Электронная подпись vs рукописная: какое решение выбрать для бизнеса

Эффективность процессов и безопасность сделок — ключевые факторы успеха современного бизнеса. Какая подпись будет самой удобной, надёжной и оптимальной? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов, которые мы рассмотрим в статье.

По российскому законодательству ЭП регулируется Федеральным законом ‭«Об электронной подписи» №63. Выделяют два вида ЭП: простая и усиленная.

Простая электронная подпись (ПЭП). Она часто встречается и применяется для авторизации на сайте при помощи логина и пароля или при подтверждении финансовых операций по СМС.

Усиленная электронная подпись. В отличие от простой электронной подписи, она основана на криптографии — сложном математическом методе шифрования. Криптография защищает документы от хакерских атак, подмены содержания после подписания и позволяет установить личность подписанта.

Усиленная ЭП делится на:

УНЭП и УКЭП защищены криптографией, которая гарантирует невозможность взлома и внесения односторонних изменений в документ после подписания. УКЭП имеет более сложный процесс выпуска и высокую стоимость. Поэтому, если бизнесу не нужно подписывать документы, которые передаются в госреестры, УНЭП будет оптимальным выбором для подписания рутинных документов.

УНЭП широко используется для большинства рутинных документов бизнеса, например, договоров, актов, согласий, заявлений, отчётов, кадровых документов и многих других. Однако есть некоторые исключения, где на законодательном уровне нужно использовать УКЭП или подписывать документы от руки. Согласно ТК РФ, некоторые документы должны быть оформлены только на бумаге. К счастью, таких исключений очень мало и они составляют лишь небольшую часть кадровой документации: приказ об увольнении, журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае на производстве. Все остальные документы для взаимодействия с кадрами можно оформлять с применением ЭП.

При электронном взаимодействии с государственными органами можно пользоваться только УКЭП. К примеру, УКЭП необходима для сдачи налоговой отчётности, подписания счетов-фактур или регистрации в Росреестре.

ПЭП доступна абсолютно всем пользователям. Например, даже школьник может легко подписаться на любую рассылку или осуществить вход в личный кабинет на сайте, не имея паспорта.

Получить и использовать УНЭП и УКЭП может гражданин России, достигший 14-летнего возраста. Это связано с тем, что при получении усиленной подписи необходим паспорт для идентификации личности. Кстати, если подросток захочет выпустить УНЭП при поступлении в вуз или трудоустройстве, ему потребуется письменное согласие родителей. В сделках с недвижимостью согласие родителей должно быть нотариально заверено. Но чаще всего УНЭП и УКЭП используют, конечно, не подростки, а компании или предприниматели для заключения сделок и подписания различных документов.

Таким образом, ПЭП может использовать любой человек без подтверждения личности, и при её выпуске отсутствует контроль над возрастом пользователя. УНЭП и УКЭП требуют идентификации заявителя по паспорту. Такая процедура получения и идентификации делает усиленные виды электронной подписи наиболее защищёнными и надёжными помощниками в подписании документов. Электронная подпись — универсальное решение для бизнеса любого масштаба — от частного предпринимателя до крупной корпорации. Она поможет организовать документооборот со всеми участниками бизнес-процессов и заинтересованными сторонами.

Как мы уже выяснили, для документооборота используются усиленные виды ЭП. Разберёмся, какими преимуществами перед мокрой подписью они обладают, что делает их особенно привлекательным решением для любой компании или предпринимателей.

Безопасность УНЭП и УКЭП, которую гарантирует криптографическая защита информации. Такое надёжное шифрование с помощью математических алгоритмов препятствует мошенническим действиям с подписью. Документооборот становится прозрачным для всех сторон сделки.

Эффективность и скорость подписания ЭП существенно выше, чем с бумагой. Это особенно важно для компаний с большим объёмом документации. Автоматизация процессов позволяет существенно сократить время заключения сделки или получения согласия сторон, а также перераспределить нагрузку сотрудников, уделив время более важным задачам. Более того, для заключения сделок или подписания документов больше нет необходимости в личных встречах. ЭП экономит время и повышает лояльность работников, покупателей и партнёров.

Экономическая выгода использования ЭП очевидна. Она позволяет оптимизировать расходы на логистику документов и их архивное хранение, а также снизить затраты на покупку бумаги и картриджей для печати на принтере. Архив с бумажными документами, в свою очередь, требует выделения определённой площади под хранение и ресурсы на его обслуживание, а также подразумевает дополнительные затраты на курьеров.

Удобство использования. С ЭП появляется возможность работать с документами из любой точки мира. Подписывать документы из отпуска или найти необходимый файл, чтобы перепроверить условия сделки с электронной подписью, — это очень легко. Документы всегда под рукой, что упрощает их поиск и управление. Также ЭП исключает возможность потери файла, что нередко случается с бумагой.

Масштабируемость. ЭП даёт возможность одновременно вести документооборот с несколькими людьми и обрабатывать большие объёмы данных в кратчайшие сроки. Регулярные или массовые операции легко автоматизируются, существенно упрощая работу компании. Также бизнес может расширить географию своего взаимодействия, заключая сделки с клиентами или сотрудниками онлайн из других городов.

Все эти преимущества в конечном счёте способствуют росту выручки бизнеса и повышают репутацию.

Приведём несколько аргументов.

Криптографическая защита. В основе современной криптографии лежит процесс шифрования, превращающий данные в специальный код. Расшифровать его способен только владелец ключа.

Разберём чуть более подробно средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Они делятся на симметричные, при которых один и тот же ключ используется для кодирования и восстановления информации, и асимметричные, предполагающие использование двух уникальных последовательностей знаков: закрытого и открытого ключа. При работе с ЭП преимущественно используется асимметричное шифрование:

Ключи математически связаны между собой. При внесении малейших изменений в документ, математическая связь подписи с файлом разрывается. Чтобы взломать хотя бы одну электронную подпись, потребуются невероятные вычислительные мощности. Этот процесс занял бы более 10 тысяч лет. Именно поэтому криптографические решения считаются наиболее надёжным способом для ведения документооборота.

Цифровые следы. У ЭП есть важная составляющая — метка доверенного времени. Она точно фиксирует, когда файл был подписан, и эта информация уже не может быть изменена. Метка работает даже после истечения срока действия сертификата ЭП (при его наличии) и служит надёжным доказательством в спорных ситуациях. Все цифровые следы, которые создаются при подписании документа, позволяют понять, когда и где было совершено это действие, а также кто является владельцем ЭП.

Документ невозможно изменить в одностороннем порядке после подписания. Благодаря криптографии, любое, даже самое незначительное, изменение в подписанном файле будет сразу обнаружено. Например, если кто-то решит добавить в документ какой-либо символ, то первичная подпись уже не подойдёт к этому документу.

Теперь проанализируем, что было бы в случае с подписанием документа на бумаге:

Электронная подпись — это удобный и современный инструмент для бизнеса, который гарантирует неизменность документа после подписания, надёжно защищён криптографией и оставляет цифровые следы.

Наша компания провела исследование и выявила, что в 2023 году большинство судебных разбирательств (98,9%) касалось оспаривания подписей на бумаге. Случаи оспаривания УКЭП встречались значительно реже — всего 1,1% от общего числа разбирательств. При этом судебные разбирательства, связанные с УНЭП, на текущий момент отсутствуют.

Проблемы, возникающие при оспаривании УКЭП, никак не связаны с уязвимостью самой технологии. Основная причина — человеческий фактор, а именно несоблюдение цифровой гигиены и передача персональных данных посторонним лицам.

Хотите быть уверенным в безопасности вашей электронной подписи? Мы подготовили для вас несколько простых правил, которые помогут защитить ваши данные. Следуйте этим рекомендациям:

В случае с рукописной подписью сложно давать рекомендации по защите данных, ведь мошенники могут подделать любую мокрую подпись, а судебные дела длятся годами и не приносят результата. Именно поэтому мы рекомендуем переходить на электронную подпись — современное решение для безопасного документооборота.

Чтобы лучше понять преимущества электронной подписи, рассмотрим аналогию с хранением денег. Носить наличные в кошельке — всё равно что использовать рукописную подпись. Деньги могут украсть, подпись — подделать, а доказать факт мошенничества сложно. Банковские карты работают подобно электронной подписи: доступ требует пин-кода, который знает только владелец, а при попытке снятия денег через банкомат защиту обеспечивает система видеонаблюдения, фиксирующая все действия мошенника и предотвращающая правонарушения.

Как не ошибиться с выбором электронной подписи:

Готово! Теперь вы определились с подходящим видом подписи и готовы к электронному документообороту.

Ниже — 7 шагов по переходу на электронное подписание документов.

Подготовительный этап. На этом этапе определите приоритетные документы, которые вы будете оцифровывать в первую очередь, проанализируйте процессы компании и оцените текущие объёмы документооборота.

Выбор ЭП. Чтобы внедрение электронного документооборота прошло успешно, необходимо правильно выбрать вид электронной подписи, исходя из ваших задач.

Исследование рыночных решений. Изучите уже существующие на рынке предложения, сравните стоимость, оцените их функционал и отзывы.

Тестирование. Проведите тестирование выбранного решения, проверьте интеграцию с вашими системами, оцените удобство пользовательского интерфейса. Начинайте обучение сотрудников.

Принятие решения. Проанализируйте результаты тестирования, оцените качество работы технической поддержки сервиса, проверьте наличие обучающих материалов, готовность сотрудников и финально утвердите решение.

Оцифровка документооборота. Сначала запустите пилотный проект в одном отделе и соберите обратную связь, затем масштабируйте на другие бизнес-процессы.

Полный переход на электронный документооборот. Теперь вы готовы перейти к электронному подписанию документов и избавить себя от бумажной волокиты.

Теперь, когда вы определились с выбором ЭП и разобрались в процессе перехода на электронное подписание документов, вы можете эффективно оптимизировать бизнес-процессы.

ЭП — неотъемлемая часть современного бизнеса, которая превратилась из инновационной технологии в помощника в повседневных задачах. Благодаря ей удобно решать все важные дела прямо с экрана смартфона или компьютера, где бы вы ни находились.

Наша компания прогнозирует, что в течение следующих 5 лет половина всего документооборота между компаниями и клиентами-физлицами будет оцифрована. А в перспективе десяти лет мы ожидаем полный переход на электронную подпись и отказ от бумажных документов.