Новые правила УПД с 2025 года: как избежать штрафов от ФНС
С 1 апреля 2025 года вступают в силу новые требования Федеральной налоговой службы (ФНС), которые обязывают компании и ИП использовать обновленный формат универсального передаточного документа (УПД) — XML версии 5.03. Это изменение направлено на повышение прозрачности и автоматизацию электронного документооборота.
Почему ФНС вводит новые правила и кому их соблюдать
ФНС стремится повысить прозрачность учета и сократить количество ошибок в налоговой отчетности. Ранее компании могли отправлять УПД в PDF, но такой формат не позволял автоматизировано проверять данные. Теперь XML станет обязательным, так как он упрощает передачу данных и исключает человеческий фактор при обработке документов.
Переход на XML УПД касается всех, кто работает с электронными документами. В первую очередь это:
- Организации и ИП на общей системе налогообложения (ОСНО). Так как они являются плательщиками НДС и обязаны предоставлять корректную отчетность.
- Компаний, выступающих налоговыми агентами, даже если они работают на упрощенной системе налогообложения (УСН). Они должны правильно оформлять УПД, чтобы избежать претензий со стороны ФНС.
- Бизнесы, работающие с прослеживаемыми товарами (например, техника, лекарства, ювелирные изделия). Им необходимо подавать данные в машиночитаемом формате для строгого контроля за движением таких товаров.
Важно разобраться в ключевых аспектах обновленного формата. Рассмотрим, какие именно изменения вступят в силу в 2025 году.
Основные изменения в УПД
До 1 апреля 2025 года действует переходный период, в течение которого разрешается использование как старого формата 5.01, так и нового 5.03. Однако с 1 апреля 2025 года применение формата 5.03 станет обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей.
Ниже — основные изменения.
Новые ставки НДС. Формат 5.03 поддерживает новые ставки НДС: 5%, 7%, 9,09% и 16,67%. Это особенно важно для организаций на упрощенной системе налогообложения (УСН), которые с 1 января 2025 года становятся плательщиками НДС и должны выставлять счета-фактуры с соответствующими ставками.
Отражение стоимости прослеживаемых товаров. В новом формате предусмотрена возможность указания стоимости товаров, подлежащих прослеживаемости, без НДС в рублях. Это помогает избежать ошибок при учете за оборотом таких товаров.
Дополнительные сведения при передаче основных средств. Формат 5.03 позволяет указывать амортизационную группу, код вида основных фондов, срок полезного использования (СПИ) и фактический СПИ для бывших в употреблении объектов основных средств. Это упрощает процесс передачи и учета основных средств между организациями.
Интеграция с системами обязательной маркировки. Новый формат включает элементы для указания глобального идентификационного номера товарной продукции (GTIN) и других сведений, необходимых для контроля оборота маркированных товаров. Это облегчает соблюдение требований законодательства по обязательной маркировке.
Рассылка для бухгалтеров
Раз в две недели присылаем новости и советы, которые помогут упростить работу и больше зарабатывать
Какие риски есть у бизнеса
Несоблюдение новых требований может привести к серьезным последствиям:
- Штрафы: 1 000 ₽ за каждый некорректный документ.
- Проблемы с налоговой: неправильно оформленные УПД могут вызвать претензии со стороны ФНС и привести к дополнительным проверкам.
- Задержки в работе: ошибки в документах могут повлечь за собой отказ от их принятия со стороны партнеров и налоговых органов.
- Проблемы с контрагентами: поставщики и покупатели могут отказаться от сотрудничества, если документы не соответствуют новым требованиям.
Поэтому важно заранее подготовиться к изменениям и адаптировать свои процессы.
Как действовать, чтобы избежать проблем
Чтобы избежать проблем, следуйте этому плану.
Проверить учетную систему. Убедитесь, что ваша программа (1С, ERP, CRM) поддерживает XML 5.03.
Связаться с оператором ЭДО. Узнайте, поддерживает ли он новый формат и корректно ли передает документы в налоговую.
Операторы ЭДО поддержали новый формат прошлым летом, в том числе и в типовых интеграционных решениях. После этого формат был изменен в январе 一 вступили в действие новые ставки НДС, а также было внесено несколько косметических правок в формат.
В целом, переход на новый формат 一 это сложная работа, которая требует слаженной работы всей команды сервиса. Мы призываем наших пользователей при изменении форматов не откладывать переход на последний момент. Это позволит сделать его в спокойном режиме и не рисковать остановкой бизнес-процессов.
Роман Акимов
Руководитель проектной группы поддержки законодательства и развития технологий ЭДО в СКБ Контур
Настроить автоматическую проверку. Включите контроль корректности XML-файлов перед отправкой.
Обучить сотрудников. Разъясните бухгалтерам и менеджерам, как работать с новым форматом.
Протестировать отправку документов. Проверьте несколько документов на корректность перед массовым переходом.
Несмотря на возможные затраты на адаптацию, в долгосрочной перспективе переход на XML-формат упростит налоговую отчетность, сократит количество ошибок и ускорит обработку документов.
Важно
Чтобы избежать штрафов и сложностей, не стоит откладывать подготовку. Проверьте, поддерживает ли ваша учетная система новый формат, протестируйте отправку документов и обучите сотрудников. Чем раньше начнете, тем проще будет адаптироваться к новым требованиям ФНС.
