Как вести учет накладных расходов

У Дмитрия Голованова столярная мастерская. Затраты на древесину, инструменты и зарплаты столяров — его прямые расходы, потому что можно точно подсчитать, на создание каких изделий они потрачены. А вот деньги на аренду мастерской, оплату коммунальных услуг и рекламу — это накладные расходы. Они не связаны напрямую с производством мебели, но без них бизнесу не выжить. Разберемся, что входит в накладные расходы и для чего их нужно учитывать.

Что такое накладные расходы

1. Фиксированные издержки. Это постоянные затраты, не зависящие от объема основных операций. Например, арендная плата за офис, зарплаты административного персонала, страхование и налоги, которые не привязаны к конкретному продукту или услуге.
2. Издержки на общую эксплуатацию бизнеса: расходы на оплату коммунальных услуг, обслуживание оборудования.
3. Маркетинговые расходы. Это затраты на продвижение бренда или продуктов на рынке.
4. Обучение персонала. Эти издержки важны для бизнеса, чтобы повышать квалификацию сотрудников, но не связаны с производством напрямую.
5. Административные издержки: бухгалтерия, юридические услуги, расходы на офисные материалы, телефон и интернет.

Обычно бизнес сам решает, что включать в накладные расходы.

Зачем учитывать накладные расходы

• определить стоимость продукции, работы или услуги так, чтобы она покрывала затраты;
• спланировать бюджет;
• принять обоснованное решение, например, настало ли время расширить бизнес;
• оценить финансовую устойчивость компании или ИП.

Представим, что предприниматель открывает кофейню, фокусируясь только на прямых расходах: закупке кофе, молока и выпечке, оплате труда бариста и аренде помещения. Он устанавливает цены на напитки, которые покроют эти издержки, но забывает про зарплату административного персонала, затраты на рекламу и коммунальные услуги. В итоге цены на напитки будут ниже, чем в соседних кофейнях, — это привлечет клиентов, но доходы не покроют издержки. Вероятно, бизнес сработает в минус.

Как посчитать накладные расходы

Накладные расходы считают по формуле:

Под общими издержками понимают сумму всех расходов, связанных с бизнесом.

Под прямыми — затраты, которые можно прямо отнести к конкретному продукту, услуге или проекту.

Вернемся к примеру про столярную мастерскую. Прямые издержки на производство мебели — 100 000 ₽ в месяц. Общие издержки мастерской за этот период — 150 000 ₽.

Можно подсчитать, какую часть от прямых расходов составляют накладные. Для таких расчетов используют формулу:

В примере со столярной мастерской коэффициент накладных расходов будет таким:

Обычно чем ниже коэффициент, тем эффективнее работает бизнес.

Как снизить накладные расходы

Предположим, что спустя год работы мастерской Дмитрий Голованов заметил: ее прибыльность снижается, и у него больше не получается покрывать все затраты с текущего объема продаж мебели.

Чтобы наладить дела в бизнесе, Дмитрий может снизить накладные расходы. Вот как это можно сделать:

1. Провести анализ затрат и оценить, как расходы соотносятся с текущим объемом продаж.
2. Рассмотреть возможность оптимизировать штат. Может быть, стоит пересмотреть график работы сотрудников или обучить их многозадачности.
3. Пересмотреть поставщиков — возможно, кто‑то поставляет древесину дешевле, чем контрагент Дмитрия.
4. Разобраться, эффективно ли в мастерской используют оборудование. Возможно, большую часть дня верстак простаивает, а за ручным инструментом выстраивается очередь.
5. Оценить эффективность маркетинговых кампаний и сосредоточиться на тех каналах привлечения клиентов, которые показали наилучший результат.

Что важно запомнить

1. К накладным расходам относят затраты бизнеса, которые не связаны с производством товаров, оказанием услуг или выполнением работ напрямую.
2. Примеры накладных расходов — это плата за аренду офиса и коммунальные услуги, траты на зарплаты административного персонала и обучение сотрудников.
3. Чтобы посчитать накладные расходы, из общих издержек вычитают прямые.