Электронный счет-фактура
Компании и ИП, которые исчисляют НДС по ставкам 0, 10 или 20%, могут уменьшить налог к уплате. Вычесть из суммы налога можно только тот НДС, что поставщики выставили бизнесу в счете-фактуре при покупке товаров, работ или услуг или перечислении аванса. То есть документ позволяет покупателю подтвердить право на вычет налога.
Рассказываем, что такое электронный счет-фактура, чем документ отличается от бумажного аналога и как бизнесу с ним работать.
Что такое электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура, ЭСФ, — это документ, который фиксирует поставку товаров, работ или услуг между продавцом и покупателем или перечисление предоплаты от второго первому. Он содержит информацию о стоимости товаров, работ или услуг либо сумме аванса, а также ставке и сумме НДС.
В отличие от бумажного аналога, электронный счет-фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют контрагенту через оператора электронного документооборота.
Кто выписывает ЭСФ и в какие сроки
ЭСФ обязаны выставлять:
- те, кто продает прослеживаемые товары. Это импортные товары из особого перечня. Например, в нем холодильники, стиральные машины, детские коляски;
- те, чей контрагент работает с электронными документами.
Остальной бизнес может выставлять бумажные счет-фактуры.
Электронный счет-фактуру, как и бумажный аналог, нужно выписать и направить в течение пяти календарных дней с момента передачи товара, выполнения работ или оказания услуг или со дня получения предоплаты.
Как выписать ЭСФ
Счет-фактуру на бумаге или в электронном виде составляют по типовой форме.
Счет-фактура
Бланк счета-фактуры заполняют при выполнении операции, которая облагается НДС. Документ позволяет покупателю на общей системе налогообложения получить вычет НДС и снизить его налог к уплате.
Для обмена ЭСФ продавцу и покупателю нужно получить квалифицированную электронную подпись, КЭП, и зарегистрироваться в системе электронного документооборота — ЭДО. Как выбрать подходящую систему и перейти на ЭДО — подробно рассказали в отдельной статье.
Продавец составляет ЭСФ по формату из приказа налоговой службы.
Правильно заполнить реквизиты контрагента в счет-фактуре поможет специальный сервис налоговой службы. Для этого нужно указать ИНН, КПП партнера, дату сделки и нажать «Проверить».
После того, как продавец составил ЭСФ, план действий сторон такой:
- Продавец формирует счет-фактуру в электронном виде, подписывает КЭП и отправляет покупателю через своего оператора ЭДО.
- Оператор ЭДО отправляет продавцу уведомление о том, что файл с ЭСФ принят, в нем нет технических ошибок и он дошел до покупателя.
- Покупатель получает и проверяет документ. Если ЭСФ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
- Если в счете-фактуре ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. Продавец переоформляет ЭСФ и направляет его покупателю повторно.
Как и бумажный документ, электронный счет-фактуру нужно зарегистрировать: продавцу — в книге продаж, покупателю — в книге покупок, а потом хранить в электронном виде в течение минимум пяти лет. Распечатывать документ не нужно.
Когда нужен корректировочный ЭСФ и порядок работы с ним
Продавец оформляет корректировочный счет-фактуру, когда стороны сделки договорились изменить объем или цену товаров, работ или услуг. Документ нужно составить в течение пяти дней после того, как подписали соглашения об изменении условий сделки. Он должен содержать все изменения, которые внесли в первоначальный счет-фактуру.
Алгоритм действий такой же, как и с первичным счет-фактурой. Документ вместе с уведомлением о внесении изменений направляют покупателю через оператора ЭДО. Покупатель проверяет полученный корректировочный ЭСФ и вносит соответствующие изменения в свой учет.
Корректировочный счет-фактура
Корректировочный счет-фактуру оформляют, когда стороны сделки договорились изменить объем или цену товаров, работ либо услуг.
Что важно запомнить
- Электронный счет-фактура, ЭСФ, фиксирует поставку товаров, работ или услуг между продавцом и покупателем или перечисление предоплаты, содержит информацию о стоимости и НДС.
- ЭСФ подписывают квалифицированной электронной подписью и отправляют через оператора электронного документооборота.
- Оформление ЭСФ обязательно для прослеживаемых товаров, таких как импортные товары из специального перечня.
- Для работы с ЭСФ нужны квалифицированная электронная подпись и регистрация в системе электронного документооборота.
- Продавец должен выписать и направить ЭСФ в течение пяти календарных дней с момента передачи товара, выполнения работ, оказания услуг или со дня получения предоплаты.
- Ошибки в ЭСФ можно исправить с помощью корректировочного счета-фактуры, который оформляют при изменении объема или цены товаров, работ или услуг.
- Продавец и покупатель обязаны регистрировать ЭСФ в книге продаж и покупок, а затем хранить документ в электронном виде минимум пять лет.
