Как учесть и нивелировать риски ИТ‑аутсорсинга
На российском рынке существует дефицит высококвалифицированных ИТ‑специалистов. ИТ‑аутсорсинг помогает сэкономить на найме сотрудников и получить нужных специалистов для проекта.
Наша компания подключалась к ряду проектов по аутсорсингу, в которых заказчик расставался с предыдущим поставщиком услуг. В статье мы обобщили опыт, чтобы рассказать о рисках аутсорсинга и предложить возможные пути их снижения. Материал будет полезен руководителям ИТ‑отделов, которые планируют отдать часть задач внешним специалистам, и поставщикам услуг аутсорсинга.
Аутсорсинг ИТ‑компетенций: возможные риски для заказчика
Риск 1. ИТ‑специалист не заинтересован в проекте. Низкая мотивация специалистов в сторонних проектах — самый распространенный риск для заказчика. В аутсорсинге по‑прежнему уделяется мало внимания заинтересованности сотрудника: как цели проекта соотносятся с профессиональными целями человека, что он получит в результате, кроме зарплаты.
Чтобы труд приносил результаты должно одновременно выполняться два условия:
- Человек должен обладать необходимой квалификацией и знаниями для выполнения поставленных перед ним задач.
- Он должен хотеть выполнять свою работу.
Первое условие легко проверить — образование, сертификаты, участие в проектах. Второе — гораздо сложнее. Может пройти много времени и заплачено много денег, прежде чем заказчик убедится, что работа выполняется медленно и некачественно.
Мотивация персонала на внешних проектах — ответственность поставщика услуг. Один из инструментов — составление индивидуального плана развития, в котором отражаются личные цели сотрудника. Если эти цели совпадают с проектными, человек будет максимально заинтересован в результате. Поэтому перед началом сотрудничества можно узнать, есть ли программы мотивации у вашего поставщика.
Риск 2. Сложно оценить затраты на проект. Есть два основных вида оплаты аутсорсинговых услуг:
- Фиксированная стоимость — цена контракта определяется на начальном этапе и включает в себя все расходы.
- «Time & Material» — полная стоимость проекта не рассчитывается. Заказчик оплачивает затраты итерационно, за выполненные работы.
Подход с оплатой за выполненный объем работы гибкий и больше ориентирован на конечный результат. Фиксированная оплата дает возможность полностью управлять бюджетом проекта, но ограничивает результат жестко определенным ТЗ.
До начала проекта заказчику стоит оценить финансовые ограничения:
- Если бюджет строго регламентирован — лучше работать по фиксированной стоимости.
- Если есть пространство для маневра — можно использовать подход «Time & Material». Но в этом случае нужно понимать, что управлять конечной стоимостью не получится.
Снизить стоимость итерационного подхода можно за счет жесткого контроля трудозатрат поставщика. Для этого в команде заказчика должен быть специалист, который может провести объективную оценку трудоемкости. Затраты на такого специалиста окупятся в 99% случаев.
Риск 3. Исполнители постоянно меняются — работа стоит. Практически в каждом контракте можно встретить пункт о возможности замены специалистов. Чтобы подстраховать себя, заказчик старается зафиксировать количество замен и их причины. Но никто не застрахован от форс‑мажорных обстоятельств: болезнь, переезд, увольнение. И вот уже мягкий вариант с парой замен в год превращается в смену трех — четырех специалистов. Учитывая время погружения в технические и организационные задачи проекта, при 4‑х заменах за 12 месяцев можно считать, что в проекте не было полноценного специалиста целый год.
Юридически ограничить количество замен невозможно, поэтому перед заключением контракта стоит удостовериться, что у контрагента существуют системы онбординга и по возможности оценить их эффективность. Заказчик должен быть уверен, что приходящий к нему специалист уже прошел вводную подготовку по проекту, ему выделен наставник, способный помочь и поддержать на первых этапах работы.
Риск 4. Вместо опытных специалистов на проект выходят новички. Аутсорсинг ИТ‑компетенций — низкомаржинальный бизнес. Чтобы обеспечить финансовый успех предприятия, специалисты аутсорсинговой компании должны работать на ставках в 1,5—2 раза ниже рыночных. Поэтому подрядчик может привлекать недорогих начинающих ИТ‑специалистов под видом опытных высококлассных экспертов.
Принимая таких сотрудников в проект, заказчик несет финансовые потери. Но главное — команда не сможет решить поставленные задачи: в проекте могут потребоваться доработки, которые джуниор‑специалист не реализует никогда.
Уровень специалиста можно оценить на техническом собеседовании, или использовать автоматизированные системы — есть большой выбор эффективных и точных инструментов оценки навыков ИТ‑специалистов.
Заказчику стоит прописать в договоре методы оценки сотрудников и четкие критерии соответствия, чтобы обезопасить себя от подмены квалификации. Дополнительной гарантией может служить наличие в аутсорсинговой команде специалистов с перекрывающей экспертизой, которые смогут закрыть смежные задачи при выходе из проекта какого‑либо сотрудника.
Риск 5. Утечка данных. Подключение внешних сотрудников к проекту повышает риск утечек конфиденциальной информации или интеллектуальной собственности компании. Даже если заказчик заключил соглашение о неразглашении, такие инциденты могут произойти и привести к значительным финансовым убыткам.
Причина утечек не всегда злой умысел. Случаются казусы, когда специалист аутсорсинговой компании скачивает на свой сервер какое‑нибудь приложение, содержащее важную информацию, чтобы поработать над его отладкой или проверить производительность на личном ноутбуке в свободное время. Доступ к ноутбуку взламывают хакеры, информация попадает им в руки.
Риски утечки информации значительно снижают DLP‑системы. Идеальный вариант, когда вместе с такой системой существуют правила, обязывающие внешних сотрудников работать только в контуре корпоративной информационной системы.
Риск 6. Подрядчик становится незаменимым. Казалось бы, долгосрочное сотрудничество заказчика и аутсорсинговой компании должно нести для обеих сторон только положительные моменты. Провайдер услуг глубоко погружен в тему, знает все особенности и требования, заказчик перестает контролировать компанию: «зачем вмешиваться, если все работает?».
С другой стороны, процессы, технологии и компетенции оказываются полностью сосредоточены у поставщика. Это приводит к тому, что провайдер может необоснованно завышать цены на свои услуги: в какой‑то момент времени стоимость нескольких строчек кода может превысить несколько миллионов рублей.
Заказчик сталкивается с ситуацией, когда продолжать сотрудничество экономически невыгодно, при этом базы знаний по проекту нет, а другой подрядчик требует полгода на аудит системы, прежде чем возьмется за ее сопровождение.
Заказчику стоит создать систему контроля с передачей исходных версий кода и определить перечень документов, которые должен предоставить подрядчик.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Аутсорсинг ИТ‑команд и специалистов: возможные риски для подрядчика
Провайдеры аутсорсинговых услуг также не застрахованы от проблем. Перечислим наиболее распространенные из них.
Риск 1. Лучшие сотрудники остаются у заказчика. Как правило, стороны включают в договор пункт о запрете найма между двумя юрлицами. Но это не исключает вариантов трудоустройства специалиста в дочернюю структуру.
Сотрудник может не вернуться в «родную» компанию, если ему комфортно работать на стороне заказчика. Решающие факторы — корпоративная культура, атмосфера в команде и возможность роста и развития, а не высокая зарплата.
Поставщику ИТ‑услуг нужно все время работать над внутренней корпоративной культурой и создавать нематериальные ценности. Также стоит уделять внимание развитию сотрудников — обучать, создавать индивидуальные планы развития, предоставлять возможность делиться опытом на внутренних конференциях.
Риск 2. Сотрудник попадает в другую корпоративную культуру. Разница корпоративных культур может стать серьезной проблемой — аутсорсинговая команда может попасть в среду, которая не совпадает с принципами «домашней» компании.
К примеру, общепринятой практикой у заказчика является обязательная доступность любого специалиста в любой момент времени. В 2 часа ночи один из топ‑менеджеров находит сбой в системе, которую поддерживает аутсорсер. Он тотчас же звонит сотруднику с просьбой немедленно подключиться, найти проблему и ее исправить — корпоративная культура компании это допускает. У сотрудника нет юридически закрепленных обязательств быть на связи в режиме 24х7, в их корпоративной культуре такой подход не принят. В итоге — серьезный конфликт и недовольство друг другом вплоть до расторжения контракта.
Поставщику стоит отразить возможные нюансы в контракте. Например, обозначит время, в которое сотрудник должен быть на связи.
Подрядчик может создать систему штрафов для заказчика за нарушение условий договора. Однако эта практика в аутсорсинге продвигается слабо, так как ведет к росту цены контракта.
Важно вовлекать сотрудника в корпоративную жизнь «домашней» компании, чтобы он не чувствовал себя «оторванным». Хорошо работают онлайн‑активности — викторины, конкурсы, обучающие занятия, и традиционные офлайн встречи.
Риск 3. Заказчик просит поменять сотрудника — заменить некем. Ресурсы провайдера ограниченны. Если редкий специалист заболел, уволился, переехал или просто не сработался с заказчиком, то заменить такого человека будет сложно.
Провайдеру полезно включить в контракт возможность субподряда, чтобы минимизировать время поиска недостающего специалиста, в случае непредвиденной замены. Стоит учитывать профили специалистов, которые могут подключаться в сторонние проекты. Провайдеру будет легче найти замену разработчику на Python, чем на Elixir.
Главное в статье
Аутсорсинг ИТ‑компетенций — эффективный инструмент, который обеспечивает необходимую гибкость при цифровизации и позволяет существенно экономить ИТ‑бюджеты, если учитывать риски:
- Заказчикам — планировать бюджет и способ оплаты в проекте, проверять квалификацию сотрудников, уделять внимание информационной безопасности и системе контроля поставщика.
- Подрядчикам — прорабатывать мотивацию сотрудников и грамотно определять специализацию, которую можно включать в аутсорсинговые проекты.
В статье доходчиво даются полезные советы для бизнеса.