Как подготовиться к стратегической сессии?
Бизнес нынче динамичный, а потребности покупателей постоянно меняются. Да еще и конкуренция растет. Поэтому без четкого плана долго не протянешь. И вот тут на сцену выходит стратегическое планирование, одним из ключевых инструментов которого является стратегическая сессия.
Руководство компании и сотрудники (чаще всего топ-менеджмент) собираются вместе и решают, куда двигаться дальше. Они смотрят на то, как сейчас дела, оценивают все «за» и «против» и прикидывают разные варианты развития. А потом выбирают самые лучшие.
Сегодня мы расскажем, как подготовиться к этому важному событию и какие моменты учесть в процессе.
С чего начинается подготовка к стратегической сессии?
Выбор даты и времени. Определите удобную для участников дату и время сессии. Обычно такие сессии проводятся в течение 1-2 дней и занимают до 8 часов.
Выбор месторасположения. Рассмотрите возможность проведения сессии за пределами офиса в непривычной обстановке. Это поможет вдохновить участников и стимулировать свежий взгляд на ситуацию. Но для максимально эффективной работы во время стратегических сессий советуем избегать шумных и отвлекающих мест, например, ресторанов или кафе.
Определение команды участников. Определите оптимальное количество участников от 7 до 20 человек.
Ключевым моментом является формирование сбалансированной команды: включите в состав сессии заинтересованных и мотивированных сотрудников, приверженных долгосрочным целям. Пригласите как опытных специалистов, проработавших в компании продолжительное время, так и новых для предоставления более свежего взгляда. Не забудьте, что для широкой перспективы важны как топы, так и линейные сотрудники.
Установка правил. Заранее уведомите участников о важности исключения отвлекающих факторов. Попросите их подготовиться и решить все неотложные задачи до начала сессии. В идеале желательно полностью отказаться от использования телефонов на время мероприятия, чтобы избежать переключения внимания с поставленных целей на спонтанно возникающие вопросы.
Рассылка: как вести бизнес в России
Раз в неделю присылаем самые важные новости и лайфхаки для развития вашего бизнеса
Как подготовиться непосредственно к проведению?
Для успешной подготовки к проведению стратегической сессии необходимо выполнить ряд шагов.
Проведение проблемного семинара. Во время проблемного семинара участники должны определить проблемы и вызовы, стоящие перед компанией. Соберитесь вместе и обсудите, с какими трудностями сталкивается ваша компания. Запишите все идеи, даже если они кажутся небольшими. Группируйте похожие проблемы вместе. Кластеризация позволит выделить приоритетные направления для работы.
Подготовка аналитических данных. Изучите рынок, ваших клиентов, конкурентов и саму компанию. Это даст вам глубокое понимание ситуации, и вы сможете лучше планировать сессию.
Выбор модератора. Выбор опытного стороннего модератора имеет решающее значение. Модератор должен подготовить план проведения, установить тайминг и определить необходимые инструменты. Он также будет следить за соблюдением регламента, управлять дискуссиями и разрешать конфликты, обеспечивая независимость и беспристрастность процесса постановки целей.
Советы по выбору модератора:
- ищите человека с опытом в проведении стратегических сессий;
- убедитесь, что он независим и объективен;
- проверьте его отзывы и узнайте, что о нем говорят другие.
Что ещё важно учитывать?
Для результативного проведения стратегической сессии, необходимо четко определить цель — чего вы хотите добиться? Цель должна быть понятной и значимой для всех участников. Без ясности в постановке цели, достижение желаемых результатов невозможно.
Перед началом сессии модератор должен объяснить, что планируется обсуждать, сколько времени отводится на каждую часть и как будет проходить обсуждение. Он также обязан дать обзор основных блоков сессии, объяснить принципы мозгового штурма и отбора идей. Кроме того, необходимо представить результаты аналитической работы.
Несмотря на возможные различия в сценариях проведения, ключевым моментом для всех стратегических сессий остается определение стратегического ядра. Это самая важная часть стратегии, которую все сотрудники должны понимать и уметь легко описать, когда их спрашивают о стратегии компании.
Как сделать стратегию реальностью?
Чтобы воплотить стратегию в жизнь, важно сделать ещё несколько шагов.
Постановка измеримых целей. Определите конкретные цели, которые вы хотите достичь, и установите показатели, по которым будете отслеживать свой прогресс. Например, если целью является увеличение продаж, показателем может быть процентный прирост доходов.
Составление дорожной карты. Превратите свою стратегию в подробный план, который объясняет, что нужно сделать и к каким срокам. Укажите в плане следующие моменты:
- Что нужно делать?
- Когда нужно сделать?
- Кто отвечает за выполнение?
Презентация команде. Соберите всю команду, чтобы обсудить стратегию, ответить на вопросы и назначить задачи. Убедитесь, что каждый понимает свою роль в её реализации.
И помните, что для эффективной реализации стратегии необходимо выходить за рамки ее формулирования. Рассматривайте проведение стратегических сессий не как формальность, которая нужна, чтобы убедиться в том, что вы и так все делаете правильно. А как всесторонний анализ ситуации, объединяющий различные точки зрения для выявления новых путей развития.
Как мы проводили свою стратегическую сессию
Год назад наша собственная группа компаний провела свою первую масштабную стратегическую сессию, объединившую руководителей всех команд и бизнесов. Это было не просто обсуждение планов, а важное событие, задавшее вектор развития и укрепившее командный дух. Однако, процесс не был лишён трудностей.
Основной проблемой во время проведения стало преодоление разногласий между отделами маркетинга и продаж относительно целевой аудитории и ключевых показателей эффективности. Для решения этой проблемы мы использовали метод мозгового штурма, разбившись на кросс-функциональные команды.
Первым этапом стало разделение участников на три команды, включающих представителей как маркетинга, так и продаж, а также специалистов из смежных отделов — финансов и IT. Каждая команда получила конкретное задание, например: разработать идеальный портрет клиента, определить ключевые показатели эффективности (KPI) для маркетинга и продаж, предложить конкретные маркетинговые инструменты для привлечения целевой аудитории.
Метод мозгового штурма был дополнен элементами геймификации: командам предлагались различные бонусные задачи, а результаты оценивались с помощью системы баллов, что стимулировало активное участие и креативное мышление. На втором дне сессии команды презентовали свои разработки, после чего последовали оживлённые дискуссии и переговоры.
В результате интенсивной работы была согласована единая стратегия развития PENA на ближайшие три года, которая уже за первый год привела к ощутимым результатам: конверсия лидов увеличилась на 15%, а время цикла продаж сократилось на 20%.
