Это база: как процессно выстраивать работу PR‑агентства
У каждого клиента — своя специфика, у каждого проекта — свой набор задач, сроки и ожидания. Иногда это большой кампейн с участием десятков подрядчиков, иногда — быстрая реакция на новостной повод. Помимо клиентских, мы постоянно придумываем собственные проекты: PR‑акселератор, премия для ИТ‑пиарщиков Rassvet.award и другие.
Чтобы не запутаться в сроках, не перегрузить людей и ничего не упустить, мы выработали единый подход к управлению проектами. Это позволяет работать быстро, слаженно и без лишних уточнений — особенно в ситуациях, когда всё меняется на ходу. Рассказываем о ключевых принципах, которыми руководствуемся.
Фиксируй сразу
Если задача нигде не записана, её не существует. Устные договорённости легко теряются: кто‑то услышал не до конца, кто‑то не так понял, кто‑то просто забыл. Особенно если речь шла «на ходу», между другими делами. В итоге задача либо не дойдёт до исполнения, либо выйдет не такой, как задумывалась.
Чтобы сохранить суть и зафиксировать договорённости, нужно сразу создать задачу и перенести в неё ключевую информацию. Так появляется точка отсчёта: понятно, кто делает, что делает и зачем.
Фиксировать задачи можно в любом доступном таск‑трекере. Наша команда использует Kaiten. Он строится на канбан‑досках, которые можно адаптировать под конкретные процессы. Каждая колонка отражает этап работы над задачами.
Стандартная доска проекта выглядит так:
- В колонку «Backlog» мы собираем все задачи, которые предстоит выполнить в ближайшее время. Сюда же переносим идеи и запросы, которые обсуждали с клиентом в мессенджерах или на встречах, чтобы ничего не упустить.
- «To Do (this week)» содержит задачи, запланированные на текущую неделю. Каждый понедельник мы обновляем этот список и согласуем его с клиентом. К концу недели стремимся завершить все пункты, чтобы колонка опустела.
- Колонка «Doing» отображает задачи, над которыми уже начата работа. Здесь могут находиться элементы, требующие дополнительного согласования или доработки.
- В «Done [текущий месяц]» перемещаем завершённые задачи. Этот список служит основой для подготовки ежемесячных отчётов и анализа проделанной работы.
- Колонка «Ideas» предназначена для хранения мыслей и предложений, которые ещё не оформлены в конкретные задачи, но могут быть полезны в будущем.
- В «Other» сохраняем полезные ссылки и документы, такие как PR‑планы или контент‑календари, чтобы иметь к ним быстрый доступ.
В начале каждой недели мы формируем список задач на спринт — всё, что должно быть сделано в ближайшие дни, попадает в колонку To Do (this week). Это наша рабочая зона на неделю.
Каждое утро открываем доску и приводим её в порядок: то, что в работе, переносим в Doing, завершённые задачи — в Done, уточняем формулировки и дополняем описания. Всё новое — обсуждения в чате, новые запросы от клиента, идеи — сразу переносим на доску. Иногда в течение недели всплывают срочные внеплановые задачи. Их мы добавляем в текущий спринт.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Декомпозируй
Когда задача выглядит слишком объёмной, она парализует. Кажется, что начать невозможно, всё откладывается, а прогресс не ощущается. В этом и кроется основная проблема: слишком большие формулировки не дают точек опоры. Вместо движения — прокрастинация.
Чтобы избежать этого, задачи лучше делить на такие шаги, выполнение каждого из которых занимает не больше 8–12 часов. Например, вместо абстрактного «Написать статью» логичнее оформить отдельную задачу «Подготовить тезисный план», «Провести интервью со спикером». Так проще двигаться вперёд, не теряя контроль над проектом. Но и не стоит уходить в другую крайность: не нужно делить задачу на десяток отдельных микрозадач и создавать под каждую из них карточку. Проще оформить их чек‑листом внутри основной задачи — это и чище визуально, и удобнее.
Главный ориентир — прозрачность. И для команды, и для клиента должно быть очевидно, что происходит: как продвигается работа, на каком этапе проект и куда уходят усилия. Если в течение недели задачи стабильно двигаются из To Do в Done, значит уровень детализации выбран правильно.
Формулируй четко
Ставить задачу — это отдельный навык. Без чёткого описания даже простое поручение может затянуться, вызвать путаницу или привести к неожиданному результату. Мы учим формулировать запросы так, чтобы не приходилось тратить время на доработки и постоянные уточнения.
Ниже — наш чек‑лист для постановки задачи.
Цель. Важно объяснить исполнителю, зачем нужна задача и какой итог нам важен. Например, в ТЗ на написание статьи стоит обозначить ее задачу: привлечь кандидатов, поддержать лояльность клиента, помочь найти инвесторов и т.д.
Контекст. По возможности мы стараемся дать исполнителю максимум нужных ресурсов для работы и более глубокого понимания задачи. То есть, если дизайнер делает иллюстрацию к статье, мы прикладываем не только сам текст, но и примеры похожих публикаций и визуальные референсы.
Содержание задачи. Важно четко зафиксировать, что должно быть сделано. Формат описания должен быть максимально конкретным. Например: «написать новость для CNews. Объем: до 4000 знаков. Обязательно подсветить обновления продукта и дать аналитику рынка».
Технические требования. Указываем формат итогового файла — количество вариантов, тип, размеры, вес и другие параметры. К примеру: три варианта макета баннера, в формате JPG, размером 600×300 пикселей и весом не более 200 кб.
Сроки. Мы всегда заранее договариваемся о дедлайне и промежуточных чекпойнтах.
Даже если всё уже оформлено, стоит проговорить задание лично. Спросить, всё ли ясно, есть ли непонятные моменты. Можно попросить человека пересказать суть задачи, чтобы увидеть, верно ли он понял ее. Часто в этот момент вас может ждать сюрприз:) Лучше прояснить все сразу, чем потом переделывать.
Приоритизируй
Работа PR‑менеджера устроена так, что в любой момент может появиться что‑то срочное. И тогда важно выстроить приоритеты так, чтобы не захлебнуться в хаосе. Здесь помогает умение быстро оценивать задачи и расставлять их по значимости и срочности.
Значимость — это вклад задачи в цели компании. Чем больше она влияет на результат, тем выше приоритет. Также важно понять, существует ли задача сама по себе или встроена в цепочку, от которой зависит работа других.
Например, комментарий для издания — автономная задача: сделал и закрыл. А вот текст для лендинга, без которого не начнет работу дизайнер, а следом и верстальщик, — это уже часть большого процесса. Здесь важно держать в фокусе ключевые сроки и не сдвигать их.
Еще один ориентир — соотношение усилий и пользы. Простая, но значимая задача стоит на первом месте. Если выполнение потребует много времени, а ценность сомнительная, ее можно временно отложить. Со временем приходит опыт, который позволяет лучше понимать, сколько ресурсов потребует та или иная задача. А иногда полезно честно признать: определенные задачи можно вообще не делать — и освободить время для того, что действительно важно.
Мысли проектами
Менеджеру важно видеть общую картину — мы работаем не с отдельными задачами, а с проектами. Проект — это не просто «что‑то, у чего есть начало и конец». Между этими точками должны быть зафиксированы ключевые этапы. Без них выполнение легко растягивается, теряет форму и контроль. Часто это случается у начинающих менеджеров, которые концентрируются на старте и финале, забывая, что проект движется поэтапно.
Чтобы не допустить сдвигов и хаоса, нужно заранее определить, какие у проекта есть промежуточные точки, и что должно быть к ним готово. Опытные менеджеры справляются с этим на интуитивном уровне, но если задача новая, объемная или кажется сложной — полезно идти от обратного.
Начинаем с даты финала и двигаемся назад, расставляя все важные точки. Например:
- если мероприятие запланировано на 25 апреля, значит 18 апреля — согласованы все спикеры;
- 10 апреля — забронирована площадка и подрядчики;
- 1 апреля — открыта регистрация.
К этому дню контент и макеты должны быть готовы, иначе придется либо сдвигать срок, либо убирать часть задач. Такой подход помогает не терять контроль и видеть проект как цепочку четко связанных действий.
Не бойся ошибок
Все ошибаются — это нормально. Каждый из нас сталкивался с тем, что задачи терялись, зависали или выполнялись не так. Главное — понять, что пошло не так, и сделать выводы. Ошибки помогают улучшить процессы, если их разбирать, а не игнорировать.
Частая проблема — путаница между «делать» и «сделать». Пока задача висит в статусе «в процессе», результата нет. Она может застрять в работе или на этапе проверки и просто перестаёт двигаться. Нередко люди просто берут на себя слишком много.
Чтобы избежать подобного, мы разбиваем работу на короткие отрезки — по неделе или две — и планируем задачи по недельным спринтам. В понедельник — ставим цели, в пятницу — подводим итоги. Дополнительно мы проводим короткие стендапы утром и вечером — они помогают держать процесс под контролем и быстро выявлять сбои. Так можно вовремя заметить проблему.
Наше главное правило для команды: если что‑то идёт не так, не стоит ждать. Даже если сам оказался в центре проблемы, нужно озвучить её сразу. Так больше шансов решить всё вовремя, избежать конфликтов и выгорания.
