Самозанятый пропал, а чек не прислал: инструкция для ИП
В настоящее время многие ИП сотрудничают с самозанятыми, ведь это удобно и выгодно. Однако в этом есть и подводные камни. Одна из наиболее неприятных ситуаций — когда самозанятый исполнитель после выполнения работ, подписав акт и получив оплату, не предоставляет чек и пропадает.
Для учета расходов это настоящий квест: как подтвердить расходы для целей налогового учета и избежать претензий со стороны налоговиков. Если вы столкнулись с такой проблемой, не паникуйте. В статье расскажем, какие шаги можно предпринять, чтобы защитить интересы компании.
Собрали в чек‑лист основные пункты, которые должны быть в договоре с самозанятым. Чек‑лист можно скачать и распечатать, чтобы сверяться с ним при оформлении гражданско‑правового договора.
Важность чека от самозанятого: почему без него никак
Деятельность самозанятых регламентирует закон от 27.11.2018 № 422–ФЗ. Прежде чем разбирать, что делать в отсутствии чека, вспомним, почему он так важен. Самозанятый формирует его в приложении «Мой налог» после получения оплаты. Для предпринимательства именно этот чек подтверждает факт получения дохода самозанятым и расходов, понесенных в процессе деятельности.
Сформировать чек и передать его заказчику — это прямая обязанность самозанятого (п. 1 ст. 14). Чтобы передать, подойдет любой способ: мессенджеры, электронная почта, заказное письмо по Почте России (п. 4, 5 ст. 14).
Без чека налоговые органы усомнятся в обоснованности затрат и переквалифицируют такое взаимодействие в сотрудничество с физлицом. Следовательно, нужно было с оплаты удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. А за несвоевременную уплату налогов будут пени и штрафы.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Профилактика лучше лечения: что нужно сделать заранее
В деловых отношениях между заказчиком и исполнителем всегда заключается договор. Возникает вопрос: как быть в ситуации с самозанятыми? Хотя договор, счета и акты не являются обязательными документами при работе с ними, но отсутствие этих документов увеличивает риски такого сотрудничества.
Без договора рискует не только заказчик, но и исполнитель–самозанятый. Недобросовестный заказчик может просто получить выполненный заказ и исчезнуть, не заплатив за него. Сложно будет доказать факт договоренности на заказ.
Но и исполнитель может решить не платить налог на профессиональный доход (НПД). Получив деньги, не станет формировать чек в «Мой налог», а затем совсем пропадет. На первых этапах эксперимента по НПД такие случаи происходили чаще, чем сейчас.
Однако такая ситуация может возникнуть именно при оплате с банковского счета предпринимателя на счет самозанятого. Потому что при оплате наличными и банковской картой чек выдается сразу (п. 3 ст. 14).
Один из способов избежать проблем — заранее позаботиться, чтобы предотвратить подобные ситуации. В этом поможет договор между ИП и самозанятым. Методологи компании Scloud порекомендовали, что еще предпринять, чтобы обезопасить себя.
Пропишите в договоре порядок предоставления чека. По закону срок формирования чека самозанятым при оплате по безналу — до 9‑го числа следующего после поступления ему оплаты месяца. Поставьте свой срок, например в течение 5 рабочих дней после получения оплаты. Дополнительно укажите, каким способом нужно предоставить чек.
Определите размер штраф за задержку предоставления чека в разделе о штрафных санкция. Так исполнитель будет знать, что его ждет, если дело дойдет до суда. Хотя самозанятому за его «забывчивость» оформить чек и так грозит штраф по закону (ст. 129.13 НК РФ):
- первичная «забывчивость» — 20% от суммы оплаты, по которой нет чека;
- повторная в течение полугода — 100% суммы не сформированного чека.
Проверяйте периодически статус самозанятого. Делайте это не только перед заключением договора, но и перед каждой выплатой на сайте ФНС. Для пользователей 1С доступен сервис 1С:Статус самозанятого, который автоматически проверяет статус на момент подписания договора, при подготовке платежного поручения и создания закрывающих документов. Также в договоре оговорите, в какой срок нужно сообщить о потере статуса самозанятого.
Дополнительная подстраховка — прописать в договоре финансовую компенсацию, которую выплачивает исполнитель, если налоговики из‑за несвоевременного сообщения о смене статуса уличат заказчика в работе с физлицом–не самозанятым и доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени, штрафы.
Самозанятый пропал: что предпринять сейчас
Случилось неприятное — ситуация уже произошла. Что же делать, если самозанятый не передал чек?
Пытайтесь связаться. Это самое очевидное, но все же. Используйте все контакты, которые у вас есть: телефон, электронная почта, мессенджеры. Бывает так, что человек просто забыл. Напомните ему, что в таком случае он избежит штрафа, но пени за просрочку придется заплатить. В сообщениях дополнительно укажите размеры штрафов, которые он заплатит по закону и договору, если он есть и штрафные санкции прописаны.
Направьте официальный запрос. Если связаться не удалось, направьте письмо по адресу регистрации самозанятого с указанием реквизитов договора, акта, суммы оплаты и срока, в который вы ожидаете чек. Лучше отправьте заказным письмом с уведомлением. Для налоговой и суда это лишнее доказательство ваших усилий.
Соберите максимум документов, доказывающих сотрудничество с самозанятым. Сейчас практически никто не работает лишь по устной договоренности, везде нужны документы. Подготовьте:
- договор, акт оказанных услуг с подписью самозанятого (если есть);
- платежные поручения или выписки из банка;
- переписку (какая имеется), которая подтверждает факт заказа услуг, их выполнения и претензии по поводу чека;
- иные документы — техническое задание, отчеты о выполненной работе, подтверждение передачи результатов работы.
Все вместе эти документы помогут доказать налоговой инспекции реальность сделки и обоснованность расходов. Также они могут пригодиться для суда, если дело примет такой оборот.
Однако бывают случаи, когда самозанятый оформил чек, передал заказчику. При этом все сроки и условия договора соблюдены. Затем, решив сэкономить на налогах или чтобы не потерять свой статус по сумме выручки — не более 2,4 млн рублей в год (ст. 4), аннулирует этот чек.
Заказчик об этом узнает только, если решит проверить чек по QR–коду. При проверке откроется оригинал чека на сайте ФНС, а если не откроется — чек недействительный. В этом случае, помимо рассмотренных шагов, есть еще один.
Инициируйте проверку самозанятого. На сайте ФНС либо в налоговую инспекцию обратитесь с жалобой на вашего недобросовестного исполнителя. Налоговики проверят ваши факты. Исполнителю выпишут штраф за свои противозаконные действия, но для заказчика штрафа не будет.
Риски отсутствия чека
Отсутствие чека самозанятого ведет к неприятным последствиям для ИП на основной системе налогообложения, УСН «доходы минус расходы» и ЕСХН.
Снятие расходов. Основной риск — налоговики вероятнее всего снимут расходы по отсутствующему чеку. По закону только он является доказательством, что выплаты самозанятому можно принять в расходы (п. 8, 9 и 10 ст. 15), даже если есть подписанные договор и акты выполненных работ. Как следствие, доначислят налоги и и насчитают пени.
Изменение статуса отношений. В худшем случае партнерство с самозанятым налоговики будут рассматривать как взаимодействие с физлицом без особого статуса. А это значит, придется заплатить НДФЛ в качестве налогового агента и страховые взносы. Если все‑таки учли суммы оплаты без чеков в расходах, лучше не ждите проверки налоговиков, пересчитайте налоги и подайте уточненные декларации и расчеты. Так избежите штрафов.
Когда сделано все на законных основаниях на момент сложившейся неприятной ситуации, с большей уверенностью сможете отстаивать свои права перед налоговиками и, если понадобится, в суде.
Работа с самозанятыми в 1С:Бухгалтерия
Консультанты Scloud подсказали, что особых нюансов в 1С:Бухгалтерия по взаимодействию с плательщиками НПД нет. Важно, чтобы программа была настроена на работу с ними: вкладка «Главное» — Настройки — Функциональность. Далее в разделе «Учет по договорам» одноименный пункт отметьте галочкой. Если в программе используется полный функционал, указанный пункт отмечается автоматически.
Далее все как с обычными поставщиками. Сначала создайте контрагента с признаком «ИП» или «Физическое лицо»: вкладка «Справочники» — Покупки и продажи — Контрагенты.
В карточке договора по соответствующим вкладкам внесите его номер и дату, а также реквизиты банка для выплат. Вид договора будет «С поставщиком», а в поле «Налогообложение контрагента» укажите Налог на профессиональный доход. Для расчета с плательщиком НПД используйте счета:
- 60.01 — расчеты с поставщиками;
- 60.02 — расчеты по выданным авансам.
Счет учета укажите, когда вносите договор по интерактивной ссылке «Счета расчетов с контрагентами».
Последующие действия обычные, как при поступлении товаров и услуг: оформите в программе приход оказанной услуги, а затем оплатите ее способом, который согласован договором.
В приходном документе проставьте соответствующие галочки о получении чека и оригинала подписанного акта. Так в дальнейшем будет проще отследить наличие чеков, чтобы не попасть в неприятную ситуацию. По кнопке «Заполнить» откроется форма для загрузки чека, где укажите его номер и ссылку на него.
Также полученные услуги от самозанятых можно фиксировать в программе через Реестр выплат самозанятым. Этот способ возможен при условии, что обслуживающий вашу организацию банк предоставляет такую услугу. Для начала настройте программу для работы с реестром: вкладка «Главное» — Настройки — Функциональность. Далее в разделе «Расчеты» проставьте галочку перед пунктом «Реестры выплат самозанятым».
Вид услуги в создаваемом документе будет «Единая», если все перечисленные в списке самозанятые выполняли одинаковую работу. Если разную, то выберите вид услуги «В списке».
На стадии создания документ имеет статус «Подготовлено». Как только оплатите Реестр, поменяйте в документе статус на «Оплачено». После этого появится возможность для каждого самозанятого из списка загрузить чек.
Осмотрительность — ключ к успеху в работе с самозанятыми
Уважаемые предприниматели, будьте бдительны и внимательны при сотрудничестве с самозанятыми. Как показывают описанные ситуации, отсутствие чека или его аннулирование может привести к серьезным налоговым рискам и дополнительным финансовым обязательствам.
Настоятельно рекомендуем заранее продумать все нюансы взаимодействия и включить в договор пункты, которые защитят ваши интересы и дисциплинируют исполнителя. Помните: профилактика всегда эффективнее лечения, а договоренности, закрепленные письменно, — залог вашего спокойствия и успешного ведения бизнеса.
