Электронная трудовая книжка
Трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает стаж работы в России. Работодатель должен вносить туда, например, информацию о приеме человека на работу, его переводах, повышениях и увольнении. В будущем это понадобится сотруднику: в частности, для расчета пенсии и других социальных выплат.
До 2020 года работодатели вносили информацию в бумажные книжки. С 2021 года людям, которые трудоустраиваются впервые в жизни, такие книжки больше не оформляют. Вместо этого сведения о сотрудниках передают в Социальный фонд России — СФР — в электронном виде, а работник может получить их в виде выписки.
Что такое электронная трудовая книжка
Простыми словами электронная трудовая книжка — это система учета сведений о трудовом стаже работника. В книжке содержатся:
- данные о работнике: его фамилия, имя, отчество, дата рождения и СНИЛС;
- данные о работодателях: наименования компаний или ФИО ИП;
- даты приема на работу, перевода и повышения в должности;
- должность работника и в каком подразделении он трудится;
- даты увольнений и их причины.
Электронная трудовая книжка, или ЭТК, есть у всех работников, которые трудоустроены по закону. Чтобы отправить сведения о человеке в СФР, работодатель должен сдать отчет ЕФС‑1. Обычно с документами работает кадровик, бухгалтер или другой назначенный руководителем бизнеса сотрудник.
Сведения вносят в подразделы 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС‑1. Если работодатель нанимает человека или увольняет его, об этом нужно сообщить в СФР не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях отчет сдают до 25‑го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события.
Подавать сведения в СФР нужно как на штатных сотрудников, так и на исполнителей по договорам гражданско‑правового характера.
Если до 2021 года у человека уже была бумажная трудовая книжка и он решил ее сохранить, работодатель все равно должен отправлять сведения в СФР и дублировать их в бумажной книжке. Проще говоря, электронная трудовая книжка есть у каждого, кто хотя бы один день работал в России по трудовому или гражданско‑правовому договору.
Чтобы подать в Социальный фонд России, СФР, сведения о заключении и расторжении трудового либо гражданско‑правового договора, а также о ряде других кадровых событий, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС‑1.
Каковы преимущества электронной трудовой книжки
Главный плюс электронной трудовой книжки — ее невозможно потерять. Работодатель обязан передавать все данные в СФР, а работник может получить их в любой момент через Госуслуги или личный кабинет в Социальном фонде России — для этого нужно запросить форму СТД‑СФР.
Кроме того, нельзя изменить сведения в электронной трудовой «задним числом». Это исключает возможность подделки или изменения информации в трудовой книжке работника.
Если сотрудник переходит на электронную трудовую книжку, работодателю проще работать с его документами — не нужно беспокоиться о том, корректно ли заполнена бумажная версия. Даже если сотрудник решил оставить бумажную книжку, он в любой момент может подать заявление о переходе на электронную версию.
Если человек решил отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен сообщить об этом работодателю. Работодатель вносит в нее запись об этом и сдает ЕФС‑1 с отметкой о подаче заявления до 25‑го числа следующего месяца.
Как защищены персональные данные в ЭТК
Информационная система СФР аттестована по действующему законодательству о защите персональных данных. Сведения о людях находятся в распределенных системах хранения фонда — так можно не переживать о том, что данные пропадут или будут уничтожены злоумышленниками.
Что важно запомнить
- У каждого официально оформленного сотрудника есть электронная трудовая книжка.
- Чтобы внести сведения в ЭТК, работодатель должен сдать отчет по форме ЕФС‑1 в Социальный фонд России.
- Если работник сохранил бумажную книжку, работодатель должен дублировать в ней всю информацию, которую отправил в СФР.
- Сотрудник, сохранивший бумажную книжку, может в любой момент отказаться от нее и полностью перейти на ЭТК.
