Возможности программы «1С:Документооборот» для бизнеса
Если вести документацию в таблицах в Excel и Google Документах, в какой‑то момент с развитием бизнеса это станет неудобно. Навести порядок и автоматизировать движение и хранение документов помогают специальные программы. 1С:Документооборот — одна из них.
Разбираем возможности этой программы, а в конце даем чек‑лист — чтобы помочь определиться, нужен ли бизнесу 1С:Документооборот.
Что такое 1С:Документооборот и сколько он стоит
Программа «1С:Документооборот» — одна из конфигураций 1С, в которой можно организовать работу с документами и задачами внутри компании. У нее есть несколько версий:
- ПРОФ — для малого и среднего бизнеса, бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом;
- КОРП — для среднего и крупного бизнеса с развитой организационной структурой и объемным документооборотом;
- Document Management — аналог версии КОРП с двуязычным интерфейсом на английском и русском, для бизнеса с иностранными сотрудниками или заграничными филиалами;
- ДГУ — для государственных учреждений.
В статье расскажем о версии ПРОФ, это самая популярная версия у малого и среднего бизнеса.
«Почти все, за исключением крупного бизнеса, выбирают версию ПРОФ. Она стоит в несколько раз дешевле, а при необходимости подрядчики или штатные 1С‑программисты могут расширить возможности программы.
Доработать 1С:Документооборот версии ПРОФ под любые задачи почти всегда дешевле, чем купить версию КОРП».
Антон Трубин
1С‑программист, фрилансер
Чем программа отличается от других конфигураций 1С
1С:Документооборот нужен, чтобы обмениваться документами и задачами между сотрудниками и отделами. Программа не конкурирует с другими версиями 1С, а дополняет их.
«Отдельно конфигурацию „Документооборот“ покупают редко. Ее берут в дополнение к версии для бухгалтеров или управления торговлей, когда их возможностей не хватает.
Например, договор с поставщиком согласовывают и подписывают в 1С:Документообороте, а потом автоматически передают в 1С:Бухгалтерию, чтобы отразить операцию в учете. То же касается заявлений на отпуск, актов, счетов и других внутренних документов компании».
Антон Трубин
1С‑программист, фрилансерЗачем нужна программа
Основные возможности программы «1С:Документооборот»:
- работа с документами;
- согласование документов;
- подписание документов;
- управление задачами и процессами;
- электронный архив;
- доступ к данным в облаке;
- интеграция с другими системами.
Работа с документами. В приложении создают и регистрируют входящие, исходящие и внутренние документы, хранят шаблоны договоров, актов, писем и приказов. Система ведет нумерацию и позволяет найти нужный документ по реквизитам. В 1С:Документообороте можно разграничить права для разных пользователей и хранить историю изменений документов.
Подготовили чек‑лист для тех, кто работает с большим количеством договоров, актов и накладных. Разобрали, как организовать хранение и что делать, если его срок истек.
Согласование документов. В 1С:Документообороте можно настроить маршруты согласования. Например, сначала юрист проверяет договор, потом руководитель утверждает, а бухгалтер видит финальную версию для учета. Все происходит автоматически: каждому приходит уведомление, сроки и статус видны всем участникам.
«1С:Документооборот выбирают компании, у которых документы часто зависают или теряются на согласовании. Особенно если сотрудники работают удаленно.
Чаще всего согласование с нескольких дней сокращается до одного дня или нескольких часов».
Антон Трубин
1С‑программист, фрилансерПодписание документов. В программу можно добавить электронные подписи — КЭП — и подключить систему электронного документооборота — ЭДО.
Управление задачами и процессами. В приложении можно ставить задачи сотрудникам и контролировать, как они их выполняют. 1С:Документооборот может заменить сервис для управления проектами, например Trello, Kaiten или Битрикс24.
Электронный архив. В одном месте собраны все договоры, акты, заявления, приказы, счета с поиском по реквизитам, содержимому или другим параметрам.
Доступ к данным в облаке. 1С:Документооборот доступен в двух версиях: локальная и облачная. Облачная версия дает удаленный доступ к документам из любого места, где есть интернет. Это удобно, когда у бизнеса подразделения в разных городах или сотрудники работают удаленно.
«Получить облачную версию 1С можно двумя способами: оплачивать абонплату подрядчику или нанять специалистов, которые сделают бизнесу свое облако и установят туда 1С.
Работать с облаком подрядчика проще, все поломки и проблемы он будет устранять сам. Свое облако дороже, его нужно поддерживать и обновлять. Такое решение окупится только через три‑четыре года».
Антон Трубин
1С‑программист, фрилансерИнтеграция с другими системами. Как уже говорили выше, 1С:Документооборот дополняет другие учетные конфигурации 1С. К программе можно подключить, например, электронный документооборот с контрагентами или государственными органами.
Недостатки программы
Наряду с возможностями у 1С:Документооборота есть и минусы, о которых стоит знать:
- для внедрения и адаптации программы нужны квалифицированные 1С‑консультанты и программисты;
- программу нужно сопровождать — то есть придется платить не только за первоначальную установку, но и за обновление форм документов, изменение маршрутов, работу облака;
- интегрируется только с другими решениями 1С — то есть, если бизнес хранит бухгалтерские, кадровые или торговые документы в иных сервисах, встроить и использовать 1С:Документооборот будет сложно.
Интеграторы 1С часто предлагают тестовую версию системы, чтобы понять, подходит ли она бизнесу.
Как определить, нужен ли бизнесу 1С:Документооборот
Подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет определиться.
Шаг 1. Оцените объем документов. Посчитайте, сколько документов поступает или создается в компании ежемесячно. Если меньше 50—60 документов в месяц, программа бизнесу не нужна, так как это будет очень дорого.
Шаг 2. Проанализируйте процессы согласования: часто ли в компании нужно согласовывать документы, много ли виз нужно ставить, как далеко находятся ответственные за это сотрудники и как сейчас налажен документооборот между ними. Если согласований немного, а все ответственные сотрудники работают в одном офисе, можно обойтись без программы.
Шаг 3. Оцените текущий документооборот: надежно ли сейчас хранятся документы, есть ли контроль доступа и версий, есть ли единый архив и удобно ли искать в нем данные. Если у бизнеса уже есть сервис для документооборота, файлы структурированы, можно легко найти нужный — дополнительная программа не нужна.
Шаг 4. Подумайте о рисках и ответственности. Если бизнес хранит персональные данные или коммерческую тайну, хочет ограничить доступ к документам и защититься от утечек — можно рассмотреть внедрение 1С:Документооборота, так как он позволяет это сделать.
Главное
- Программа «1С:Документооборот» — версия 1С для работы с документами и задачами бизнеса. Она не заменяет популярные версии «Бухгалтерия», «Зарплата и управление персоналом», «Управление торговлей», «Розница», а дополняет их.
- С помощью программы «1С:Документооборот» можно согласовывать и подписывать документы в электронном виде, управлять задачами и процессами компании, вести электронный архив документов.
- Стоит учесть, что для интеграции программы понадобятся квалифицированные сотрудники или подрядчик, придется регулярно платить за обслуживание и использовать 1С:Документооборот вместе с другими версиями 1С.
Расскажите, для каких задач хотите использовать программу «1С:Документооборот»?