Процессный подход Системы менеджмента качества в ERP — системах
ERP — системы представляют собой модель управления ресурсами предприятия, разделенными на блоки, где каждый блок — это один из основных бизнес‑процессов предприятия: Планирование / бюджетирование, Продажи, Закупки, Склад, Производство, Кадры и зарплата, Казначейство, Регламентированный / Международный финансовый учет. В статье расскажем, как бизнес‑процессы предприятия отражаются в блоках учетных систем класса ERP.
Отражение бизнес‑процессов в ERP‑системах
Модель представления блоков в ERP — системах можно сопоставить с происходящими бизнес‑процессами на предприятии. Планируем — получаем заказ клиента — закупаем — оформляем на склад — производим — начисляем зарплату — оплачиваем и получаем деньги за продукт — учитываем и оцениваем достигнутый результат. Звучит несколько упрощенно, на практике же ERP — системы дают нам возможность определять последовательность процессов самостоятельно. Для одной организации актуально производство, для другой — сборка, для третьей — только перепродажа. При этом в любых автоматизированных процессах мы можем проследить их взаимодействие: от прослеживания цепочки документов до открытия документа по интересующей цифре из отчета.
ERP — системы содержат средства описания и контроля процессов, мониторинга целей организации. 1C:ERP Управление предприятием 2.5 содержит такие инструменты в блоке «Бюджетирование и планирование». В 1C:ERP Управление холдингом 3.2 под настройку регламента процессов системы выделен отдельный блок «Процессы и согласования». А определить и контролировать возможные риски при достижении поставленных целей позволит блок «Управление рисками».
Рассмотрим подробнее инструменты ERP‑систем, предоставляющие возможность реализации процессного подхода и риск‑ориентированного мышления.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
1С:ERP Управление предприятием 2.5
Отражение процессного подхода в 1С:ERP Управление предприятием в блоке “Бюджетирование и планирование” реализовано инструментами Бюджетный процесс и Управление процессом планирования.
Бюджетный процесс — это регламент, который создает пользователь и описывает по этапам план подготовки бюджетов, сроки и порядок согласования в рамках бюджетной модели. Автоматически создаются задачи для пользователей, участвующих в подготовке бюджетов, контролируется их выполнение. Оповещения по задачам могут приходить и по электронной почте. Функция мониторинга бюджетных процессов позволяет следить за ходом выполнения бюджетного процесса в формате диаграммы Ганта.
Управление процессом планирования представляет собой рабочее место, в котором пользователь настраивает структуру планирования в рамках бюджетного сценария. Структура планирования состоит из этапов и видов планов. Планы могут быть введены вручную, рассчитываться по источникам, или автоматически на основании необеспеченных потребностей. Плюсы данного функционала в том, что пользователь одновременно видит структуру планирования и обороты, остатки товаров по плану. Это помогает оценить сбалансированность планов за период.
1С:ERP Управление холдингом 3.2
В 1С:ERP Управление холдингом 3.2 инструментарий реализации процессного подхода — это блок “Процессы и согласования”, риск‑ориентированного мышления — блок “Управления рисками”.
Процессы и согласования. Функционал блок позволяет пользователю создавать маршруты согласования объектов системы, подготовки отчетности и бюджетов, выполнения операций внутри и вне системы. Например, можно создать регламент процесса подготовки отчетности МСФО или маршрут согласования заявок на оплату. Ответственность пользователей за согласование и подготовку отчетности распределяется в Матрице полномочий. Возможно назначить и конкретного пользователя и роль. Исполнители ролей определяются в Матрице адресации. На основании созданных маршрутов, настроенных матриц полномочий и адресации формируются задачи и напоминания пользователям. Задачи и напоминания отображаются в системе и могут приходить на электронную почту. После совершения действия согласования или отклонения, задачи выполняются автоматически.
Управление рисками. Блок содержит инструменты учета и контроля рисков, а также произошедших инцидентов. К примеру, возможно контролировать риски просроченной дебиторской / кредиторской задолженности или некачественной поставки материалов. Основные этапы процесса Управления рисками: определяются риски, назначаются владельцы риска, планируются предупредительные мероприятия, фиксируются инциденты. По возникшим негативным событиям, зафиксированным как инциденты, также составляются и учитываются мероприятия. Управление статусами мероприятий осуществляется через процесс согласования. Данными инструментами, возможности блока не ограничиваются. Также доступны: настройка матрицы рекомендуемых условий договора в зависимости от категории риска, установка кредитных рейтингов, лимитов и условий оплаты дебиторской задолженности, работа с претензиями, учет этапов претензионно‑исковой работы.
Расширение возможностей ERP‑систем
Возможности ERP‑систем можно улучшить, используя RPA‑технологий для роботизированной автоматизации рутинных процессов. С их помощью можно описать процессы, которые будут в режиме нон‑стоп выполняться без участия пользователей. Например, доверить роботу создавать документы системы на основании обработанных скан копий документов или файлов Excel, выполнять сверку документов с данными системы. Удобно, когда робота можно создать, описав процесс с помощью блок‑схемы. Создавая робота важно понимать каждый шаг, который он должен совершить в этом процессе для замены человека.
Систематизировать документацию и обеспечить хранение документов помогут Системы электронного документооборота (например, 1С: Документооборот) и Системы долговременного хранения документов (например, 1С: Архив). Системы электронного документооборота обеспечивают автоматизированную регистрацию документов, маршрутизацию и контроль исполнения распоряжений, имеют свою настраиваемую систему согласования. Бесшовная интеграция позволяет работать с данными 1С: Документооборота из интерфейса ERP‑систем.
Заключение
Современные ERP‑системы предоставляют организациям средства для эффективного управления бизнес‑процессами: моделировать, автоматизировать и контролировать ключевые процессы, от закупок и производства, до продаж и логистики. Благодаря этому, компании получают возможность оптимизировать свою деятельность, сократить издержки и повысить качество продукции и услуг.
Модель процессов и инструментарий ERP‑систем соответствует процессному подходу и риск‑ориентированному мышлению стандартов Системы менеджмента качества. Внедрение ERP‑системы в совокупности с RPA‑технологиями и Системой электронного документооборота, позволит получить мощный инструмент учета, управления и контроля бизнес‑процессов организаций.
