее составлении руководствуются положениями закона о первичных учетных документах.
Дефектная ведомость
В дефектной ведомости указывают имущество компании, которому требуется внеплановый ремонт. Перечисляют сами дефекты, список работ, сроки их выполнения и нужные для ремонта материалы. На основании ведомости составляют ремонтные сметы.
Сличительная ведомость. Составляют для инвентаризации — проверки имущества компании. В ведомости указывают расхождения между показателями в бухгалтерской отчетности и фактическим положением дел. Оформляют ведомость по форме ИНВ-19.
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19
Сличительную ведомость результатов инвентаризации составляют, если во время инвентаризации выявили расхождения между показателями в бухгалтерской отчетности и фактическим положением дел.
Ответственность за ошибки
Если бухгалтер или другой сотрудник ошибся при составлении внутренних документов в компании, оценивают материальный ущерб. За нарушения сотрудника могут привлечь к дисциплинарной ответственности, например объявить выговор, уволить. Или взыскать с него сумму причиненного ущерба.
Если бухгалтер допустил ошибку в ведомости, которую относят к первичной документации, его могут оштрафовать: придется заплатить от 5000 до 20 000 ₽. За многократные нарушения бухгалтера отстраняют от должности на 1—2 года.
Что важно запомнить
- Ведомость — это документ, который составляют для проведения любых финансовых операций компании.
- Компания может сама устанавливать и утверждать формы ведомостей. Но некоторые бухгалтерские ведомости относятся к первичной документации, поэтому их нужно составлять с учетом требований закона.
- Ведомости, которые относятся к первичке, может запросить налоговая, чтобы проверить корректность рассчитанных налогов.
- Если налоговая найдет ошибки в первичной документации, бухгалтеру придется заплатить штраф.
