Бесплатный тариф Kaiten заменил таблицы в редакции: кейс FitStars
В конце 2024 года я решила отказаться от Google Таблиц в нашей редакции и перевести рабочие процессы в Kaiten. Это был непростой шаг — не все в команде хотели расставаться с привычным инструментом, и на то были весомые причины.
Однако я рискнула и хочу поделиться опытом: как мы готовились к миграции, с какими сложностями столкнулись и какие результаты получили в итоге.
Управляла командой с помощью Google Таблиц, но они стали неудобными
FitStars — онлайн‑сервис для домашних тренировок, который предлагает более 200 различных программ под любой уровень подготовки. У сервиса есть собственный онлайн‑журнал — FitStars Медиа, с которым моя команда и работает. В материалах мы рассказываем читателям, как поддерживать себя в форме без жестких диет, насилия над собой и с психологическим комфортом.
Я пришла в редакцию в 2022 году, и тогда команда была небольшой: кроме меня, работали 2 автора, 2 верстальщика и SEO‑специалист. Для управления хватало Google Таблиц — все было просто: одна таблица, несколько вкладок, общий доступ.
С каждым годом редакция росла, и вот в конце 2024 в ней стало уже больше 20 человек. Из‑за этого появились сложности.
Было неудобно давать комментарии. В нашей таблице было поле для дополнительных комментариев, где я могла предложить подробнее раскрыть некоторые тезисы. Но если комментарий объемный, строчка становится слишком большой, поэтому навигация по таблице становится сложнее.
Нельзя полноценно работать со сторонними файлами. Например, для интервью нам нужно много фотографий, но добавлять их все в таблицу нельзя. То же касается и договоров. Например, если наши читатели хотят написать статью о себе, то сначала им нужно заполнить согласие, которое мы прикрепляем к задаче. Однако прикрепить его в таблицу не выйдет.
Приходилось тратить время на поиск. Из‑за того, что мы не могли загружать файлы в таблицу, сотрудники обменивались ими в Telegram или добавляли на облачный диск. Из‑за этого терялась прозрачность процессов, а поиск нужных файлов превращался в квест: «Где фотографии для интервью?», «Куда делся документ от автора?». И так происходило у всех.
Еще был страх, что сервисы Google могут заблокировать. Произойдет это или нет — неизвестно, но все равно есть опасение за свои данные, не хотелось бы потерять работы редакции.
О Kaiten узнала случайно и сразу решила его протестировать
Вне работы я веду два Telegram‑канала: личный про копирайтинг и еще один вместе с коллегой, где публикуем вакансии. Как‑то при просмотре вакансии для второго канала я увидела, что одна компания работает в системе Kaiten. Впервые слышала про эту систему, поэтому пошла гуглить, посмотрела возможности и сразу зарегистрировалась — хотела изучить все на практике.
Инструмент показался полезным, но нужно было убедиться, что он подойдет для совместной работы. Для этого в ноябре 2024 года я предложила команде протестировать систему. Собрала небольшую фокус‑группу из 2 верстальщиков и 2 редакторов и перевела ее работу в Kaiten.
Обучением по большей части занималась я, потому что перед этим сама пользовалась системой и создала первое пространство. Еще пообщалась с менеджером Kaiten, который отправил мне разные обучающие ролики. Затем я все рассказала нашему отделу и создала отдельный документ с инструкцией по работе с системой. Ребята у меня сообразительные, поэтому никаких сложностей не возникло.
Эксперимент длился примерно 2 месяца: мы начали тестировать систему в ноябре, к декабрю освоили базовые функции, а с 9 января перешли на нее полностью.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
В команде не все хотели перемен
Решение полностью перейти на новую систему далось нелегко — пришлось ломать сложившийся паттерн поведения. Пара человек были не готовы к этому. Таблицы казались им удобнее: одна строка — один документ с нужной информацией. В качестве компромисса они предлагали разрешить им пользоваться таблицами, пока остальные будут работать в Kaiten.
Отчасти я согласна, что Kaiten посложнее привычного инструмента, но результат от него ощутимее. А если разделять сотрудников по разным системам, то это бы сделало переход бессмысленным. Пришлось железно сказать: «Все, таблицы больше не используем. Работаем только в Kaiten». Чтобы команде было проще, несколько дней я прорабатывала каждую деталь, где и кому что непонятно.
Сейчас понимаю, что поступила правильно, ведь чем больше людей, тем сложнее менять процессы. Например, в январе к нам пришли пять новых человек, и они сразу начали работать в Kaiten. Не пришлось сначала объяснять им, как мы работаем в таблицах, а затем тратить время на объяснение инструментов другой системы.
Как редакция работает сейчас
Мы работаем в формате одна карточка = одна статья. В конце месяца редакторы распределяют работу: берут определенное количество карточек, заполняют темы и согласовывают детали работы с авторами. Затем редакторы назначают ответственного автора, указывают дату сдачи и передает карточки в работу.
Далее идет верстка. Верстальщики самостоятельно распределяют задачи между собой. В процессе работы к карточкам прикрепляют фотографии, которые будут внутри статьи. Некоторые карточки более наполнены контентом — например, в них может быть метка о необходимости маркировки.
Кстати, метки в Kaiten стали для нас простым, но удобным инструментом. Теперь мы можем отмечать, что ждем маркировку, иллюстрацию или что задачу можно передавать дальше, и это видят остальные сотрудники.
С Kaiten управлять командой стало проще
Расскажу, как мы используем Kaiten.
Планируем публикации статей. В FitStars Медиа несколько направлений, и за каждое из них отвечает конкретный редактор со своим планом публикаций. Следить за графиком выхода мне помогает вид отображения «Календарь». Доски не очень удобны, но их могут использовать редакторы, которые напрямую работают с авторами и передвигают задачи между колонками.
Еще можно быстро посмотреть, на какие темы пишут материалы и найти соприкасающиеся. Это полезно, так как бывают статьи, которые ты читаешь и думаешь, куда отнести: к питанию, например, или к ЗОЖ.
Чтобы было удобнее, есть метки для каждого направления — в календаре у них разные цвета. Благодаря этому можно зайти в пространство, быстро пробежаться глазами по календарю и увидеть, есть ли отклонения от графика публикаций. Например, если по какому‑то направлению в один день выходят аж 4 статьи, а в другие дни пусто — это повод узнать причину и при необходимости созвониться с редактором.
Календарь также упрощает ведение контент‑плана для соцсетей.
Сохраняем информацию о задачах. Каждая карточка — хаб, где хранится все, что необходимо для работы с задачей: ссылка на статью в Google, иллюстрации, документы. Чтобы информация не терялась, каждый месяц я смотрю на наполненность карточек — все ли добавили авторы и редакторы. Если чего‑то не хватает — сигнализирую редактору, чтобы дополнили задачу.
Организовали базу знаний. Туда мы продублировали файлами или ссылками на Google Документы всю нашу редполитику, манифесты и инструкции. Плюс я стараюсь поддерживать активную жизнь редакции, поэтому приглашаю «в гости» коллег из других отделов или провожу встречи, где мы с командой обсуждаем книги о копирайтинге. Записи встреч добавляю в базу знаний для тех, кто не смог присоединиться к созвону.
Тимлид отдела верстки и выпускающий редактор, который занимается письмами и научным Telegram‑каналом, настолько вдохновились концепцией единой системы, что создали свои доски в отдельном пространстве.
Есть моменты, с которыми еще предстоит разобраться
Таких момента два.
Отчеты. Раньше они собирались без моего присутствия, так как были в таблице, куда команда сама заносила даты и ответственных за материалы. Сейчас, когда мне нужно сдать отчет вне редакции, вручную переношу данные из Kaiten в свой шаблон. Знаю, что в системе можно настроить выгрузку с помощью «Суммарного отчета», но в последний раз фильтр не подтянул несколько статей. Буду разбираться.
Архивация. Я не знала, что старые карточки автоматически архивируются и пропадают с пространства. Когда они исчезли из календаря, сначала испугалась — вдруг их удалил кто‑то из команды. Но нет — карточки просто перенеслись в раздел с архивом, и я смогла их восстановить. Теперь нужно решить, как удобнее хранить архив, чтобы видеть выполненную работу за любой месяц.
Наш опыт вдохновил перейти в Kaiten другие отделы
Со временем я «заразила» Кайтеном некоторые параллельные отделы. Коллег заинтересовала система, а я им рассказала про ее возможности и в качестве доказательства пользы показала отзывы от наших редакторов:
Спустя время получила обратную связь от коллег — в других отделах протестировали Kaiten на своих процессах и отметили, что работать в рамках одной системы проще.
Мы и сами не пожалели, что отказались от Google Таблиц. Теперь вся команда находится в единой системе, может добавлять в задачи ссылки на другие карточки, заводить собственные пространства, а еще наша редакция не зависит от санкций.
Мы выбрали бесплатный тариф. У него есть ограничения: например, нельзя автоматически трекать время и добавлять дополнительные дорожки на доске. Однако для нас это некритично. Прошло полгода, и возможностей нам вполне хватает. Это же касается и других отделов.
Текущий формат работы — не финальный этап для нас. Мы постоянно внедряем изменения в редакции и стараемся использовать максимум возможностей, поэтому работа в Kaiten не будет исключением.
Дарья, и я в это верю) потому что ну как в них работать) на досках в разы удобнее, наглядно и вообще интереснее)
Я верю, что настанет день, когда контент-команды избавятся от эксель-табличек полностью)