Как работать с онлайн‑кассой: гайд для продавцов

Мало просто установить и зарегистрировать онлайн‑кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из‑за одной ошибки можно получить штраф от 1 500 ₽.

В статье рассказываем, как бизнесу пользоваться онлайн‑кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

❓ Если у вас есть сложности при работе с онлайн‑кассой, задайте вопрос в комментариях. Поможем разобраться.

Настройка онлайн‑кассы

Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:

После регистрации на онлайн‑кассе можно формировать фискальные документы.

Какие фискальные документы она формирует

К фискальным документам относят:

• отчет о регистрации онлайн‑кассы — формируется один раз, когда аппарат ставят на учет. Сейчас передавать отчет в налоговую не нужно, это сделает ОФД;
• отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют регистрационные данные кассы, например адрес установки;
• отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
• кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
• кассовый чек коррекции — его используют для исправления ошибок, например, если забыли пробить чек или в нем неверные данные;
• отчет о закрытии смены — формируют в конце рабочего дня, но минимум раз в сутки;
• отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн. Отчет делают при замене фискального накопителя или снятии кассы с учета;
• отчет о текущем состоянии расчетов — в нем данные по не переданным в ОФД фискальным документам, а также о прочих операциях с момента начала смены по дату отчета.

Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.

Инструкция по работе с онлайн‑кассой

ИП может работать на кассе сам или нанять работника. Должность человека, который взаимодействует с устройством, обычно называется «кассир» или «кассир‑операционист». У компаний кассир — всегда наемный работник.

Должность кассира и его фамилию нужно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.

Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. Если они пропадут, работник возмещает ущерб за свой счет. Но для этого работодатель должен подписать с кассиром договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать при трудоустройстве, после сотрудник вправе отказаться. Но если компания или ИП докажет, что при приеме на работу человек знал о необходимости подписать договор, то это повод перевести его на другую должность. А при отказе или отсутствии вакансий работника можно уволить.

Есть однократные действия с кассой до начала работы и ежедневные после.

Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при трудоустройстве:

1. Знакомится с внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
2. Изучает инструкцию к онлайн‑кассе.

Ежедневно. Работа с онлайн‑кассой у кассира каждую смену будет выглядеть так:

1. Формирует отчет об открытии смены.
2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции, если составлять эти документы требует локальный нормативный акт бизнеса.
4. Формирует отчет о закрытии смены.

Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.

Как открыть рабочую смену

Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. Как — зависит от модели кассы:

• вручную — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
• автоматически — касса сама составляет отчет при формировании первого кассового чека или другой операции.

Касса сама отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн‑касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.

Как выдавать чек покупателю

Чаще всего на онлайн‑кассе выбивают чеки прихода — при получении денег от покупателя:

• если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют и отдают в момент расчета;
• если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
• если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца или по платежной ссылке, чек должна формировать и тут же отправить покупателю автоматическая онлайн‑касса, кассир в этом не участвует.

Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн‑кассе оформляют еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.

Как закрыть рабочую смену

Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за это время:

• о количестве пробитых чеков;
• о количестве непереданных фискальных документов;
• суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции. Суммы по видам оплаты: наличными, безналичными, предоплатой или ее зачетом, в кредит.

Если ОФД не передали какие‑то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы 30 дней. Если после них на кассе останутся непереданные чеки, она перестанет работать.

Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн‑режиме.

Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. После них аппарат перестанет печатать чеки и будет требовать закрыть смену.

Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.

Как сделать возврат денег

Оформление возврата происходит так:

1. Если это предусмотрено локальным нормативным актом продавца, покупатель заполняет заявление на возврат, вписывает паспортные данные, причину отказа от покупки и номер чека.
2. Кассир принимает заявление, создает в онлайн‑кассе чек с признаком расчета «возврат прихода».
3. Кассир переводит деньги на ту карту, которой покупатель оплатил товар. Если она недействительна, разрешается перевести деньги на другую карту. При изначальной оплате наличными можно выдать их.

Если покупатель отказывается от маркированного товара, кассир дополнительно сканирует маркировочный код и добавляет его в чек на возврат. Если код маркировки неизвестен, разрешается не указывать код товара при возврате.

В учетной программе нужно заполнить накладную на возврат.

Если покупатель приобрел пять товаров и решил вернуть два, кассир создает чек с признаком расчета «возврат прихода» только на них.

Кассовая дисциплина у ИП

У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане кассовой дисциплины: нормативных требований к ним гораздо меньше.

ИП не нужно:

• оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера;
• вести кассовую книгу;
• устанавливать лимит остатка наличных.

Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за отсутствие или неправильное оформление каких‑то из них.

Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейф магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.

Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе отчеты об открытии и закрытии смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с даты, когда устройство перестали использовать и вытащили из кассового аппарата.

☝🏼 Главное требование закона к ИП по работе с онлайн‑кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.

Что делать кассиру, если возникли проблемы

Разобрали, что делать в самых частых случаях:

• сломалась касса или нет электричества;
• отключили интернет;
• сломался фискальный накопитель.

За это можно получить штраф от суммы расчета без ККТ:

• для ИП и директоров — от 25 до 50%, но минимум 10 000 ₽;
• для малых предприятий — от 37,5 до 50%, но не менее 15 000 ₽;
• для средних и крупных компаний — от 75 до 100%, но минимум 30 000 ₽.

Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки устройства действовать нужно так же, как если бы не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой день, но до того, как ошибку обнаружила налоговая.

На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю надо остановить, пока не восстановят работу кассы.

Отключение интернета. Если пропал доступ в сеть, онлайн‑касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Они не пропадут — останутся в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.

Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не ушла;
• из отчета о закрытии смены. В нем есть количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

☝🏼 Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию или к ИП, которые обслуживают вашу кассу. Специалист должен проверить, почему аппарат не передает чеки, и отрегулировать систему.

Ответственность за неправильную работу с кассой

Налоговая инспекция может привлечь нарушителя к ответственности за неправильную работу с онлайн‑кассой в течение года со дня совершения ошибки. Чем грозит отсутствие или неправильное применение ККТ.

Вот за что можно получить предупреждение или штраф:

• неприменение онлайн‑кассы — по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ;
• работа с онлайн‑кассой, которая не соответствует требованиям, нарушение порядка ее регистрации или условий использования — по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ;
• непредставление или несвоевременное представление документов и информации о применении онлайн‑кассы налоговикам — ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ;
• невыдача кассового чека покупателю — по ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ.

Чтобы уменьшить штраф, надо:

1. Признать ошибку через личный кабинет ККТ в течение одного рабочего дня после того, как налоговая разместила там информацию.
2. Добровольно исправить нарушение, пока налоговая не вынесла постановление по делу об административном правонарушении.

Штраф также может уменьшиться, если отправить в налоговую службу кассовый чек коррекции. Но если ошибку исправили чеком коррекции до того, как о ней узнала налоговая, штрафа не будет.