Стоит ли директору компании следить за логистом. И как это сделать

Логистика играет ключевую роль в цепочке поставок компании, даже если грузоперевозки — не ее первоочередная бизнес-задача. Для заводов, предприятий, ритейлеров и многих других компаний важно настроить логистику во всех направлениях, сделать ее эффективной. Поэтому директор должен иметь представление о том, как протекают процессы на складе и при перевозке грузов. Подробнее о том, нужно ли директору компании досконально вникать в это, и как контролировать работу логистов.

Независимо от того, развивает компания логистику как услугу для клиентов или внутреннюю логистику для доставки грузов в точки их реализации, для перевозки сырья и товаров между собственными подразделениями, филиалами, или для доставки товаров конечным клиентам, логистика будет влиять на финансовые показатели бизнеса. Как напрямую, так и косвенно.

Простой пример: сырье из одного цеха в другой приезжает с опозданием, потому что водитель задержался в пути из-за личных дел или менеджер некорректно спланировал маршрут. Из-за этого задержится производство товара, дальше сдвинется срок его реализации, он может оказаться уже менее актуальным для покупателей — в итоге продажи будут ниже ожидаемых.

Может быть и другая ситуация: товар уходит с завода в магазин для конечной реализации. Так получилось, что перевозка была неаккуратной, часть товара оказалась повреждена. Даже если магазин товар примет, есть риск, что сбыть его не получится — или придется давать большую скидку. Завод терпит убытки.

Помимо этого могут возникать ситуации, в которых ошибки логистов приводят к ухудшению репутации бизнеса — на фоне тех же задержек доставки, повреждений товара или других проблем. Систематические удары по репутации или один, но существенный, негативно сказываются на выручке и прибыли компании.

Особенно опасно это для логистического бизнеса, где одно только ручное планирование рейсов может приводить к значительным убыткам. В крупном бизнесе это огромные суммы, ведь один рейс может стоить 100 тыс. рублей.

Директору компании важно понимать, как протекают процессы во всех подразделениях, в том числе и в логистическом. Он не должен заниматься рутинным управлением грузоперевозками, однако ему необходимо знать, как функционирует команда. Например, нужно ли расширить подразделение, нужно ли внедрить новые инструменты, стоит ли следовать трендам на рынке и т.д.

Однако директор компании обычно не может глубоко погружаться в контроль разных подразделений и отслеживать работу каждого сотрудника: это принесет бизнесу больше вреда, чем пользы. Поэтому нужно выстроить стратегию управления и контроля за логистами, чтобы быть в курсе ключевых вопросов, но не тратить на это много времени.

Отслеживать работу логиста помогают ИТ-технологии. Кроме этого, они автоматизируют большое количество процессов, помогая компании снизить расходы на грузоперевозки и зависимость от человеческого фактора. Есть ключевые моменты, которые сделают логистику управляемой и понятной.

Первый и самый базовый уровень — это электронный документооборот. Позволяет видеть: какие документы и когда сформированы, насколько корректно они заполнены, когда были переданы из отдела в отдел или из компании в компанию, когда подписаны. Многие компании пока не внедрили его в логистические процессы.

Второй уровень, надстройка над базовым, — это специализированные программные решения для управления цепочками поставок. Помогут автоматизировать перевозку грузов, складскую логистику, поиск контрагента, и многое другое. К таким программным решениям относятся, например, системы управления складом, WMS, или системы управления транспортом, TMS.

Постоянно отслеживать ситуацию в перечисленных программах не нужно. Сводные данные по ключевым моментам на понятных дашбордах можно получать в реальном времени, а также настроить уведомления для ключевых событий. Условно, на складе закончился товар или водитель завершил разгрузку, все документы по приему-передаче подписаны, — пришло соответствующее уведомление.

Также необходимо получать обратную связь от клиентов, партнеров, дистрибьюторов: всех, кто взаимодействует с логистикой компании. Собирайте отзывы по качеству доставки после каждой перевозки, старайтесь получать развернутые комментарии или хотя бы оценки разным аспектам доставки: скорость или соблюдение установленных сроков, состояние груза после транспортировки и т.д.

Времени у руководства мало, важных задач много, а информация необходима полная. Современные технологии помогают выстроить систему отслеживания за логистом только в том случае, если директор понимает, на какие показатели ориентироваться при оценке его работы и какие инструменты мотивации использовать. Пять шагов, которые помогут выявить проблемные места в логистических процессах и улучшить качество обслуживания клиентов.

Пропишите KPI, если не сделали этого раньше. Логист должен понимать, на какие показатели ориентироваться, за что могут оштрафовать и когда премировать. Показатели эффективности можно разделить на четыре категории:

KPI должны быть конкретными и привязанными к задачам бизнеса. Например, что машины должны приезжать в четко отведенное время в 95% случаев, или что общая продолжительность простоя техники из-за задержек не должна превышать 30 часов в месяц. Это поможет компании увеличить маржинальность. Как и привязка KPI логиста к показателю доходов и расходов — стоимость каждого пройденного машиной километра после вычета трат на топливо и других расходов.

Выберите сервис или платформы для мониторинга и аналитики. Без нее вы не сможете увидеть полную картину и оценить эффективность логиста. На первом этапе лучше внедрить простое, недорогое и проверенное ИТ-решение. Сегодня на рынке есть инструменты, которые позволяют автоматизировать процессы и следить за грузоперевозками в режиме реального времени.

Протестируйте доставку грузов. Поставьте задачи с разными условиями, чтобы посмотреть, как с ними справится логист и на каком этапе возникают сложности. Если логист применяет «серые» схемы, вы сразу это увидите, потому что будете контролировать каждый этап. Можно привлечь к тесту надежных партнеров, которые дадут объективную обратную связь.

Фиксируйте частоту нововведений от логиста. Сегодня на рынке появляется много разных инструментов, за которыми нужно следить не директору, а логисту. Они помогают автоматизировать процессы и улучшить экономику компании. Отказ от их внедрения может вызывать вопросы у директора, тем более, если своими действиями логист тормозит прогресс.

Директору компании, независимо от ее размера, важно понимать, как протекают процессы во всех ее отделах и подразделениях. Глубокий анализ и контроль за каждым шагом лежат на плечах локальных руководителей, однако директору необходимо держать руку на пульсе и знать о ключевых событиях и ситуациях. Поэтому ему стоит следить за логистическими процессами, чтобы вовремя вносить изменения для более эффективной перевозки грузов и снижения затрат.