Штрафы, пени, доначисление налогов: что учесть при работе с самозанятыми, чтобы избежать проблем
Работа с самозанятыми в 2025 году — удобный способ привлекать специалистов без оформления в штат. Но неправильное взаимодействие с ними может привести к серьëзным финансовым и юридическим последствиям. Налоговая тщательно проверяет, не скрываются ли за гражданско‑правовыми договорами (ГПХ) обычные трудовые отношения. Если инспекторы увидят признаки подмены, компанию ждут крупные штрафы, уплаты налогов и взносов, судебные иски от исполнителей.
Собрали 9 основных ошибок и разобрались, как компаниям и ИП работать с самозанятым, чтобы их избежать.
Что будет, если нарушить правила работы с самозанятыми
Основной риск работы с самозанятыми — переквалификация отношений. Если их признают трудовыми, человек сможет через суд возместить больничные и отпускные. Кроме того, потребуется принять его в штат и в дальнейшем платить за него больше отчислений.
Дальше обсудим конкретные подводные камни при работе с самозанятыми и как их не допустить.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Ошибка 1. Оформлять документы, которые докажут трудовые отношения
Самозанятый — это независимый исполнитель. Если вы оформляете ему пропуск, включаете его в график отпусков, ведëте табель прихода и ухода или подписываете ведомости как с сотрудником, налоговая может истолковать это как трудовые отношения.
Вот некоторые документы, которые могут доказать, что отношения трудовые:
- Внутренняя документация: табель учёта рабочего времени, приказы и распоряжения, служебные записки на имя работника.
- Заявления на имя работодателя: на отпуск за свой счёт, отчёты о проделанной работе, объяснительные.
- Документы о посещении офиса: пропуск, записи в журнале охраны, видеозаписи.
- Выписка с банковского счёта с одинаковыми ежемесячными выплатами.
Если в общении заказчик требует личного выполнения, подчинения графику, регулярной отчëтности — это тоже может свидетельствовать о трудовых отношениях. Например, если в переписке заказчик спрашивает, чем исполнитель занимался в рабочее время.
Что делать:
- Если вам требуется сотрудник на постоянную занятость, оформляйте трудовой договор.
- Если заключаете договор ГПХ с самозанятым, взаимодействуйте с ним соответственно. Например, не контролируйте, когда и как он работает.
- Не подписывайте документы, характерные для трудовых отношений, не выдавайте пропуска, корпоративную почту, доступы как для штатного сотрудника.
- Если самозанятый приходит в офис, не фиксируйте это как рабочее время и не требуйте его обязательного присутствия в офисе.
«Важно ставить самозанятому конкретные задачи. Например, не пишите в договоре, что нанимаете дизайнера — это формулировка из трудового законодательства. Вместо этого укажите, что нужно разработать логотип».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 2. Требовать, чтобы самозанятый работал только на вашу компанию
Если исполнитель долгое время получает доход исключительно от вашей организации — это тревожный сигнал для налоговой. Отсутствие других заказчиков или видов деятельности указывает на то, что он находится в трудовых отношениях, но без оформления трудового договора. Особенно если оплата самозанятым от юридического лица происходит регулярно, а задачи — систематические и однотипные.
Что делать:
- оплачивайте конкретные задачи, а не платите один и тот же гонорар ежемесячно;
- ведите документооборот: храните договор, чеки об оплате, акты выполненных работ, которые подтвердят расчёты с самозанятыми;
- Работайте с несколькими исполнителями, а не с одним.
«По одному из судебных дел в 2023 году компания заключила договоры ГПХ с самозанятыми на логистические и транспортные услуги. Налоговая переквалифицировала эти отношения в трудовые и доначислила 3 млн рублей взносов и 550 000 рублей пени. Суд поддержал позицию инспекции, потому что 135 человек работали системно больше 3 лет и получали выплаты только от этой компании. Они выполняли те же действия, что и штатные работники».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 3. Неправильно выбирать и оформлять договор
Отношения с самозанятыми оформляют по договору ГПХ. Он не должен содержать трудовую терминологию и условия, характерные для отношений со штатными работниками.
Например, в нём не может быть таких формулировок:
- На исполнителя возлагается исполнение должностных обязанностей.
- Исполнитель обязан соблюдать режим рабочего времени и времени отдыха.
- Исполнитель подчиняется правилам внутреннего распорядка и иным нормативным актам заказчика.
- Исполнителю устанавливается заработная плата в размере 50 000 рублей.
Что делать. Перед тем как начать работать с самозанятыми, важно грамотно составить договор ГПХ. Для разных ситуаций нужны разные договоры:
- Договор возмездного оказания услуг. Используют, если самозанятый оказывает услуги, результаты которых нельзя увидеть и потрогать. Например, проводит консультации, продвигает сайт, размещает рекламу.
- Договор на выполнение работ (подряда). Используют, если самозанятый выполняет работы, которые можно увидеть. Например, пишет статьи, монтирует видео, ремонтирует офис.
- Договор авторского заказа. Используют, если самозанятый создаëт произведение. Например, придумывает логотип, создаёт программу, разрабатывает мобильное приложение.
«В длительных договорах чётко прописывайте этапы работ. Как вариант — разработать рамочный договор, а каждую конкретную работу или услугу оформлять отдельной заявкой. В ней указывайте сроки выполнения работы, результат и стоимость.
Можно ли работать с самозанятым без договора? Да, если он разово окажет услугу или выполнит работу. А ещё можно договориться устно или обсудить все условия в переписке. Главное, чтобы было понятно, о чëм конкретно вы договорились. Однако есть риск, что без письменного договора возникнут проблемы, если дело дойдёт до суда».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 4. Привлекать в качестве самозанятых бывших работников
Закон запрещает компаниям сотрудничать с самозанятыми, которые раньше работали в штате организации, если после увольнения не прошло 2 года. Цель запрета — не допустить, чтобы работодатели переводили штатных работников в самозанятые и таким образом экономили на налогах.
Что делать. Не нанимайте бывших сотрудников как самозанятых в первые два года после увольнения. Оформляйте их в штат с соцгарантиями или работайте как с физическими лицами по гражданско‑правовому договору.
«Есть прецеденты, которые разбирали в суде. Например, управляющая компания уволила уборщиц, а затем заключила договоры на клининговые услуги с ИП. Налоговая выяснила, что формально компания работала с самозанятыми через ИП, но они фактически работали только на неё. Объём и сроки работ в договорах и актах с самозанятыми не были конкретизированы, а ИП были единственными клиентами самозанятых. Суд согласился с доводами налоговой и присудил доначисления, пени и штрафы».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 5. Не контролировать превышение лимита по доходу
Самозанятый может находиться на налоговом режиме НПД только, если его годовой доход не превышает 2,4 млн рублей. Если он превысит лимит — потеряет право на спецрежим, ему заблокируют доступ к приложению «Мой налог», он автоматически станет плательщиком НДФЛ и страховых взносов. Но обязать выплатить эти платежи могут компанию, с которой он сотрудничает.
Что делать:
- Запрашивайте у самозанятого справку о статусе перед оплатой. Если статус актуален, значит, лимит не превышен. При долгом сотрудничестве делайте проверку ежеквартально.
- Подключитесь к сервису «Моя удалëнка». Тогда лимиты будут отслеживаться автоматически.
«Если самозанятый превышает лимиты, он становится обычным физлицом, и его договоры, которые он заключал как самозанятый, прекращают действовать (письмо Минтруда № 14‑1/10/В‑4784). Если компания хочет продолжить сотрудничество, она может заключить другой договор: для регулярной работы или гражданско‑правовой с физлицом — для разовых услуг или работ.
Если договор расторгается, убедитесь, что исполнитель предоставил чеки на все поступления. В период между снятием с учëта и регистрацией в новом статусе желательно не осуществлять с таким лицом никаких сделок».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 6. Не просить у самозанятых чеки
Чек — это обязательный документ, который самозанятый исполнитель формирует в приложении «Мой налог» и передаёт заказчику. Если чеки не запрашиваются, их нет в учëте или они не соответствуют реальным выплатам, — компания рискует.
Что делать:
- Пропишите в договоре, что самозанятый обязан отправлять вам чеки из приложения «Мой налог» на все выплаты в конкретный срок, например, в течение трёх рабочих дней. Можно добавить условие о штрафе, если самозанятый этого не сделает.
- Если самозанятый не выдаëт чек, обратитесь с жалобой в налоговую. Она всё проверит и наложит штраф на исполнителя.
- Подключите сервисы для автоматизации. Например, «Моя удалëнка» помогает бизнесу оформить отношения с самозанятыми и автоматически получать чеки.
«Важно договориться, как самозанятый будет передавать чеки: в бумажном виде заказным письмом, или в электронном через email или мессенджеры. Если расчёты осуществляются наличными, самозанятый должен выдавать чек сразу, как получит деньги. При других способах — не позднее 9 числа следующего месяца (ст. 14 Закона № 422‑ФЗ)».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 7. Заказывать у самозанятых запрещённые услуги
По закону самозанятый не может перепродавать товары, работать по договору поручения, комиссии или по агентскому договору. Например, привлекать новых клиентов, доставлять товары и принимать платежи от покупателей. А также работать там, где важно обеспечивать безопасность труда, проводить инструктажи и страхование. Например, в строительных, промышленных или химических предприятиях.
Что делать. Проверить по ФЗ № 422, разрешён ли вид деятельности, и не заключать договоры по запрещённым видам услуг. Вместо этого работать с обычными физлицами или ИП — в зависимости от деятельности.
«При взаимодействии с самозанятым нужно быть предельно внимательными и тщательно изучать законы. Например, исполнитель не может заниматься доставкой товаров и особенно перевозить опасные грузы — тогда нужны специальные лицензии. Но он может стать курьером, если использует контрольно‑кассовую технику, зарегистрированную продавцом».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 8. Запрещать самозанятым привлекать третьих лиц
Самозанятый имеет право выполнять работы любыми способами и средствами, в том числе привлекать третьих лиц. Главное — чтобы он выполнил свою работу в нужные сроки и качественно. Это основное отличие от трудовых отношений, где сотрудник обязан лично выполнять обязанности.
Если в договоре с самозанятым прописано, что он обязан выполнять работы сам и не имеет права делегировать — это указывает на трудовую модель и повышает риск переквалификации.
Что делать. Прописывайте в договоре возможность привлекать помощников по согласованию с заказчиком.
«Закон не запрещает самозанятым объединяться в команды для оказания услуг, но следует помнить, что самозанятый не может быть работодателем и, соответственно, не имеет права нанимать людей по трудовым договорам (письмо ФНС № АБ‑4-20/16632@).
Привлекая другого человека к работе, самозанятые подписывают договор субподряда. Работу можно делить поровну или один может выступать подрядчиком, а другой — субподрядчиком. При этом каждая сторона самостоятельно платит налог с заработанной суммы».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Ошибка 9. Понуждать исполнителя зарегистрироваться в качестве самозанятого
Если человек ещё не зарегистрирован в качестве плательщика НПД, компания не может принуждать его к этому и отказываться заключать договор на других условиях. Такие действия нарушают права исполнителя, так как НПД — только один из возможных вариантов оформить отношения.
Что делать. Не требуйте, чтобы человек регистрировался как самозанятый. Если он не согласен, заключайте договор, который подходит обеим сторонам или ищите другого исполнителя.
«Вы можете предложить будущему исполнителю зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход, если ему самому удобен налоговый режим с низкой ставкой и минимальной отчётностью. Но стоит упомянуть, что есть и другие варианты сотрудничества. Например, он может работать по гражданско‑правовому договору (ГПД) как физическое лицо или официально оформиться в штат компании, если предпочитает трудовые гарантии и социальные льготы».
Валерия Минакова
Главный юрист «Моей удалёнки»Памятка: как избежать взысканий при сотрудничестве с самозанятыми
Чтобы не платить штрафы и лишние налоги:
- Не принуждайте человека регистрироваться в качестве самозанятого.
- Не сотрудничайте с бывшими сотрудниками в течение 2 лет после их увольнения.
- Убедитесь, что деятельность, которую будет совершать исполнитель, разрешена для самозанятых.
- Заключайте договор ГПХ и следите, чтобы в нём не было трудовой терминологии.
- Контролируйте только результат, а не процесс, не устанавливайте график работы или обязательное присутствие в офисе.
- Проверьте, чтобы выплаты самозанятому не напоминали зарплату — не были регулярными и одинаковыми.
- Просите чеки после каждой оплаты и подписывайте акты выполненных работ.
- Проверяйте, не превышает ли самозанятый лимит дохода 2,4 млн рублей в год.
- Подключите сервисы для автоматизации. Например, «Моя удалëнка» помогает бизнесу юридически корректно оформить отношения с самозанятыми.
