Как оптимизация техотдела повысила ежемесячную прибыль на 200 тыс рублей

Рассмотрим, как оптимизация процессов в образовательной платформе «Докстарклаб» сэкономила 2 млн рублей и увеличила ежемесячную прибыль на 10–15%.

Проблемы, связанные с техническим отделом, увеличивали издержки, демотивировали работников и снижали производительность. Отдел терял деньги.

Я не стремилась снизить издержки, а создала программу, которая помогла улучшить работу отдела за несколько шагов.

Когда сотрудники хорошо понимают свои обязанности и зоны ответственности, когда они понимают, как, когда и какие задачи им нужно выполнить, появляется свободное время для стратегического роста. Соответственно, у команды появляются ресурсы для усиления новых областей — контентной части, маркетинговых кампаний, привлечения клиентов.

Итак, что я сделала:

SWOT-анализ руководителя. Выяснилось, что руководитель отдела был перегружен рутинными задачами, из-за чего не мог уделять достаточно времени стратегии. Мы пересмотрели зону его ответственности, он переключился строго на стратегические вопросы.

Майнд-карта проекта. Затем я представила в виде схемы все процессы проекта и указала на основные сложности и способы их устранения. Это помогло выявить, где необходимы коррективы.

Распределение задач в команде. Руководитель взялся за стратегические задачи, старшие специалисты — за сложные технические задачи, а менее опытные сотрудники занялись рутиной. Благодаря этому повысилась продуктивность, снизились издержки на подбор персонала, поскольку перераспределение задач позволило более рационально использовать силы сотрудников. Мы автоматизировали часть рутинных операций, чтобы снизить нагрузку.

Новый KPI. Мы пересмотрели ключевые показатели эффективности, сделав их индивидуальными для каждого работника, от технического специалиста до начальника. Теперь все осознавали, что от них ждут и как их работа влияет на общий успех фирмы. Регулярно предоставляемые отчеты позволили оперативно реагировать на возникающие трудности и корректировать стратегию.

Благодаря аналитике нам удалось оптимизировать воронки и сделать регистрацию более эффективной, а в некоторых случаях увеличить количество участников вебинаров на 15%.

Кроме того, была введена система поощрений. Когда сотрудники ощущают поддержку, это увеличивает продуктивность. Совещания и совместные обсуждения с коллективом стали неотъемлемой частью нашей работы.

Усиление команды. Чтобы обеспечить эффективность и предотвратить сбои процессов, мы решили уволить сотрудника, не прошедшего испытательный срок. Его место заняли двое технических специалистов, которые быстро интегрировались в коллектив и начали приносить результаты. Их работа помогла сэкономить 2 миллиона рублей и увеличить прибыль на 15%, что стало ощутимым вкладом в развитие проекта.

После оптимизации процессов «Докстарклаб» заработал как хорошо налаженный механизм. Мы смогли уменьшить затраты, освободив временные ресурсы для более интересных задач. Технический отдел стал работать эффективнее и с меньшим количеством ошибок, что положительно сказалось на финансовых результатах.

Оптимизация работы технического отдела — это экономия средств и создание базы для долгосрочного развития. Это стратегия, позволяющая перевести проект на новую ступень.

Создание эффективно работающего технического отдела — больше, чем просто отсутствие ошибок, это актив, способствующий развитию. Для этого необходимо последовательное построение всех этапов. Важно, чтобы каждый элемент технического отдела, от начала работы до введения автоматизированных систем, функционировал гармонично.

Чёткая организация и разграничение обязанностей — первый этап к успеху. Если не будет ясного понимания, кто за что отвечает, то каждый работник будет чувствовать себя растерянным, что приведёт к неразберихе и ошибкам. Внедрение системы, где каждый знает свои обязанности, значительно повысило продуктивность. Автоматизация рутинных задач также играет важную роль. Без неё технический отдел будет тратить много времени на обработку запросов, оформление пользователей и отправку сообщений. Автоматизация этих операций позволяет освободить ресурсы для более важных задач.

Внедрение платформы GetCourse позволило значительно упростить многие процессы, от отправки уведомлений до оформления слушателей.

Обратная связь и контроль — важные элементы успешной работы. Еженедельные планёрки позволяют обсудить возникшие трудности и найти способы их устранения. Они также способствуют улучшению контроля и повышению вовлечённости персонала.

Использование внутренних ресурсов также важно. Вместо постоянного поиска новых кадров, грамотное распределение обязанностей в соответствии с сильными сторонами каждого сотрудника позволяет грамотно руководить коллективом и сокращать траты на поиск персонала.

Проблемы с техническим отделом могут стать серьёзным препятствием для роста. Однако оптимизация бизнес-процессов не только устраняет проблемы, но и создаёт условия, которые позволят бизнесу развиваться в течение долгого времени:

Если ваш IT-отдел не приносит ожидаемой прибыли, а только создаёт трудности — пора принять меры. Оптимизация помогает не только сократить расходы, но и сделать работу более результативной, открывая новые перспективы для развития.