Как ИП отчитываться за сотрудников
ИП, как и компании, платят за своих сотрудников страховые взносы и удерживают из их доходов НДФЛ. Информацию об этом нужно заносить в отчетность. Рассказываем, как делать это правильно.
🎁 Внутри бонус — предзаполненные шаблоны документов, их можно скачать и заполнить своими данными.
Какие отчеты сдавать
ИП сдают за своих сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ четыре отчета. Три из них — в налоговую, а один, состоящий из нескольких подразделов, — в Социальный фонд России.
Расчет по страховым взносам — РСВ в налоговую
Если в году у вас был хотя бы один сотрудник или исполнитель по договору ГПХ, раз в квартал нужно сдавать расчет по страховым взносам — РСВ.
Расчет сдают, даже если зарплату и взносы не начисляли. В расчет, помимо прочего, включают персонифицированные сведения о каждом получателе выплат. Отчет один на всех сотрудников.
Внутри пример заполнения расчета. Строки, которые нужно поменять под ваш бизнес, выделены желтым.
Как подавать. Предприниматели подают РСВ в налоговую по месту регистрации. ИП может лично сдать расчет в налоговую, отправить ценным письмом с описью по почте или через систему электронного документооборота. Если у ИП больше десяти сотрудников, расчет можно подавать только в электронном виде.
Как заполнять. В форме много нюансов. Мы написали подробную статью, как сделать это правильно.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи расчета минимальный штраф — 1 000 ₽. Его назначают, если РСВ нулевой или исчисленные в нем взносы уплачены вовремя. Иначе штраф — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% этой суммы. Несдача отчетности более 20 дней от даты окончания срока ее подачи может стать основанием для блокировки операций по счету.
Расчет 6‑НДФЛ в налоговую
НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его нужно удерживать с зарплат сотрудников, с вознаграждений по договорам гражданско‑правового характера и других доходов физлиц. Отчет один на всех сотрудников. В составе годового расчета надо заполнить также справки о доходах каждого получателя.
Расчет подают в инспекцию налоговые агенты — компании и ИП, от которых физлица получили доход. Подготовили предзаполненный образец.
Как подавать. 6‑НДФЛ можно подать лично, по почте с описью вложения или в электронном виде. Если у вас более десяти сотрудников, которые получали доходы, то остается только электронный вариант.
Как заполнять. В форму 6‑НДФЛ заносят все доходы, с которых ИП исчислил НДФЛ. Если вы заплатили человеку один раз, расчет нужно сдавать весь год.
В январе 2026 года ИП заплатил переводчику без статуса самозанятого или ИП за подготовку документа. Больше в течение года предприниматель никому ничего не выплачивал. Однако ему все равно придется сдавать форму 6‑НДФЛ четыре раза: за первый квартал 2026 года, полугодие, девять месяцев и год. В годовом расчете дополнительно должна быть справка о доходах переводчика.
Ответственность за несдачу. Штраф за не вовремя сданный 6‑НДФЛ — 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. За неверные сведения — штраф 500 ₽. Если не подавать отчетность более 20 дней с даты окончания срока ее подачи, налоговая может заблокировать операции по счету.
Персонифицированные сведения о физлицах в налоговую
Отчет подают все ИП с работниками или исполнителями по договорам ГПХ, которые в отчетном месяце выплачивали зарплату или вознаграждения. Отчет также нужно подавать, если договор действует, но выплат не было. Например, когда сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.
Если у ИП нет наемных работников по трудовому договору или исполнителей по договору ГПХ, нулевой отчет по персонифицированным сведениям на самого ИП сдавать не надо.
Форму сдают в налоговую все компании и ИП с работниками по итогам первого и второго месяцев каждого квартала. За третий месяц форму не сдают — нужные данные есть в расчете по страховым взносам.
Как подавать. ПСФ можно подать лично в налоговую, по почте с описью вложения или через систему электронного документооборота. Если у вас более десяти сотрудников или исполнителей, которые получали выплаты, подавать можно только в электронном виде.
Как заполнять. В отчете указывают информацию о работниках по трудовым и гражданско‑правовым договорам. Если договор действует, работников нужно включать в форму, остальное неважно. В форме нужны Ф. И. О. сотрудников, ИНН и СНИЛС каждого, а если начисляли выплаты — их сумму. Подробная инструкция — в отдельной статье «Как заполнять отчет о перссведениях».
Ответственность за несдачу. Отдельного штрафа за несдачу ПСФ, опоздание с отчетом или ошибки в нем нет. Поэтому за такие нарушения предпринимателя могут оштрафовать на 200 ₽ — за непредставление налоговой сведений для налогового контроля.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
ЕФС‑1 — в Социальный фонд России
Единую форму сведений ЕФС‑1 подают в Социальный фонд.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Титульный лист нужно заполнять каждый раз. Остальные разделы надо сдавать в разные сроки — в зависимости от того, за что бизнес отчитывается. Как заполнять отчет ЕФС‑1.
Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Особенность в том, что подавать форму нужно только при наступлении кадрового события: приеме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ и ряда других. Если кадровых изменений не было, сдавать отчет не нужно. Как заполнить подраздел 1.1 отчета ЕФС‑1.
Чтобы подать в СФР сведения о кадровых событиях, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС‑1.
Подраздел 1.2 — отчет об особом пенсионном стаже сотрудников, которые работают по трудовому договору или договору ГПХ. В него вносят дату приема или увольнения сотрудника, СНИЛС и отдельные периоды, которые влияют на расчет пенсии. Например, периоды отпусков по уходу за ребенком от полутора до трех лет или за свой счет, работа на вахте или сезонные работы. Отчет один на всех сотрудников.
Отчет подают ежегодно — до 25 января года, следующего за отчетным.
Чтобы подать в СФР сведения о стаже, заполняют титульный лист, подразделы 1 и 1.2 раздела 1 единой формы отчетности ЕФС‑1.
Раздел 2 — информация о взносах на страхование от производственного травматизма, которые ИП отчисляет в СФР с зарплаты работников, занятых по трудовым договорам. Отчитываться нужно, даже если вы не начисляли зарплату и взносы, но у вас были работники по трудовым договорам. Расчет один на всех сотрудников. Как заполнить раздел 2 формы ЕФС‑1.
Отчитываться нужно раз в квартал — до 25‑го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Чтобы подать в СФР отчет по взносам на травматизм, заполняют титульный лист и раздел 2 единой формы отчетности ЕФС‑1.
Как подавать. Отправлять части формы ЕФС‑1 можно лично, письмом с описью или через оператора электронного документооборота. ИП с десятью сотрудниками или больше могут подавать отчет только в электронном виде.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС‑1 и за ошибки в нем ИП могут оштрафовать на 300—500 ₽. Если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф составит 500 ₽ — ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Если не представить ЕФС‑1 с подразделом 1.2, можно получить штраф 500 ₽ за каждого работника, за которого ИП не отчитался вовремя или отчитался с ошибкой, — ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27‑ФЗ.
Штраф за непредставление раздела 2 ЕФС‑1 или опоздание с ним — 5% от суммы взносов на травматизм к уплате за последние три месяца за каждый полный или неполный месяц просрочки. Но не более 30% указанной суммы и не менее 1 000 ₽ — ст. 26.30 закона № 125‑ФЗ.
Отчет нужно было сдать 25 апреля, но ИП вспомнил о нем 5 мая. За первый квартал взносы на травматизм — 3 000 ₽.
Штраф: 3 000 × 5% × 1 месяц = 150 ₽. Это меньше минимального штрафа, поэтому заплатить придется 1 000 ₽.
За несоблюдение порядка представления отчета в электронном виде — штраф 200 ₽.
Сколько времени у вас занимает подготовка отчетов?
Жесть