Как отчитаться за полученный грант

Я Алексей, аналитик продукта zool.ai в Programming Store. Поделюсь, как отчитываюсь за гранты. Статья актуальна для любого фонда и проекта: от IT до различных отраслей промышленности.

Шаг 1: изучите документы на предоставление гранта

Внимательно изучите по порядку.

Все приложения к договору (соглашению). Это формы некоторых отчетов, показатели проекта, которые необходимо выполнять, план‑график проекта, где указаны ваши работы и перечень отчетной, технической документации.

Заявку, техническое задание и другие материалы, которые имеют непосредственное отношение к проекту. Здесь также могут быть указаны требования к грантовому проекту: подготовка документации, реализация работ/требований к продукту, реализация маркетинговых и других мероприятий.

Некоторые фонды, например ФСИ, принимают отчетность через собственную информационную систему, в которой могут быть дополнительные отчеты, изучите их тоже.

Шаг 2: назначьте ответственных и составьте чек‑лист проекта

Определите ответственное лицо за грантовый проект. Это может быть руководитель проекта, администратор или другой сотрудник, который будет координировать всю работу по проекту.

Составьте чек‑лист проекта, содержащий:

• наименование работ из графика;
• наименование отчетной документации:
• прочие мероприятия и обязанности, которые необходимо выполнить:
• срок выполнения/подготовки работ, документации;
• ответственное лицо за реализацию мероприятия;
• статус по мероприятию;
• примечания, ссылки на формы, количество дней до завершения работ — по желанию.

Если в компании есть свой трекер задач, заведите туда все задачи по грантовому проекту. Появится дополнительный инструмент контроля, участники будут относиться к проекту более ответственно.

Назначьте ответственных по направлениям:

• за реализацию требований к продукту назначаем владельца продукта или руководителя RnD службы;
• за подготовку кадровой документации — HR или сотрудника кадровой службы;
• за подготовку технической документации: технического писателя, аналитика или другого сотрудника, который сможет сделать это качественно;
• за реализацию маркетинговых мероприятий и продажи, коммерциализацию;
• сотрудника отдела продаж и/или маркетолога;
• за сбор формальных документов: справки, выписки — юриста, администратора, офис‑менеджера.

Шаг 3: следите за выполнением работ про проекту

Когда определились с зонами ответственности, соберите первое совещание и доведите информацию до участников проекта и ответственных лиц. Лучше сделать это после заключения договора/соглашения на получение гранта. Тогда останется больше времени для реализации мероприятий, отчет и документацию успеете сделать более качественно.

Проводите такие совещания на регулярной основе, это позволит:

• своевременно контролировать реализацию мероприятий;
• оперативно вносить корректировки и уточнения;
• выявлять отклонения и управлять ресурсами проекта.

Выполняйте только те работы, которые предусмотрены графиком проекта.

Реализуйте требования к продукту, которые зафиксированы в документах. Грантодатель — фонд может в любой момент потребовать демонстрацию продукта — прототип, MVP, который разрабатывается за бюджетные деньги. Продукт должен соответствовать условиям предоставления гранта. Это важно, потому что фонд также отчитывается за бюджетные деньги. Отчетность — это подтверждение правильного освоения бюджетных средств.

Выясните даты отчетности. У каждого фонда свои даты отчетности, посмотрите их в договоре/соглашении. Например, Сколково или РФРИТ дают 5‑10 рабочих дней на сдачу отчетности после завершения этапа проекта, а ФСИ просит отчетность в день завершения этапа/проекта.

Шаг 4: соберите документы для отчета

Расскажу подробнее обо всех типах документов.

Кадровые документы — документы о команде проекта. Это трудовые договоры, должностные инструкции, приказы о включении в состав рабочей группы по проекту, согласия на обработку персональных данных.

Кадровые документы нужно подготовить в соответствии с законодательством РФ.

Требования к документам:

1. Все документы нужно подписать, поставить на них печать, если это необходимо.
2. Должности в трудовых договорах и должностных инструкциях должны соответствовать ролям или должностям, заявленным при получении гранта.
3. Сотрудники должны ознакомиться с приказами.

Документы, подтверждающие расходы грантополучателя. Это затраты на оплату труда: платежные поручения, табеля учета рабочего времени, различные реестры. Расходы на приобретение оборудования, работ, услуг сторонних организаций, договоры ГПХ. Готовим: сам договор, приложения к договору, акт выполненных работ, счет на оплату, платежные поручения, счет‑фактуры. Учитываются расходы на оплату труда и страховые взносы.

Не все фонды в качестве расходов на оплату труда признают премии, больничные, отпускные, также могут существовать ограничения по максимальному размеру оплаты труда. Изучите конкурсную документацию, договор, соглашение, регламенты грантодателя.

Требования к документам:

1. Все документы должны быть подписаны, при необходимости иметь печать.
2. Документы должны достоверно отражать работу/услуги/товары, которые зафиксированы в план‑графике проекта, договоре, соглашении на предоставление гранта.
3. Все расходы должны быть обоснованными и не превышать среднерыночную стоимость работ, услуг, товаров, особенно расходы за счет средств гранта. Соберите не менее трех коммерческих предложений или прайс‑листов от действующих компаний на такие услуги, товары, чтобы себя обезопасить. Также могут существовать ограничения на приобретение товаров, работ, услуг у аффилированных лиц грантополучателя за счет средств гранта.

Документы, подтверждающие показатели коммерциализации — продажи продукта. Это:

• договоры купли‑продажи продукта;
• лицензионные договоры;
• договоры на оказание услуг;
• акты выполненных работ, приема‑передачи лицензии, приема‑передачи продукта;
• счета на оплату;
• платежные поручения;
• счет‑фактуры.

Уделите внимание предмету договора, он должен соответствовать наименованию продукта, на который получен грант. Также проверяйте формулировки в других документах, подтверждающих продажу продукта.

Технические документы. Этот вид документов является важным при подтверждении разработки продукта, на который получен грант. Важно отразить факт выполняемых работ.

Технические документы обычно указаны в техническом задании, плане‑графике проекта. Некоторые фонды сразу при заключении договора, соглашения указывают ГОСТ для технической документации: ЕСПД, ЕСКД.

Однако не всегда есть отсылки на конкретные требования. Поэтому вся техническая документация должна быть оформлена в соответствии с требованиями тех ГОСТов, которые могут быть применимы. Если говорить о программных продуктах, то документацию на новый продукт следует оформлять по требованиям ГОСТ 19.ххх, если говорить о внедрении ПО, то по ГОСТ 34.ххх.

Техническая документация должна быть утверждена в соответствующие сроки этапа или проекта в целом, полностью соответствовать наименованиям, указанным в договоре, соглашении, плане‑графике. Наименование продукта должно быть единым во всей документации, соответствующим наименованию продукта, указанному в договоре, соглашении.

Отчетные документы. Предоставьте:

• отчет о реализации этапа;
• отчет о расходовании средств гранта;
• отчет о расходовании средств софинансирования;
• отчет о достижении значений показателей реализации проекта;
• другие отчеты: до 10‑15 документов.

Формы отчетов в большинстве случаев утверждены договором, соглашением на предоставление гранта (смотрим приложения к договору, соглашению). Если форма утверждена, то отчет готовится в строгом соответствии с формой и указаниями по ее заполнению.

Чем подробнее отчет о реализации этапа, тем меньше вопросов при его проверке. В отчете могут быть фотографии, скриншоты, отсылки на разработанную техническую и другую документацию — наименование + дата утверждения, графики, схемы и другие материалы, подтверждающие факт выполнения работ по проекту.

Документы, подтверждающие выполнение некоторых показателей. Примеры показателей: включение продукта в реестр отечественного ПО или в реестр российской промышленной продукции; регистрация прав на результаты интеллектуальной деятельности; оценка уровня технологической готовности ПО (УГТ или УТГ) и другие.

Эти работы проводите заранее, потому что сроки включения в реестры, получения прав на РИД могут быть более 30‑60 дней, повлиять на это вы никак не можете.

Все, что предусмотрено договором, соглашением, техническим заданием, план‑графиком проекта разработайте, утвердите датой, подписью и печатью и предоставьте в отчете.

Шаг 5: устраните замечания и предоставьте информацию

Когда вы отдали отчет и пакет документов, есть вероятность, что фонд найдет в них недочеты, запросит дополнительные документы, не найдет один из обязательных документов или заметит отсутствие печати или подписи.

Это нормально, ваш отчет проверяет не только фонд, который выдал грант, но и внешний эксперт. Обычно дают 3‑5 рабочих дней на устранение ошибок, иногда до месяца в зависимости от фонда. Вам помогут чек‑лист и организационные мероприятия.

Устраните все замечания и в установленные сроки подайте доработанный отчет. Или предоставьте обоснованный отказ от устранения некоторых замечаний, если это противоречит условиям договора, соглашения, план‑графика.

После того как фонд принял отчетность по проекту, он переходит к этапу мониторинга. Мониторинг может длиться до 10 лет. Изучите договор или соглашение, настройте уведомления в календаре и отчитывайтесь.