Как ИП отчитываться за сотрудников
ИП, как и компании, платят за своих сотрудников страховые взносы и удерживают из их доходов НДФЛ. Информацию об этом нужно заносить в отчетность. Рассказываем, как делать это правильно, куда подавать документы и в какие сроки.
Какие отчеты сдавать
ИП сдают за своих сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ четыре отчета. Три из них — в налоговую, а один, состоящий из нескольких подразделов, — в Социальный фонд России.
Расчет по страховым взносам — РСВ в налоговую
Если в году у вас был хотя бы один сотрудник или исполнитель по договору ГПХ, раз в квартал нужно сдавать расчет по страховым взносам — РСВ.
Расчет сдают, даже если зарплату и взносы не начисляли. В расчет, помимо прочего, включают персонифицированные сведения о каждом получателе выплат. Отчет один на всех сотрудников.
Как подавать. Предприниматели подают РСВ в налоговую по месту регистрации. ИП может лично сдать расчет в налоговую, отправить ценным письмом с описью по почте или через систему электронного документооборота. Если у ИП больше десяти сотрудников, расчет можно подавать только в электронном виде.
Как заполнять.Мы написали подробную статью, как сделать это правильно.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи расчета минимальный штраф — 1000 ₽. Его назначают, если РСВ нулевой или исчисленные в нем взносы уплачены вовремя. Иначе штраф — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% этой суммы. Несдача отчетности более 20 дней от даты окончания срока ее подачи может стать основанием для блокировки операций по счету.
Расчет по страховым взносам
Расчет по страховым взносам, или РСВ, по форме КНД 1151111 ежеквартально сдают в налоговую все компании и ИП с сотрудниками, даже если им не начисляют зарплату.
Расчет 6-НДФЛ в налоговую
НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его нужно удерживать с зарплат сотрудников, с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера и других доходов физлиц. Отчет один на всех сотрудников. В составе годового расчета надо заполнить также справки о доходах каждого получателя.
Как подавать. 6-НДФЛ можно подать лично, по почте с описью вложения или в электронном виде. Если у вас более десяти сотрудников, которые получали доходы, то остается только электронный вариант.
Как заполнять. В форму 6-НДФЛ заносят все доходы, с которых ИП исчислил НДФЛ. Если вы заплатили человеку один раз, расчет нужно сдавать весь год.
В январе 2023 года ИП заплатил переводчику без статуса самозанятого или ИП за подготовку документа. Больше в течение года предприниматель никому ничего не выплачивал. Однако ему все равно придется сдавать форму 6-НДФЛ четыре раза: за первый квартал 2023 года, полугодие, девять месяцев и год. В годовом расчете дополнительно должна быть справка о доходах переводчика.
Ответственность за несдачу. Штраф за не вовремя сданный 6-НДФЛ — 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. За неверные сведения — штраф 500 ₽. Если не подавать отчетность более 20 дней с даты окончания срока ее подачи, налоговая может заблокировать операции по счету.
Форма 6-НДФЛ
Расчет подают в инспекцию налоговые агенты — компании и ИП, от которых физлица получили доход. Если получателей дохода меньше 10, отчет можно сдать в любом виде, если больше — только в электронном.
Персонифицированные сведения о физлицах в налоговую
Отчет подают все ИП с работниками или исполнителями по договорам ГПХ, которые в отчетном месяце выплачивали зарплату или вознаграждения. Отчет нужно подавать, если договор действует, но выплат не было. Например, когда сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.
Если у ИП нет наемных работников по трудовому договору или исполнителей по договору ГПХ, нулевой отчет по персонифицированным сведениям на самого ИП сдавать не надо.
Как подавать. ПСФ можно подать лично в налоговую, по почте с описью вложения или через систему электронного документооборота. Если у вас более десяти сотрудников или исполнителей, которые получали выплаты, подавать можно только в электронном виде.
Как заполнять. В отчете указывают информацию о работниках по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если договор действует, работников нужно включать в форму, остальное неважно. В форме нужны ФИО сотрудников, ИНН и СНИЛС каждого, а если начисляли выплаты — их сумму.
Ответственность за несдачу. Отдельного штрафа за несдачу ПСФ, опоздание с отчетом или ошибки в нем нет. Поэтому за такие нарушения предпринимателя могут оштрафовать на 200 ₽ — за непредставление налоговой сведений для налогового контроля.
Персонифицированные сведения о физлицах
Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года заменили форму СЗВ-М. Их сдают в налоговую все компании и ИП с работниками по итогам первого и второго месяцев каждого квартала. За третий месяц форму не сдают — нужные данные есть в расчете по страховым взносам.
ЕФС-1 — в Социальный фонд России
Единую форму сведений — ЕФС-1 подают в социальный фонд — СФР.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Титульный лист нужно заполнять каждый раз. Остальные разделы надо сдавать в разные сроки — в зависимости от того, за что бизнес отчитывается.
Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Особенность в том, что подавать форму нужно только при наступлении кадрового события: приеме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ и ряда других. Если кадровых изменений не было, сдавать отчет не нужно.
Сроки представления подраздела — в таблице выше. Например, при приеме на работу или увольнении его нужно сдать не позднее следующего рабочего дня. А при постоянном переводе работника на другую должность — до 25-го числа следующего месяца.
Сведения о кадровых событиях. Форма ЕФС-1
Чтобы подать в Социальный фонд России, СФР, сведения о заключении и расторжении трудового либо гражданско-правового договора, а также о ряде других кадровых событий, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС-1.
Подраздел 1.2 — отчет об особом пенсионном стаже сотрудников, которые работают по трудовому договору или договору ГПХ. В него вносят дату приема или увольнения сотрудника, СНИЛС и отдельные периоды, которые влияют на расчет пенсии. Например, периоды нетрудоспособности, отпуска без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.
Отчет подают ежегодно — до 25 января года, следующего за отчетным.
Сведения об особых периодах в страховом стаже. Форма ЕФС-1
Чтобы подать в Социальный фонд России, СФР, сведения о стаже, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.2 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС-1.
Раздел 2 — информация о взносах на страхование от производственного травматизма, которые ИП отчисляет в СФР с зарплаты работников, занятых по трудовым договорам. Отчитываться нужно, даже если вы не начисляли зарплату и взносы, но у вас были работники по трудовым договорам. Расчет один на всех сотрудников.
Отчитываться нужно раз в квартал — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Взносы на травматизм. Форма ЕФС-1
Чтобы подать в Социальный фонд России, СФР, отчет по взносам на травматизм, заполняют титульный лист и раздел 2 единой формы отчетности ЕФС-1.
Как подавать. Отправлять части формы ЕФС-1 можно лично, письмом с описью или через оператора электронного документооборота. ИП с десятью сотрудниками или больше могут подавать отчет только в электронном виде.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем ИП могут оштрафовать на 300—500 ₽. Если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф — 500 ₽.
Если не представить ЕФС-1 с подразделом 1.2, можно получить штраф 500 ₽ за каждого работника, за которого ИП не отчитался вовремя или отчитался с ошибкой.
Штраф за непредставление раздела 2 ЕФС-1 или опоздание с ним — 5% от суммы взносов на травматизм к уплате за последние три месяца за каждый полный или неполный месяц просрочки. Но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 ₽.
Отчет нужно было сдать 25 апреля, но ИП вспомнил о нем 5 мая. За первый квартал взносы на травматизм — 3000 ₽.
Штраф: 3000 × 5% × 1 месяц = 150 ₽. Это меньше минимального штрафа, поэтому заплатить придется 1000 ₽.
За несоблюдение порядка представления отчета в электронном виде будет штраф 200 ₽.
Жесть