Как рассчитать сроки и стоимость внедрения системы мотивации

В некоторых нишах — телекоме, банках, строительном ретейле и прочих — продажи в значительной степени зависят от консультанта. Будет ли он достаточно профессионален, мотивирован, клиентоориентирован, сможет ли помочь покупателю с выбором или отработает для галочки — решают многие факторы. Главный из них — внятная система мотивации, которая помогает компаниям стимулировать продавцов, мерчандайзеров и других сотрудников продающей цепи. Как рассчитать сроки и стоимость внедрения таких систем и подобрать для себя оптимальный вариант, узнаете в этой статье.

Затраты и сроки на разработку и внедрение программы мотивации в первую очередь зависят от технической сложности. Будет ли это комплексный продукт или простая механика, будет ли программа разработана силами самой компании или стороннего поставщика услуги.

Чтобы определиться с этим, нужно разобраться со следующими вопросами:

Каждый из этих вопросов компания может решать самостоятельно или автоматизировать, используя готовые инструменты и сервисы в помощь, — это дороже, но высвобождает ресурс.

Чтобы определиться с форматом работы, компании нужно проанализировать, как она взаимодействует со своими дилерами и дистрибьюторами, а также определить, будет ли мотивационная программа постоянной или приуроченной к отдельным событиям: к Новому году, 8 Марта, Дню металлурга и так далее.

Важно также, какие технические ресурсы есть у самой компании, в частности есть ли своя ERP-система и какой объём данных она собирает от дилеров и дистрибьюторов по закупкам и продажам.

Если у компании есть ERP-система, в которую на регулярной основе поступают данные по закупкам, продажам дилеров и дистрибьюторов, можно использовать её как основу для системы мотивации. Ничего дополнительно разрабатывать и автоматизировать не нужно, но может потребоваться доработка действий в ERP-системе силами внутреннего ИТ-специалиста. Например, если она собирает не все необходимые данные.

Компания собирает данные за выбранный период, проверяет их на соответствие условиям. Например, за месяц нужно было сделать закупок на 1 млн рублей. В собственной ERP-системе организатор акции может выгружать отчёты и видеть, какой дистрибьютор на сколько закупил за месяц проведения акции. Дальше, согласно условиям акции, дистрибьютору обещано вознаграждение. Встаёт вопрос о том, каким оно будет и в каком виде его выплатят.

При использовании ERP-системы компании обычно ограничиваются тем, что просто по счёту выплачивают дилеру или дистрибьютору определённую сумму вознаграждения, которую сам дилер или дистрибьютор раздаёт своим сотрудникам в виде премий.

Кроме этого, нужно учесть дополнительные издержки. С призового фонда необходимо заплатить НДФЛ и страховые взносы в бюджет: по факту его объём уменьшается на 35%.

Минусы: вовлечённость сотрудников дилера в мотивационную программу. Её эффективность может быть низкой из-за вознаграждения в виде премии, которая может поступать несвоевременно и не в том объёме, в каком ожидалось. У сотрудников дилера могут возникать вопросы о том, насколько честно он распределил полученные от организатора суммы.

обеспечения Если компания хочет сделать масштабную программу мотивации с большим бюджетом и понимает, что это окупится, она идёт в сторону разработки специального программного обеспечения. Это может быть сайт, мобильное приложение или оба варианта сразу. Разработкой могут заниматься собственные специалисты или сторонние.

Система представляет собой интерфейс для регистрации участников мотивационных программ, блоки для сбора данных по продажам и закупкам: автоматического, через интеграцию с ERP-системой и силами участников — для размещения акций.

Желательно, чтобы в ней присутствовали каталоги призов — там участники смогут обменять накопленные баллы. И желательно, чтобы эти вознаграждения быстро доставлялись. Никому не нравится копить баллы полгода, а потом ещё столько же ждать свою награду.

На разработку системы уходит полгода и больше — точные сроки зависят от набора функций. Цена вопроса — от 1 миллиона рублей по текущим ценам.

К этому нужно прибавить ежемесячные затраты на содержание системы: оплату серверов, расходы на поддержку (минимум на программиста и DevOps-специалиста). Главный плюс такого варианта — у организатора появляется программное обеспечение, в котором он может настроить всё так, как ему нужно. Если у него есть специфические механики акций и другие нюансы, которыми он хочет управлять самостоятельно, это может быть оправдано.

Минусы: проблема поиска релевантных призов и организации их быстрой доставки. Внутри собственной системы компании обычно доступен обмен баллов на скидку на собственный товар. Однако далеко не всегда он действительно нужен и интересен участникам мотивационной программы. Например, продавцу может быть совершенно неинтересно копить баллы на условные котлы, дрели и болгарки. В итоге накопленные баллы теряют свою ценность.

Разобраться с актуальными призами можно с помощью готовых решений, которые есть на рынке, — это мультикарты или интегрируемые каталоги призов.

Мультикарты — это универсальные подарочные сертификаты, пластиковые или электронные. Участник акции может обменять мультикарту на приз, который ему интересен: платёж на банковский счёт, сертификат в конкретный магазин и так далее.

Организатор программы определяет, сколько ему нужно мультикарт и какого номинала: например, у него 100 участников, и каждому начислено 5000 бонусов — нужно 100 карт номиналом 5000 рублей. Продавец мультикарт передаёт их организатору или доставляет именно участнику программы: пластиковые — курьером, виртуальные — рассылает по указанным электронным адресам. Как правило, продавцы мультикарт на сайтах-обменниках также реализуют возможность обработки анкет НДФЛ и уплаты НДФЛ в бюджет — это обеспечивает легитимность мотивационной программы.

Если компания для программы мотивации использует ERP-систему, она может конвертировать накопленные баллы участников в вознаграждения. Купить мультикарты и раздать потом участникам.

Лендинг. Для сезонных акций можно разработать лендинг, где участники будут совершать действия, чтобы подтвердить выполнение условий акции и получить бонусы, здесь же обменять их на мультикарту, а её — на выбранный приз. То есть учёт, начисление баллов и заказ мультикарт происходит в ручном режиме. А сам процесс регистрации, заполнения анкеты НДФЛ, обмена мультикарты на приз осуществляется на лендинге, который стилизован под мотивационную программу заказчиков.

В собственное разработанное программное обеспечение для системы мотивации компания может интегрировать каталог призов.

Плюсы: затраты увеличиваются, но благодаря автоматизации становится меньше ручного труда. Все вопросы с логистикой призов уходят к подрядчику, отчёты формируются в электронном виде.

Самый простой вариант для компании — присоединиться к сервисам, которые за подписку предоставляют полный цикл работ, связанных с организацией проведения мотивационной программы. Это так называемая автоматизированная система мотивации.

Как правило, в системы встроены витрины с каталогами призов, где организатор может выбрать, какие призы показывать, а какие — нет. В системе также решены вопросы обработки персональных данных: компании, которые предоставляют такой сервис, обычно обладают статусом оператора по обработке персональных данных. В том числе они могут взаимодействовать с паспортными данными, чтобы рассчитать и выплатить НДФЛ в бюджет.

Сроки запуска мотивационной системы варьируются от одного — трёх дней до месяца. Подключение может быть бесплатным, если у поставщика услуги есть все необходимые механики, или за доплату — если нужна кастомизация. Основная оплата идёт по тарифу подписки: в среднем это от 35 000 рублей в месяц. Цифры зависят от того, что включено в тариф. Например, там могут быть добавлены колл-центр, СМС-уведомления, ручная проверка продаж.

Минусы: нужно адаптироваться к тому набору функционала и механик, которые предоставляет конкретный сервис. Поэтому важно вдумчиво выбирать компанию, узнавать о её планах по развитию продукта.

Если у компании никогда не было мотивационной программы, нет понимания, насколько она будет эффективна, какие акции будут популярны, а какие — нет, какие механики сработают, а какие — нет, лучше пройти через пилотный запуск и протестировать гипотезы за минимальный бюджет.

Даже тщательный анализ действий конкурентов и компаний из смежных ниш не даст точного понимания, как действовать, лучше, чем пилот. Если у конкурента вы видите в программе мотивации чеки, вы не можете быть на 100% уверены в том, что эта чековая механика у него основная и она лучше всего работает. Возможно, конкурент просто тестирует эту гипотезу, и на самом деле у него плохие показатели от проведения этой акции. И нет гарантий, что решения конкурента сработают на вашем продукте, поэтому нужны тесты.

Два самых страшных врага всех мотивационных программ — желание сразу сделать «космолёт» с обилием механик и возможностей и отсутствие аналитики и опыта, которые позволяют понять, что будет работать, а что — нет. Поэтому нужно формировать гипотезы и тестировать их.

После этого пилота уже принимайте решение, как действовать дальше. Любой вариант может быть оптимальным для отдельно взятой компании. Главное, чтобы выбор был обоснованным.