Когда нужна опись документов и как ее составить
В работе любого бизнеса встречаются ситуации, когда нужно передать документы: отправить в налоговую или контрагентам. Всегда есть риск, что какой‑то документ потеряется и его наличие в пакете не удастся подтвердить. Чтобы избежать таких ситуаций, при передаче документов составляют опись.
📝 Внутри — шаблоны и примеры описей для разных ситуаций.
👉 Кому нужны закрывающие документы и как их составить.
👉 Как правильно хранить документы.
👉 Как подписывать документы в Госключе.
👉 Какие документы чаще всего запрашивают при налоговой проверке.
Что такое опись документов
Опись документов ー это составленный по определенной форме перечень документов, в котором указаны их основные реквизиты: название, дата, номер, количество листов.
Условно опись можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Пример внутренней: для подшивки документов в дело или в архив. Внешней: при передаче документов другой компании.
Когда требуется опись документов
Опись документов нужна во всех случаях, когда вы кому‑то передаете документы или получаете их. Она помогает зафиксировать, какие именно документы, в каком количестве и в каком виде были переданы или получены.
Если не составить опись, невозможно будет доказать, что конкретный документ был передан. Контрагент, налоговая или суд могут заявить о его неполучении. А это уже грозит штрафами, проигрышем в судебном споре, а также необходимостью повторного сбора и отправки документов.
Кроме того, отсутствие описи может привести к проблемам во внутреннем документообороте. Вам будет сложно отследить местонахождение документов и определить, какие дела были переданы, а какие утрачены при смене сотрудников.
На практике составление описи документов чаще всего требуется:
- при передаче документов в архив;
- при предоставлении их в налоговую, например в рамках проверки;
- при пересылке по почте кому угодно: контрагенту, работнику, в суд;
- при формировании личного дела работника.
Как составить опись документов
Законодательство не предусматривает единой обязательной формы описи документов для всех случаев. Официально утвержден только бланк почтовой описи вложения — при отправке ценных писем и бандеролей Почтой России. А для передачи документов в архив есть рекомендованные формы. Во всех остальных случаях бизнес вправе сам разрабатывать и утверждать формы описей.
Общие правила такие. В описи необходимо указать основные реквизиты документов: наименование, дату, номер, количество листов и экземпляров. Каждый документ прописывают отдельной строкой с порядковым номером. В конце описи указывают общее количество документов и листов.
Нужно предусмотреть поле для подписи с расшифровкой и указанием должности лица, ответственного за составление описи и приемку‑передачу документов. Опись составляйте минимум в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
Далее рассмотрим подробно форматы описей для разных ситуаций: передачи в архив, для налоговой, пересылки по почте, передачи контрагентам, для личного дела.
Для передачи в архив
Опись документов для передачи в архив нужно составить к каждому делу, направляемому на хранение. Ее задача — упорядочить передаваемые документы, чтобы быстро найти нужную бумагу в будущем. Опись необходима независимо от того, передаются документы в собственный архив компании или в стороннюю архивную организацию.
Опись должна содержать следующие сведения:
- наименование компании, которой принадлежат документы;
- номер описи и дату ее составления;
- тип документов, собранных в деле, и период, за который они были созданы. Например, накладные за март 2026 года;
- порядковые номера документов и реквизиты каждого из них: заголовки или номера;
- количество листов в каждом документе;
- общее количество документов и общее количество листов;
- Ф. И. О., должность и подпись лица, составившего опись.
Это шаблон внутренней описи документов, чтобы подготовить их к хранению. Документы раскладывают по видам в хронологическом порядке, пронумеровывают страницы, прошивают.
Для налоговой
Опись документов для передачи в налоговую нужна, только если сдаете документы на бумаге: лично через канцелярию инспекции или по почте. Для электронных документов опись не понадобится, так как программа сама фиксирует, какие данные были переданы.
Утвержденной формы описи нет, поэтому ее можно составить в произвольном виде: как отдельный документ либо как часть сопроводительного письма.
Если составляете опись как отдельный документ, в его шапке укажите реквизиты:
- для компании: наименование, ИНН и КПП;
- для ИП: Ф. И. О. и ИНН.
Ниже пропишите реквизиты сопроводительного письма или возражений, к которым прилагается опись, или номер и дату требования или запроса инспекции. Если документы сшиты в несколько томов, сделайте отдельную опись к каждому тому.
В основной части описи перечислите все передаваемые документы. По каждому из них надо указать:
- порядковый номер записи;
- наименование документа, например «договор купли‑продажи», «акт выполненных работ»;
- его номер и дату;
- количество листов.
В конце описи ответственное лицо ставит свою подпись. Если опись подписывает представитель по доверенности, приложите копию доверенности к пакету документов и укажите ее в описи.
Сделайте два экземпляра описи. Один останется у налогового инспектора, а второй у вас с подписью специалиста ИФНС, принявшего документы. Это позволит подтвердить факт передачи документов и их состав.
Для пересылки по почте
Для составления описи используется форма № 107, утвержденная Почтой России. Бланк можно получить в почтовом отделении, скачать с сайта Почты России или заполнить онлайн при оформлении отправления на сайте почты.
В описи указывают:
- наименование документов и их реквизиты;
- количество экземпляров каждого документа;
- объявленную ценность документов. Отправитель должен сам оценить каждый документ. Минимальная объявленная ценность — 1 ₽. От ее размера зависит стоимость пересылки и сумма компенсации при потере отправления;
- данные отправителя: Ф. И. О. человека или наименование компании;
- итоговое количество документов и общая сумма объявленной ценности.
Опись составляют в двух экземплярах и передают работнику почты вместе с незапечатанным конвертом. Сотрудник проверит, соответствуют ли документы в конверте перечню в описи, и поставит на обоих экземплярах штамп, подпись и дату приемки отправления.
Один экземпляр описи он отправит вместе с документами, второй экземпляр останется у отправителя.
Если список документов не помещается на одном бланке описи, можно заполнить дополнительные листы. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер в таком виде: «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2». Общее количество предметов и суммарную объявленную ценность указывают на последнем листе. Каждый лист описи нужно подписать.
Для передачи контрагенту
Стороны договора могут заранее разработать и согласовать шаблон описи, а могут составить ее в произвольной форме. Главное, чтобы опись фиксировала, какие именно документы, в каком количестве, когда и по какой причине один контрагент передал другому.
В описи нужно указать:
- наименования и реквизиты передаваемых документов;
- количество листов в них.
Кроме того, в описи предусмотрите места для подписей отправителя и получателя, а также дат отправки и приема документов.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Для личного дела
Единой унифицированной формы описи для личного дела нет. Компания вправе сама разработать и утвердить свой шаблон.
Опись составляют в одном экземпляре для каждого личного дела. Если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы. Подготовили для вас предзаполненный шаблон.
Составлять опись нужно сразу при трудоустройстве работника, а затем вносить в нее каждый новый документ, поступающий в личное дело. В описи также отражают изъятие документов из дела и их возврат — указывая, кто изъял документ и по какой причине. К примеру, сотрудник может попросить выдать ему на время трудовую книжку для подачи в СФР, а затем вернуть ее.
В заголовке описи указывают данные сотрудника и наименование работодателя. Основная часть описи обычно оформляется в виде таблицы и содержит:
- порядковый номер и наименование документа;
- дату и номер документа;
- количество листов в документе;
- номера листов дела, на которых расположен документ;
- примечание: например, хранится ли в деле оригинал или копия.
Под таблицей нужна должность специалиста, составившего опись, его подпись и расшифровка подписи.
Какие сложности у вас возникают с описью? Поделитесь в комментариях, попробуем решить.