Как построить безопасный документооборот с самозанятыми: чек‑лист для компаний
Привлекать самозанятых к работе удобно для многих компаний. Не нужно содержать большой штат, привлекая исполнителей по мере необходимости под конкретные задачи. Не нужно платить НДФЛ, страховые взносы, оформлять больничные и отпуска. Пользуется популярностью формат и у исполнителей — в России уже зарегистрировано 9 млн человек, которые платят налог на профессиональный доход. Но руководителям компаний не стоит забывать, что сотрудничество с самозанятыми — это четко регулируемая законом модель. И если неправильно оформлять документы, компания рискует получить доначисления налогов, штрафы до 100 тыс. рублей на человека и проверки от ФНС и Роструда.
Мы в своей практике уже пять лет наблюдаем за тем, как компании выстраивают отношения с тысячами самозанятых, и видим, какие ошибки они совершают при документообороте. Расскажем об основных рисках и о том, как выстроить безопасную работу с самозанятыми.
Основные риски
Риск №1: Переквалификация в трудовые отношения. Если Федеральная налоговая служба или Роструд посчитают, что вы нанимаете не подрядчика, а сотрудника, то отношения могут быть признаны трудовыми. Тогда компании придется уплатить страховые взносы за весь период сотрудничества (это 30% от общего объема выплат), удержать и перечислить НДФЛ со всех выплат, а также оплатить пени и штрафы.
“Красные флаги” в документах, которые могут указывать на нарушения:
- если в договоре с самозанятым есть слова “должность”, “зарплата”, “оклад”, “рабочее место”;
- если исполнитель подчиняется внутреннему трудовому распорядку — о чем есть соответствующая подпись, если для самозанятого утвержден график работы;
- если услуги носят регулярный характер, в договоре прописан ход работы, а не ее конкретный результат;
- если выплаты осуществляются в одни и те же даты дважды в месяц в одинаковом размере;
- самозанятый работает только на одного заказчика, особенно если при этом он был сотрудником компании в течение последних двух лет;
- самозанятый зарегистрировался по инициативе заказчика;
- если компания сама платит налог за самозанятого.
В этом случае самое правильное — изначально не указывать трудовые формулировки в договорах, актах и чеках. Для этого необходимо прописать результат — например “Перевозка такого‑то груза из пункта А в пункт Б”, а не “Выполнение работ по перевозке”. Избегайте регулярных выплат, особенно в даты, совпадающие с зарплатой и авансом штатных сотрудников — платите непосредственно в срок выполнения задачи. Также в договоре стоит уточнить, что самозанятый самостоятельно определяет место и способ оказания услуг. Ну и, наконец, не заставляйте самозанятого подписывать внутренние документы компании.
Если компания постоянно взаимодействует с самозанятыми, и их количество исчисляется десятками или даже сотнями, то это дает колоссальную нагрузку на кадры и бухгалтерию. Как рассказывает наш клиент — компания DKRS — когда все документы оформляли на бумаге, то требовалось не менее 30 минут, чтобы оформить документы: договоры, дополнительные соглашения. А чтобы подписать каждый дополнительный документ, например, закрывающий акт, исполнитель должен был приехать в офис. Автоматизация документооборота сокращает эти сроки в разы.
Многие клиенты рассказывают, что именно физический документооборот часто становится причиной ошибок. Например, в одной из компаний бухгалтеры каждую неделю формировали на исполнителей акты в двух экземплярах и проводили выплаты — что создавало иллюзию регулярности. Потом приходилось в обратную сторону ждать чеков от исполнителей, сверять их с данными в актах. Кроме того, все эти документы нужно где‑то хранить, а в случае проверки госорганов — достаточно трудно найти. Переход на ЭДО ускоряет процессы и минимизирует человеческий фактор.
Риск №2: Ошибки в чеках и актах выполненных работ. Чек — это главный документ, которые подтверждает, что компания оплатила услуги самозанятого. Если его нет или в нем есть ошибки, то это может привлечь внимание налоговых органов и стать основанием для отказа в признании расходов.
В данном случае необходимо проверить несколько моментов. Во‑первых, в чеке должно быть отражено точное описание услуги и так же, как в договоре должна отсутствовать трудовая терминология. Проверьте правильность реквизитов: ИНН, суммы, даты. Также напоминаем, что при оплате наличными чек должен быть выдан сразу же, а при безналичной оплате — до 9‑го числа следующего за выплатой месяца.
При работе с электронным документооборотом проблем с оформлением чеков не происходит — чеки формируются автоматически, не надо дергать исполнителей и просить их отправить чек. Не может произойти и того, что будет указана неверная сумма, так что о проблемах с закрывающими документами можно также не беспокоиться.
Также внимательно нужно относиться и к актам выполненных работ и оказанных услуг — если одни однострочные. не отражают объем оказываемых услуг и выполняются от периода к периоду, то их могут признать формальными, а отношения переквалифицируют в трудовые. Поэтому не пишите в акте “услуги доставки”, а пишите конкретные услуги, что, откуда и куда было доставлено.
Риск №3: Некорректный договор. Ошибки в договоре — одна из главных причин претензий со стороны налоговых органов. Поэтому заключая договор с самозанятым, необходимо учитывать целый ряд моментов, важных для корректной работы. В первую очередь, в самом названии договора должны быть фразы “оказание услуг” или “выполнение работ”, а не просто “договор”. Предметом договора должен выступать результат работы или услуги, а не выполнение какой‑либо трудовой функции.
Во‑вторых, он заключается между “Заказчиком” и “Исполнителем” — никаких “сотрудников” и “работодателей” фигурировать там не должно. Укажите и в реквизитах договора статус исполнителя как плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Пропишите в договоре подробное описание результата, сроков и стоимости, условие о предоставлении чека и акта выполненных работ, а также об уведомлении при утрате статуса НПД.
Обратите внимание, что иностранцы из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) — Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, также могут применять НПД. Но если вы заключаете договор с таким самозанятым, то нужно уведомить МВД в течение 3 рабочих дней после заключения договора, а также — после расторжения договора с иностранцем.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Краткий чек‑лист, как сделать документооборот с самозанятыми безопасным
Перед началом сотрудничества:
- проверьте наличие статуса самозанятого (через приложение “Мой налог” или API ФНС);
- не регистрируйте самозанятого сами;
- убедитесь, что человек не был сотрудником вашей компании в последние два года.
При заключении договора:
- используйте гражданско‑правовую форму договора: «оказания услуг» или «выполнения работ»;
- не используйте трудовые термины: «зарплата», «должность», «работник», «график»;
- пропишите конкретный предмет договора — результат, сроки и стоимость;
- укажите, что исполнитель обязан уведомить вас при утрате статуса НПД;
- укажите, что исполнитель сам определяет место услуг;
- пропишите обязанность предоставлять чек и акт;
- при работе с иностранцами уведомите МВД в течение 3 дней о заключении и расторжении договора.
В процессе выполнения заданий:
- не платите в те же дни, что и зарплату сотрудникам;
- оформляйте задания с конкретным сроком и результатам — и оплачивайте каждое из них отдельно;
- убедитесь, что акты содержат подробное описание выполненной услуги;
- проверяйте чеки на ошибки в реквизитах и в терминологии;
- храните договоры, акты и чеки в электронном архиве.
С таким чек‑листом можно спокойно выстраивать работу с самозанятыми, не опасаясь проверок. А автоматизация этого процесса позволит сократить временные затраты и избежать ошибок.
