Как автоматизация помогает работе HR-менеджеров. И как ее внедрить
Я создал подробное руководство по автоматизации HR-процессов. В нем я рассказываю о самой концепции автоматизации в области управления персоналом и объясняю, в каких случаях компании стоит задуматься об ее внедрении. Особое внимание уделено практическому применению искусственного интеллекта для оптимизации различных кадровых задач. Также в гайде описана методология выбора подходящей HR-системы с учетом конкретных потребностей бизнеса.
Что такое HR-автоматизация
Автоматизация HR — это использование современных технологий и систем для упрощения работы отдела кадров. HR-процессы в компаниях, где все делается вручную, выглядят примерно так. Вакансии размещают на популярных сайтах поиска работы. Отклики о кандидатах сохраняются в разрозненных источниках. При ручном подборе играет роль и человеческий фактор (забыли вовремя написать кандидату, не сохранены контакты, потерялось письмо). Как итог — срок найма увеличивается.
Адаптация новичков проходит без четкой структуры, а оценка сотрудников базируется на личных мнениях коллег. Коммуникации между руководителями и HR ведутся через электронную почту, от этого процесс согласования вакансии может быть поломан. Больше кандидатов, больше штатных сотрудников — более громоздкой и трудоемкой становится работа.
Почему компании автоматизируют HR
Системы для HR помогают справиться с рядом проблем.
Как итог: автоматизация помогает быстрее нанимать, адаптировать, обучать людей и оптимизировать рутинные процессы с измеримой пользой для бизнеса.
Сегодня доля российских компаний, использующих технологии в управлении персоналом, такова:
- Крупные компании (свыше 3000 сотрудников) активно автоматизируют HR-процессы. Так, 72% уже внедрили такие решения.
- 14% компаний выделили автоматизацию HR-функций среди основных достижений 2024 года.
- 37% российских компаний используют искусственный интеллект, включая генеративные сети, для решения задач в сфере управления персоналом.
- Почти половина (42%) компаний по-прежнему не используют автоматизацию в HR, что свидетельствует об отставании от лидеров рынка.
Когда стоит автоматизировать HR, а когда — нет
Прежде чем принимать решение об автоматизации, необходимо тщательно взвесить все «за» и «против», провести анализ потребностей бизнеса и оценить имеющиеся ресурсы. Важно помнить, что автоматизация — это не самоцель, а инструмент, который должен использоваться осознанно и стратегически.
Рассмотрим мифы, кому автоматизация не нужна.
Автоматизация нужна только крупным компаниям. Автоматизация помогает и малым и средним компаниям с нуля выстроить процесс подбора и развития под свои запросы на кадровом рынке.
Автоматизация нужна только компаниям из городов-миллионников. Подобные HR-cистемы больше не прихоть модных компаний из Москвы», а реальная возможность увести кандидата у конкурента с сильным брендом за счет комфортного трудоустройства и работы в компании.
Автоматизация нужна только если данные уже есть. Внедрение автоматизации возможно даже при отсутствии хорошо структурированной базы сотрудников и кандидатов.
Автоматизация нужна, если у HR и руководителей есть время на обучение. Современные HR-платформы предлагают интуитивно понятный интерфейс и всестороннюю поддержку (видеоуроки, техническая поддержка).
Рассылка: как вести бизнес в России
Раз в неделю присылаем самые важные новости и лайфхаки для развития вашего бизнеса
Какие задачи можно автоматизировать в HR
Подбор персонала:
- Быстрый сбор и скрининг резюме. Системы автоматического анализа в считанные минуты фильтруют сотни резюме, выявляя наиболее подходящих кандидатов.
- Поддержку кандидатов через чат-боты. Боты берут на себя оперативную коммуникацию и ответы на стандартные вопросы.
- Проведение онлайн-тестирования. Автоматизированные платформы упрощают организацию тестов и оценки навыков, ускоряя процесс отбора.
- Управление базой кандидатов: хранение, классификация и быстрый поиск профилей кандидатов для новых вакансий в системе.
- Подготовка внутренних документов и текстов вакансий: автоматическое генерирование договоров, приглашений и других необходимых документов.
Как компания «Велесстрой» автоматизировала найм. Проблема: Компания ежегодно нанимает около 10 000 человек. HR столкнулись со сложностями из-за ручной обработки вакансий. Ежедневно приходилось выполнять десятки однотипных задач, а отсутствие прозрачной коммуникации усложняло процесс подбора.
Решение: «Велесстрой» успешно автоматизировала процесс найма путем создания единой цифровой системы подбора для всей группы компаний. С ее помощью можно анализировать воронку подбора, проводить быстрое согласование вакансий и джоб-офферов. Также в систему внедрили чат-бота для коммуникации с кандидатами и ИИ для автоматического отклонения несоответствующих резюме через сайт и WhatsApp-интервью.
Развитие и удержание сотрудников:
- Адаптация новичков благодаря автоматизированным программам введения в должность и онлайн-инструкциям.
- Организация онлайн-обучения с использованием LMS-систем. Это позволяет создавать персонализированные программы, отслеживать прогресс и повышать эффективность обучения сотрудников.
- Автоматизированный сбор и регулярная обратная связь от руководителей.
Как «Сегежа» адаптирует новичков в цифровой системе. Проблема: Segezha Group столкнулась с трудностями в поддержании вовлеченности сотрудников из офиса и производства. Для российских производств это непростая задача, требующая комплексного подхода к управлению персоналом.
Решение: Segezha Group внедрила систему онбординга, чтобы ускорить адаптацию более 19 000 новичков, работающих как в офисах, так и на производстве.
Оценка персонала и обратная связь:
- Сбор данных о достижениях, мониторинг прогресса, детальные отчеты для принятия решений о развитии сотрудника внутри компании.
- Оценка 360. Создание анонимных форм, сбор отзывов и анализ для дальнейшей работы с сотрудниками.
- Анализ производительности, вовлеченности, чтобы выявлять риски ухода ценных специалистов.
Как оценку персонала проводит банк «БелВЭБ». Проблема: В банке «БелВЭБ» работает свыше 1000 сотрудников. Важным шагом для совершенствования управления стало проведение оценки соответствия топ-менеджмента и линейных руководителей принятой модели управленческих компетенций.
Решение: Оценить 251 руководителя методом 360° на платформе «Поток Опросы». По итогу платформа предоставила компании ценные инсайты, позволившие значительно улучшить управление персоналом и корпоративную культуру банка. Эти данные позволили не только улучшить текущую работу, но и стратегически планировать будущее развитие.
Управление кадровыми документами:
- Электронный документооборот (ЭДО). Управление полным циклом работы с документами, от создания до архивации, включая подписание трудовых договоров и внесение изменений в данные сотрудников. По данным HRlink, ЭДО снижает количество ошибок при оформлении на 30%.
- Создание единого цифрового хранилища для всех кадровых документов с классификацией и быстрым поиском.
- Автоматическая подготовка и передача документов для бухгалтерии, включая приказы и расчетные листки, обеспечивая точность данных.
- Автоматизированный контроль соблюдения внутренних регламентов и законодательных требований. Сокращает время на подготовку к проверкам на 80%.
- Поддержка электронной подписи для удаленного документооборота, ускоряющая оформление документов на 50–70%.
Пример успешной автоматизации КЭДО у «ВкусВилл». Проблема: При ежемесячном найме 1500 новых сотрудников для 1350 магазинов по всей стране, КДП «ВкусВилла» столкнулся с высокой нагрузкой из-за согласования документов и их доставки в разные регионы.
Решение: Компания внедрила платформу для оцифровки документооборота. Были созданы гайды и правовые схемы, а с сотрудниками были проведены обучающие вебинары. Результат: Внедрение системы заняло 1,5 месяца,а время оформления сотрудника сократилось с трех дней до 30 минут.
ИИ в системах для HR. Как это работает
Мы разобрались, зачем нужна автоматизация в HR. Но системы становятся более умными, если в них внедрить технологии искусственного интеллекта.
Более 60% компаний во всем мире уже используют или планируют внедрить решения с ИИ для HR, чтобы оптимизировать подбор персонала, повышать эффективность обучения и улучшать управление данными. В России тренд также набирает обороты: согласно исследованию прошлого года, около 40% крупных российских компаний начали экспериментировать с ИИ-инструментами для управления персоналом, а доля малого и среднего бизнеса постепенно увеличивается за счет доступности облачных решений.
Исследователи из консалтинговой компании «Технологии Доверия» и Knomary сделали классную карту со сферами, где может применяться ИИ в HR в России и мире. Российские системы уже могут решить для клиента прямо под ключ множество задач, но рынок также открыт к появлению новых игроков. Неспроста темпы роста рынка IT-решений для персонала — порядка 40% ежегодно.
Мы в «Потоке» стали первой компанией, которая внедрила искусственный интеллект прямо в свои продукты для HR. Например, в «Поток Рекрутменте» робот находит кандидатов на разных площадках и оценивает анкету с помощью ИИ-модели. Искусственный интеллект создает портрет подходящего кандидата по заданным параметрам. Затем звонит релевантным соискателям и создает карточку каждого. Откликнувшихся приглашает на собеседование. На обработку одной анкеты ИИ тратит 3–5 секунд.
Самый трудоемкий процесс в исследованиях — обработка полученных данных, особенно при анализе развернутых ответов. Оценивать их не просто: рекрутеры иногда субъективны, сотрудники в ответе на один вопрос могут затронуть несколько тем. На платформе «Поток Опросы» комментарии обрабатываются с применением искусственного интеллекта: за секунды открытые ответы группируются по 64 темам. Каждую группу комментариев ИИ оцифровывает по темам: карьера, руководитель, обучение и т.д. HR-менеджер мгновенно получает результаты и видит, о каких болях люди больше всего писали в комментариях. Робот умеет определять позитивную, негативную и нейтральную интонацию ответов и и даже выдавать план корректирующих действий.
Как выбрать систему автоматизации HR
Есть ряд универсальных характеристик, исходя из которых стоит выбирать решение. А есть «специфические» критерии , зависящие от того, что вы хотите автоматизировать— подбор кадров, адаптацию или оценку и развитие персонала.
Универсальные критерии:
- Скорость внедрения и удобство интеграции. Система должна легко интегрироваться с уже используемыми вами решениями, такими как бухгалтерские программы, CRM или платформы для управления проектами. Чем проще и быстрее процесс настройки, тем меньше времени и ресурсов вы потратите на адаптацию команды и перенос данных.
- Удобство интерфейса. Интерфейс должен быть интуитивно понятным как для HR-специалистов, так и для сотрудников, которые будут взаимодействовать с системой. Если ваши пользователи столкнутся с трудностями при работе, это может привести к снижению эффективности и отказам от использования системы.
- У системы есть «роадмапы» развития. Моя личная гордость, как СЕО компании — мы всегда демонстрируем четкий план обновлений продукта. Обращайте на это внимание при общении с вендором.
- Есть поддержка клиентов. Даже самое надежное решение может потребовать консультаций или оперативного реагирования на возникающие вопросы. Хорошая техническая поддержка обеспечивает бесперебойную работу системы и минимизирует простои в случае неполадок.
- Есть демодоступ. Это позволит вам протестировать систему перед покупкой и убедиться, что она действительно соответствует вашим потребностям.
- Цена. Стоимость должна быть не только конкурентоспособной, но и прозрачной. Важно заранее узнать обо всех возможных дополнительных платежах, таких как комиссии за подключение модулей, обучение сотрудников или техническую поддержку.
Специфические критерии. Если ищете CRM для подбора:
- Возможность управления процессом подбора на всех этапах воронки найма с помощью аналитики.
- Поддержка как облачного развертывания (с постоянными обновлениями) так и локального размещения на собственных серверах клиента.
- Охват различных участников процесса найма: от рекрутеров до руководителей отделов и кадровых специалистов.
Если ищете систему адаптации персонала:
- Возможность настроить систему адаптации под вашу компанию.
- Доступность системы адаптации на разных платформах.
- Геймификация — возможность вовлечь новичка в процесс адаптации.
- Автоматическое назначение встреч для оценки онбординга.
Если ищете систему для оценки персонала. Успешность исследований, таких как оценка вовлеченности, метод «360 градусов» и измерение уровня стресса, зависит от следующих характеристик платформы:
- Методологическая проработанность вопросов: наличие проверенных и научно обоснованных формулировок для получения достоверных данных.
- Возможность заполнения анкет с любого устройства, включая смартфоны, для повышения охвата сотрудников.
- Четкость итоговых отчетов: понятное представление результатов с возможностью быстрого анализа и принятия решений.
- Наличие базы готовых исследований и возможность создать свой опрос.
- База бенчмарок — результатов других компаний из отрасли и конкурентов..
7 этапов внедрения HR-систем
Внедрение автоматизированной HR-системы требует тщательного подхода на всех этапах. Сначала проводится анализ текущих процессов для выявления «болевых точек» и определения нуждающихся в автоматизации задач. Далее формулируются конкретные цели внедрения, учитывая масштаб компании и специфику отрасли, что становится основой технического задания. На этапе выбора системы составляется список поставщиков, их предложения анализируются с точки зрения функциональности, стоимости и интеграции. После этого создается команда проекта, разрабатывающая план действий и обсуждающая риски.
Перед полным запуском рекомендуется провести пилотный проект для тестирования функций и корректировки недочетов. Обучение пользователей — ключевой этап, обеспечивающий успешное освоение системы. Наконец, после внедрения важно постоянно мониторить работу системы, отслеживать метрики и вносить улучшения для адаптации под меняющиеся потребности компании.
10 ошибок при внедрении системы
Ошибка 1. Часто компании внедряют новшества, не спросив сотрудников — и теряют из виду их реальные потребности. Без предварительного обсуждения команда может просто не принять изменения.
Ошибка 2. Если новые HR-инструменты не совпадают с корпоративной культурой, сотрудники их отторгнут. Технологии должны соответствовать привычным ценностям и практикам команды.
Ошибка 3. Слишком много систем одновременно — это перебор. Персонал запутается в новых процессах и отвлечется от основной работы.
Ошибка 4. Без качественного обучения сотрудников внедрение новых HR-инструментов превращается в бесполезные затраты, так как персонал не умеет эффективно ими пользоваться.
Ошибка 5. Краткосрочное мышление при внедрении HR-решений приводит к фокусу на немедленных результатах, игнорируя долгосрочные последствия и потенциал технологий. Такой подход может создать видимость прогресса в краткосрочной перспективе, но часто оказывается неэффективным.
Ошибка 6. Разные департаменты имеют свои особые потребности. Редко, когда единое решение отвечает всем бизнес-целям.
Ошибка 7. Без четких показателей эффективности компании не могут объективно измерить результаты и понять, насколько нововведения оправдывают вложенные ресурсы.
Ошибка 8. Работаете с непроверенным поставщиком технологий? Рискуете получить систему с багами вместо заявленных функций.
Ошибка 9. Без постоянного анализа эффективности внедренные процессы могут работать некорректно или избыточно, что негативно сказывается на результатах компании и возвращает её к исходным проблемам.
Ошибка 10. Внедрять решения «для галочки» бесполезно — важно понимать реальную пользу для бизнеса и сотрудников.
Итог
Будущее российского рынка HRTech и автоматизированных систем связано с глубокой интеграцией технологий в повседневные процессы управления персоналом. Современные решения уже сегодня позволяют компаниям оптимизировать рутину, улучшать принятие решений на основе данных и повышать вовлеченность сотрудников. Однако это только начало: ИИ, машинное обучение и умная аналитика продолжат трансформировать HR-сферу. Важно помнить, что технологии — это не самоцель, а инструмент для достижения стратегических целей компании. Те организации, которые смогут правильно их внедрить и адаптировать под свои уникальные потребности, получат значительное конкурентное преимущество.
Полезно! Спасибо за примеры реальных компаний.
Статья правда интересная, но как выбрать подходящую систему для автоматизации? О Потоке слышала, но тогда остановились на других. Мы перепробовали 3разных платформы и каждая имела недостатки. Одна была слишком дорогой, другая — медленно дорабатывалась, с третьей сжились, но хотим менять. В итоге нашли на пол-ставки IT-специалиста, чтобы он дорабатывал под наши нужды. В общем, советую выбирать систему, у которой много кейсов из вашего сектора
Статья интересная, но я бы хотел поделиться своим опытом. В нашей компании пытались внедрить ATS-систему — казалось бы, всё логично: автоматический сбор резюме, фильтрация по ключевым словам, отчеты… Но на практике половина руклей просто не смогла разобраться, как правильно пользоваться системой. Автоматизация — это здорово, но нужно учитывать, насколько вы развиты технологично. Ну или мы выбрали слабую систему, нам мало давали поддержки.
Спасибо, очень полезно и информативно
ИИ не ошибается в оценке кандидатов? Например, система отсеивает людей, у которых в резюме были хорошие навыки, но формулировки отличаются от «ключевых слов”? Как это работает?
Моя боль, 2 года слышала от руководителей — зачем платить за систему, если можно обойтись Excel? Попробуй объясни им, что такие инструменты помогут снизить текучку и ускорить процесс найма. Сейчас купили, работать стали кратно быстрее, но иногда все равно вылезает комменты типа “раньше же справлялись без этих систем?»