Электронные транспортные накладные (ЭТрН): руководство по использованию

В сфере электронного документооборота регулярно обновляется законодательство. Сейчас фокус регуляторов направлен на машиночитаемые доверенности, обновление форматов УПД и электронные транспортные накладные (ЭТрН). В частности, с 1 сентября 2025 начнется переходный период по отказу от бумажных накладных в пользу ЭТрН при перевозках алкоголя. Для остальных грузов такой закон может вступить силу в ближайшие годы: требования по каждой товарной группе будут вводиться поэтапно. Постарались собрать важную информацию о нюансах работы с ЭТрН, чтобы переход к использованию электронных документов в логистических операциях был комфортнее.

ЭТрН — электронный документ, который фиксирует факт перевозки грузов. Использование ЭТрН помогает управлять поставками, оптимизировать процессы в сфере грузоперевозок и контролировать оборот товаров.

Преимущества использования:

Быстрый обмена документами — время на оформление и передачу документов сокращено.

Минимизация ошибок — все участники логистической цепочки видят один и тот же документ, что исключает расхождения.

Доступность 24/7 — информация по доставке груза отображается в режиме реального времени, а документы доступны с любого устройства. Упрощен контроль за перевозками.

Снижены рисков утраты документов — электронные документы хранятся в системе и не могут быть утеряны или повреждены.

И, кроме того, соблюдение требований законодательства — применение электронных перевозочных документов поэтапно становится обязательным, обеспечивая прозрачность перевозок и товарооборота для государства.

На сегодняшний день действует несколько нормативных актов, регулирующих электронный документооборот в сфере автомобильных перевозок (для железнодорожных, речных и морских грузоперевозок актуальны иные приказы и форматы).

Важные аспекты. Обмен ЭПД с Минтрансом возможен только через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Сейчас в реестре Минтранса зарегистрировано 11 таких операторов. То есть компания должна выбрать оператора, а затем вместе с ним — интерфейс или учетную систему, через которую запускать работу.

Вместе с тем по ЭДО можно направлять и другие — неформализованные — транспортные документы: экспедиторскую расписку, поручение экспедитору, доверенность на получение товара и другие. По сути, весь пакет документов, который сопровождает сделку купли-продажи и транспортировку, уже можно оперативно направлять по ЭДО через операторов (договор, акты, УПД, счета-фактуры).

Оператор ИС ЭПД и оператор ЭДО — не тождественные понятия. Первых в реестре Минтранса насчитывается только 11, при этом всего доверенных ФНС операторов ЭДО — более 50. Поэтому если ваша компания уже работает с электронным документооборотом, и вы хотите и перевозочные документы перевести в такой формат, уточните, аккредитован ли ваш оператор Минтрансом в качестве провайдера.

Изменения, планируемые в 2025 году. Первая половина года: эксперимент по перевозке зерновых культур и продуктов зернопереработки с сопровождением электронных перевозочных документов. Старт был запланирован на февраль, но на момент написания статьи (март 2025) он не произошел, а новые сроки — не названы.

Июль: проект ФЗ с изменениями в Устав автомобильного транспорта, согласно которому Правительство сможет устанавливать товарные категории, перевозить которые нужно будет именно с ЭПД, или определять виды транспортных документов, оформлять которые можно только в электронном виде.

Сентябрь: императив в перевозках алкоголя и спиртосодержащей продукции. На протяжении 2023-24 годов в стране проводились пилоты по перевозкам спиртосодержащей продукции с ЭПД. Они были признаны успешными, и с 1 сентября 2025 года организовывать логистику алкоголя и спиртосодержащих товаров можно будет с ЭПД вместо товарно-транспортных накладных. С этого момента начнется переходный период — на полтора года, в течение этого времени бизнес все еще сможет использовать бумажные товарно-транспортные накладные. А с 1 марта 2027 года использование ЭТрН станет обязательным (ФЗ от 30.11.2024 № 433-ФЗ). Компании, участвующие в обороте алкогольной и спиртосодержащей продукции, должны будут сопровождать грузы электронными перевозочными документами.

ЭТрН отличается от бумажной версии — это всегда один экземпляр документа, содержащий файлы обмена разных участников перевозки с электронными подписями, и доступный всем участникам логистической цепочки.

Бумажные же транспортные накладные составляют в нескольких экземплярах — для каждого обязательного участника. Их минимум три: грузоотправитель, непосредственно перевозчик и грузополучатель.

Но может быть и больше:

Стороны взаимодействия. Бизнес — участники документооборота (минимальный список): грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Каждый из них подписывает документ и заинтересован в том, чтобы в нем не было ошибок.

Ведомства и службы, имеющие доступ к документам: ГАИ, Минтранс, ФНС, Минцифры.

Операторы ИС ЭПД, только через них в государственную информационную систему можно направлять сведения (ГИС ЭПД).

Состав ЭТрН и порядок взаимодействия сторон. ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов, каждый из которых подписывает один из участников документооборота.

Т2 — это продолжение того же электронного документа. Здесь перевозчик подтверждает факт погрузки и акцептует информацию, которую грузоотправитель зафиксировал в своей части накладной (в Т1). Перевозчик подписывает своей электронной подписью свою часть накладной (Т2). Информация из этих двух файлов через операторов уходит в ГИС ЭПД. В ответ система формирует динамический QR-код (водителю не нужен интернет для его отображения) — с ним груз перевозится по дорогам и в случае проверки водитель предъявляет именно QR-код инспектору ГАИ. У сотрудника ГАИ есть планшет с программой, считывающей и расшифровывающей QR-код. Так инспектор увидит информацию, обозначенную в транспортной накладной, и сможет проверить легальность перевозки.

Кстати, Минтранс распространяет памятку для инспекторов ГАИ, в которой обозначено, что, если при проверке у них нет технической возможности считать QR-код, они не имеют права требовать бумажные документы.

Т3 фиксирует факт доставки груза и получения его Грузополучателем. Когда водитель добрался до пункта назначения, проводится выгрузка товара. Грузополучатель фиксирует факт доставки — что именно он получил, приехал ли груз в полном объеме или частично — и подписывает файл электронной подписью.

Т4 подтверждает завершение выгрузки. Грузоперевозчик также акцептует факт доставки и подписывает этот файл электронной подписью. После этого информация отправляется в ГИС ЭПД и QR-код прекращает свое действие.

В отличие от бумажной версии, здесь не нужно пересылать закрытую накладную обратно грузоотправителю. В момент завершения грузоперевозки и аннулирования QR-кода все участники логистической цепочки в режиме реального времени видят результат (перевозка закончена с частичной или полной приемкой).

Опционально. Могут использоваться дополнительные файлы Т5-Т8 — если нужно указать изменения в стоимости перевозки, возникает переадресовка (изменение адреса доставки) или замена водителя (например, водитель ушел в отпуск или на больничный или должна произойти пересменка у водителей при дальней перевозке).

Формат ЭТрН очень гибкий и предусматривает множество сложных сценариев работы по доставке грузов. Ниже приведены две кейса, с которыми компании работают чаще всего.

Доставка от поставщика. Поставщик выступает грузоотправителем, но саму отгрузку товара осуществляет другое юрлицо, действующее по его поручению.

Формируется все та же транспортная накладная, файл Т1 формирует грузоотправитель, указывая в нем всю базовую информацию. А вот подписантом выступает лицо, действующее по его поручению — компания, которая отгружает товар со склада и передает его перевозчику.

Далее процесс стандартный. Перевозчик подписывает свою часть накладной и перемещается по дорогам с QR-кодом. Грузополучатель принимает товар, формирует свой файл и подписывает его, затем перевозчик со своей стороны подтверждает отгрузку.

То есть при доставке сборного груза, количество ЭТрН в машине будет соответствовать количеству точек выгрузки (сколько грузополучателей, столько и накладных). В нашем примере будет три накладных.

В реальной жизни сценариев еще больше. При переходе к ЭТрН обсудите с оператором нынешние схемы работы вашей компании — чтобы заранее продумать, как их переложить в ЭДО, и дальше спокойно приступить к использованию электронных накладных.

Юридическая значимость — важный вопрос всей отрасли ЭДО. Для признания электронного документа юридически значимым он должен отвечать следующим критериям:

Задача информационных систем, поддерживающих работу с ЭТрН — гарантировать юридическую силу, обеспечить бесперебойный процесс обмена документами с внешними контрагентами через различные сервисы ЭДО.

Не все представленные на рынке решения ЮЗЭДО умеют создавать формализованные ЭТрН. Поэтому компаниям, активно и много работающим с грузоперевозками, стоит уточнять у ИТ-поставщиков, способна ли система формировать ЭТрН на основе данных, полученных из разных корпоративных приложений, и направлять их операторам ИС ЭПД ( те, в свою очередь, передают сведения в ГИС ЭПД для получения QR-кода).

Формирование документа. Система ЮЗЭДО интегрируется с внутренним контуром компании (СЭД, ERP, электронные хранилища документов) и с внешним — сервисами операторов ЭДО/ЭПД и госорганов. Важно, чтобы в выбранной компанией системе был предусмотрен сервис создания или загрузки ЭТрН из смежных информационных систем. Более того, может существовать, как в случае с «Цитрос ЮЗ ЭДО», возможность работы через универсальный формат (XML). Это важная опция.

ЭТрН — непростой документ, учитывая число участников и количество файлов. И данные для создания файла T1 с информацией о грузе и его маршруте могут храниться в разных корпоративных информационных системах, которые не умеют формировать документы по регламенту и форматам, необходимым госорганам и госсистемам.

И в таких случаях данные из разных ИС компании в XML-формате — в универсальном — поступают в «Цитрос ЮЗ ЭДО», система их трансформирует и создает полноценный формализованный по требованиям ФНС документ — например, Т1 с нужной информацией грузоотправителя.

Визуализация документа. Эта функциональность позволяет пользователям видеть печатную форму — визуализацию ЭТрН в pdf-формате. Данные в нее добавляются динамически, по мере подписания участниками перевозки. Здесь отображаются и электронные подписи (штампы).

Маршрутизация ЭТрН. Если компания сотрудничает с несколькими операторами ЭДО/ ЭПД, система позволит настроить правило маршрутизации через нужного — выбрать, через кого будут отправляться транспортные документы, а через кого — счета-фактуры. Правило действует и в обратную сторону: если от контрагента через оператора поступает входящий документ, в системе ЮЗЭДО можно настроить его транспортировку в необходимую внутреннюю корпоративную систему компании.

Упрощение взаимодействия. Система ЮЗЭДО обеспечивает унификацию сложных процессов. Она может выступать как единое окно: аккумулирует сервисы операторов ИС ЭПД, сервисы операторов ЭДО, сервисы для работы с МЧД, взаимодействует с системой «Честный знак» и другими государственными системами, получает данные из разных корпоративных систем для формирования титулов электронной транспортной накладной.

Упрощает и универсализирует интеграцию всех корпоративных информационных систем с сервисами операторов ЭДО и ЭПД, позволяя работать с ЭТрН, счетами-фактурами и другими документами в едином решении. А кроме того, обеспечивает оперативную поддержку изменений законодательства.