Как правильно составить смету
Перед запуском нового проекта нужно спланировать расходы — по сути, владелец бизнеса составляет смету. Чем точнее смета, тем меньше непредвиденных затрат возникнет.
🎁 В конце текста бонус — подготовили для вас подборку полезных материалов о финансовом планировании и учете.
Что такое смета
Смета — это финансовый план проекта. Она показывает, сколько денег понадобится и на что именно. Каждая статья расходов разбита по позициям, например материалы, услуги, зарплата, аренда, налоги. По сути, это дорожная карта затрат.
Смета расходов на проведение мероприятия
Документ составляют, например, чтобы согласовать с руководителем предстоящие расходы на конференцию или корпоратив.
Когда она нужна
Смета полезна любому бизнесу, который планирует новый проект. Она поможет рассчитать, хватит ли денег на этот проект, а затем контролировать расходы в процессе работы.
Вот несколько ситуаций, когда нужна смета:
- завод запускает новую производственную линию — собственник хочет видеть расчеты по затратам на оборудование и персонал;
- подрядчик строит загородный дом. Заказчик требует точно расписать планируемые расходы, чтобы в середине работы не потребовалось еще несколько миллионов;
- агентство праздников проводит корпоратив — клиент хочет знать, что будет на мероприятии и на что пойдут деньги;
- компания планирует внедрить CRM‑систему — руководитель хочет знать, сколько денег придется заплатить и на что конкретно они пойдут.
«Смета необходима, когда проект крупный, сложный или связан с внешними требованиями. Например, она нужна для работы с клиентом, участия в тендерах, получения инвестиций или если вы выполняете проект по государственным стандартам. В таких ситуациях нужен детальный официальный документ с расчетом затрат. Его часто утверждают стороны и прикрепляют к договору.
Если же речь идет о небольших внутренних инициативах или повседневных операциях, предприниматель может обойтись неформальным списком затрат».
Елена Рендаревская
Партнер консалтинговой компании Margo & PartnersЕсли вы делаете проект на заказ, смета защитит бизнес при спорах с заказчиком. Все цифры будут зафиксированы на бумаге — заказчику придется заплатить по согласованной стоимости.
Чек‑лист: как вести финансовый учет, чтобы растить бизнес
В гайде рассказываем, какие пять показателей бизнеса стоит оценивать, чтобы увеличить прибыль.
Виды смет
Сметы делят на три вида по степени детализации расходов:
- Локальная — отражает расчеты по конкретному виду работ или отдельному этапу проекта. Это самый детальный уровень. В ней прописывают объем, расценки и итоги именно по этой части задачи. Например, при открытии кафе нужны локальные сметы на отделку помещения, прокладку коммуникаций, закупку мебели, оборудования.
- Объектная смета объединяет несколько локальных смет, относящихся к одному объекту или направлению. Например, при запуске кафе может быть три объектных сметы — кухня, гостевой зал и входная группа.
- Сводная — включает все затраты по проекту: от разработки плана до ввода в эксплуатацию. Такая смета помогает оценить затраты по крупным категориям и общие расходы на проект.
В крупных проектах используют все три вида смет. Такая структура делает расчеты прозрачными и управляемыми при любом масштабе.
Какую информацию она должна содержать
Есть четыре базовых вопроса, на которые должна отвечать смета:
- Что нужно купить — составить перечень работ, услуг или товаров.
- В каком объеме — указать количество, длительность, метраж, человеко‑часы.
- По какой цене — стоимость единицы и общая сумма.
- В какие сроки нужно купить каждую из позиций. Проект может длиться месяцы или годы, например, как в строительстве. Сроки позволяют связать финансовый и календарный планы проекта. А еще — заранее продумать, когда проекту нужен каждый из ресурсов, чтобы в работе не было простоев.
Часто в проекте есть накладные, или косвенные, расходы. Они не относятся к конкретным работам, но необходимы для выполнения проекта. Это, например, оплата труда управляющего проектом, проектного менеджера, расходы на обеспечение условий труда, питание сотрудников, средства защиты или дополнительная аренда площадки. О таких расходах легко забыть и занизить реальные затраты на проект.
Еще важно заложить непредвиденные расходы в проценте от общей суммы сметы. Обычно на них выделяют 5—20% общего бюджета. Например, деньги могут уйти на дополнительную логистику, закупки товаров или услуг, которые не учли изначально.
«Важно заложить прибыль или наценку бизнеса. Если смету увидят только сотрудники, можно заложить прибыль отдельной строкой. Так исполнителю будет понятна рентабельность проекта.
Если составляете смету для клиента, прибыль бизнеса обычно закладывают в другие статьи расходов и не выносят отдельно».
Елена Рендаревская
Партнер консалтинговой компании Margo & PartnersВ процессе работы цены могут меняться. На этот случай стоит указать в смете, как стороны будут согласовывать изменение бюджета.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Как составить смету
Смету можно составить за три шага:
- Разбить проект на задачи и этапы.
- Определить ресурсы для каждой задачи.
- Оценить стоимость каждого ресурса.
Шаг 1. Разбить проект на задачи и этапы. Нужно составить полный перечень задач, которые нужно выполнить, чтобы проект был готов. Сначала разумно выделить крупные этапы или блоки работы. А затем по каждому из них детально просчитать расходы.
Например, при запуске нового товара в ассортименте крупными задачами будут производство образцов, тестирование, маркетинговая кампания и переговоры с клиентами. Каждую крупную задачу нужно будет разбить на более мелкие.
Шаг 2. Определить ресурсы для каждой задачи. Это, например, материалы, персонал, оборудование или услуги. Стоит указать виды ресурсов, их количество и сроки, когда они потребуются.
«Для сложных и долгосрочных проектов мы используем диаграммы Ганта, чтобы убедиться, что нужные ресурсы будут доступны вовремя. Например, оптовые материалы издалека могут быть дешевле, но их доставка займет месяц, что не подойдет для двухнедельного проекта.
При прогнозировании затрат нужно учитывать ограничения по времени и доступности ресурсов. Иногда лучше выбрать ресурс чуть дороже, но доступный вовремя, чем самый дешевый, но несвоевременный».
Елена Рендаревская
Партнер консалтинговой компании Margo & PartnersШаг 3. Оценить стоимость каждого ресурса. Подход будет разным в зависимости от вида ресурса:
- оплату труда штатных сотрудников рассчитывают, исходя из окладов или часовых ставок, включая возможные переработки;
- для закупки материалов и оборудования берут прайсы поставщиков или текущие рыночные цены;
- по работам и услугам сторонних исполнителей ориентируются на расценки рынка.
Если делаете смету для заказчика, в конце стоит предусмотреть место для подписей всех, кто согласует смету.
«Часто расценки у разных поставщиков сильно отличаются. В консалтинге я рекомендую клиентам делать минимум три запроса.
В самой смете цены не следует занижать, лучше заложить несколько более высокие оценки стоимости. Это предотвратит ситуацию, когда фактическая цена окажется выше запланированной и мы выйдем за рамки бюджета.
Когда смета будет готова, хорошая практика — дать коллегам оценить ее свежим взглядом, особенно если у составителя „глаз замылился“. Еще полезно сравнить смету с аналогичными прошлыми проектами, если они были».
Елена Рендаревская
Партнер консалтинговой компании Margo & PartnersКакие есть программы для составления сметы
Выбор программы для ведения сметы зависит от задач бизнеса:
- Excel, Google Таблицы, Яндекс Таблицы — электронных таблиц достаточно для проектов малого бизнеса в большинстве отраслей. Формулы, фильтры и сводные таблицы позволяют быстро корректировать расчеты;
- Smeta.ru — универсальный вариант для большинства пользователей из малого и среднего бизнеса. Можно считать проект по собственным расценкам;
- ГРАНД‑Смета — популярная программа в строительстве, поддерживает базы федеральных и территориальных единичных расценок — ФЕР и ТЕР;
- 1С:Смета — подходит для строительных и монтажных компаний, интегрируется с бухгалтерией;
- Турбосметчик — программа для составления локальных смет, актов выполненных работ и ресурсных ведомостей;
- ГОССТРОЙСМЕТА — программу используют в строительстве, она подходит для составления смет в соответствии с государственными нормативами.
Если бизнес не занят в сфере строительства или, например, нефтедобыче, обычно достаточно электронных таблиц.
Как отразить смету в бухучете
В бухгалтерском учете сметы не отражают, потому что это плановый документ,но указывают факт свершившихся хозяйственных операций. По мере работы над проектом бизнес несет расходы — а их уже отражают в бухучете.
Главное
- Смета — это финансовый план проекта. Она показывает, сколько денег понадобится и на что именно.
- Смета полезна для планирования затрат и контроля расходов при работе над проектом.
- В смете указывают, что нужно купить, в каком объеме, по какой цене и в какие сроки.
- Большая часть малого и среднего бизнеса может делать сметы в электронных таблицах. В отраслях, где для смет есть государственные требования, а также в технически сложных проектах могут потребоваться специальные программы.
Как вы поступаете, когда фактические затраты расходятся с запланированными?