Чем заменить Notion: 7 сервисов
С 2024 года Notion ограничил доступ к сервису для российских пользователей. Многие предприниматели использовали платформу в своих проектах: вели базу знаний, следили за дедлайнами задач и планировали календарь встреч. После ухода сервиса пришлось искать замену.
Т‑Бизнес секреты пообщались с предпринимателями и экспертами в разных областях и разузнали, что они используют вместо Notion.
Craft
Что за сервис. Craft — платформа для работы с документами и пространствами, которая похожа на Notion. Здесь есть шаблоны с готовой структурой для разных типов документов, например плана рабочей встречи, протокола совещания, маршрута путешествия и страницы личного сайта.
Основные возможности Craft:
- слеш‑команды для быстрого доступа, например, к вставке файлов;
- экспорт в Markdown, PDF, MS Word;
- режим презентации для заметок — они преобразуются в слайды;
- встроенный ChatGPT;
- веб‑версия, приложения для Windows, macOS, iOS, iPadOS — на Android установить не получится.
Сколько стоит. На бесплатном тарифе можно создавать до 10 документов. Объем хранилища ограничен 1 ГБ. Платные тарифы начинаются от 4,8 $ в месяц, в них лимит на количество документов и объем данных выше. Российской картой оплатить не получится.
«В Craft нет импорта из Notion, нужно все переносить вручную. Craft не подойдет для работы с задачами: там нет стандартных списков дел.
Из плюсов — приятный интерфейс, возможности редактирования и шеринга».
Shtab
Что за сервис. Shtab — сервис для управления проектами и организации рабочих процессов. В Shtab можно создавать справочники, базы знаний, текстовые заметки и таблицы, планировать проекты, ставить задачи исполнителям и контролировать их выполнение.
1/2Можно блокировать доступ к странице — она будет доступна только для чтения — или настроить его для конкретных пользователей 
2/2На страницу можно вставить другое рабочее пространство, например доску
Основные возможности Shtab:
- разные виды отображения рабочего пространства: канбан‑доска, календарь, список, таймлайн, диаграмма Ганта, матрица Эйзенхауэра;
- раздел для ведения финансового учета бизнеса;
- интеграции с почтой, банками;
- трекер времени;
- веб‑версия и приложение на смартфон.
Сколько стоит. Бесплатный тариф подходит командам до пяти человек или для личного пользования. На нем можно вести до пяти проектов, объем хранилища — 1 ГБ.
Платные тарифы от 190 ₽ в месяц за человека расширяют объем хранилища до 200 ГБ и позволяют подключать любое число пользователей.
«В Shtab можно настроить прочную связку из базы знаний и таск‑менеджера, а само рабочее пространство и процессы взаимодействия в нем можно настроить так, как будет удобно пользователям».
Александр Стихарев
СЕО сервиса для управления проектами Shtab
Yonote
Что за сервис. Yonote — приложение для планирования, которое позволяет формировать базу знаний, ставить задачи команде, следить за их статусами. Есть интеграции с Google Docs, Airtable, Телеграмом. Yonote можно использовать в облачной версии или установить на серверы компании.
1/2На главной странице сервиса ничего лишнего: недавние файлы, черновики, доступ к личной папке, шаблонам, архиву и корзине 
2/2Задачи наглядно разбиваются по статусам на доске
Основные возможности Yonote:
- ИИ‑функции — можно генерировать тексты, идеи, вести умный поиск по базе знаний;
- корпоративная авторизация SSO, SAML;
- доступ по API;
- совместное редактирование в реальном времени;
- история изменения документов за последние 60 дней.
Сколько стоит. На бесплатном тарифе объем хранилища файлов ограничен 5 ГБ, но количество документов может быть любым. А команда для совместной работы — не больше пяти человек.
На платных тарифах стоимостью от 149 ₽ в месяц добавляется поддержка ИИ‑функций, увеличиваются объемы хранилища и количество пользователей в команде.
«Yonote похож на Notion. Можно создавать доски, таблицы, календари. Сервис позволяет быстро импортировать свои рабочие пространства из Notion.
Интерфейс сильно похож Notion, поэтому долго привыкать к новому рабочему пространству не придется. У приложения есть интеграция с Figma — можно просматривать документы по ссылкам в реальном времени, не выходя из Yonote».
Елизавета Присяжнюк
Сооснователь и арт‑директор дизайн‑бюро The Spot, автор телеграм‑канала «Дизайн солянка»WEEEK
Что за сервис. WEEEK — российский сервис для командной работы, в котором также можно создавать базу знаний с регламентами, инструкциями и отчетами. В WEEEK есть все основные функции из Notion: многоуровневая структура документов, совместное редактирование, таблицы и шаблоны. Помимо этого, в сервисе можно делать CRM‑воронки или аналитику по выполненным задачам.
1/2Работа сервиса не всегда стабильна: то превью видео не отображаются… 
2/2…то кодировка превью сбивается
Основные возможности WEEEK:
- интеграции с календарями, Google Docs, Google Forms, Figma, Airtable, amoCRM;
- отчеты по сотрудникам и проектам;
- обложки, иконки, фото, видео и файлы в документах;
- импорт готовых документов из Notion;
- веб‑версия и приложение для смартфона.
Сколько стоит. На бесплатном тарифе доступно безлимитное хранилище, шаблоны проектов и документов в базе знаний. Над проектом могут работать до пяти человек. Безлимитные доски и документы доступны на платных тарифах стоимостью от 199 ₽ в месяц за человека.
«Все, что я делал в Notion, — создавал открытые в интернете документы для себя, своего агентства и своих микро‑SaaS‑сервисов. Поэтому и выбор между платформами совершал именно через призму одной этой задачи. В итоге я перешел и в TEAMLY, и в WEEEK, и AFFiNE. Идеалов нет.
У WEEEK все красиво, мобильная версия есть, но документы по какой‑то причине могут перезагружаться прямо при просмотре. Во время переноса пришлось обращаться в поддержку WEEEK, чтобы контент отображался».
Александр Поляков
Предприниматель, руководитель рекламного агентства aaarrr.agencyTEAMLY
Что за сервис. TEAMLY — российская платформа, на которой можно вести задачи, планировать проекты, формировать базы данных. Для комфортной работы есть умные таблицы с фильтрами и канбан‑доски.
Основные возможности TEAMLY:
- канбан, диаграмма Ганта;
- совместное редактирование данных с чатом;
- личные пространства и хранилища;
- ИИ‑поиск — только на платных тарифах;
- веб‑версия и приложение для Android.
Сколько стоит. На бесплатном тарифе объем хранилища ограничен 2 ГБ на весь аккаунт, а в команде могут работать не больше семи человек. Также лимитировано количество страниц, хранилищ и пространств. На платных тарифах стоимостью от 299 ₽ в месяц за человека снимаются лимиты, а также появляются ИИ‑функции.
«У TEAMLY неудобный импорт данных из Notion — случаются потери, файлы и изображения переносятся некорректно.
Плюс TEAMLY — в плане отображения он стабилен: то, чем ты поделился, гарантированно откроется, и это будет удобно использовать. Форматы видео поддерживаются любые, хоть даже MKV».
Александр Поляков
Предприниматель, руководитель рекламного агентства aaarrr.agencyAFFiNE
Что за сервис. AFFiNE — платформа, которая объединяет возможности Notion и Miro. В AFFiNE можно создавать и редактировать заметки, рисовать, планировать задачи с командой. Есть канбан‑доски для визуализации идей, многостраничные структуры, гибкая настройка интерфейса.
Основные возможности AFFiNE:
- совместная работа в команде;
- рукописные заметки преобразуются в текст;
- открытый исходный код — можно развернуть сервис локально, подстроить под себя;
- веб‑версия и приложение для компьютера.
Сколько стоит. Бесплатный тариф позволяет работать в безлимитном количестве пространств и как угодно настраивать под себя сервис. Ограничения на объем хранилища — 10 ГБ, размер файлов — 10 МБ, количество людей в рабочем пространстве и устройств для входа.
Платные тарифы начинаются от 8,9 $ в месяц, российской картой оплатить нельзя.
«AFFiNE — мой фаворит, я уже развернул его на своем домене. В нем легко делиться заметками, есть элементарная интеграция с ИИ. Но придется стать немного системным администратором, делать резервные копии и настраивать Nginx. Одним неловким движением можно уничтожить всю базу знаний. Версию на своем домене можно развернуть только в браузере и исключительно в Chrome.
Пока есть ряд проблем: например, некорректно работает линковка связанных документов или нельзя подключить свой OpenAI‑ключ».
Александр Поляков
Предприниматель, руководитель рекламного агентства aaarrr.agencyGamma
Что за сервис. Gamma — сервис для создания презентаций, веб‑сайтов и других документов, который работает на базе ИИ. Можно вбить запрос, например «сделай презентацию про корпоративную культуру на 15 слайдов», — Gamma создаст слайды с текстом.
В личном кабинете пользователя есть рабочее пространство, где можно хранить свои проекты и файлы коллег. В слайды, которые больше похожи на веб‑страницы, встраиваются интерактивные элементы — например, файлы из Google Docs, Office 365, видео.
Основные возможности Gamma:
- шаблоны презентаций;
- совместная работа над проектом;
- экспорт документов в PDF и PPT;
- ИИ‑помощник для поиска, работы с текстом и генерации контента.
Сколько стоит. На бесплатном тарифе не ограничено количество пользователей и документов, есть ИИ‑генерация изображений, экспорт и импорт PDF и PPT.
Платные тарифы стоимостью от 8 € в месяц за человека снимают ограничения с ИИ, в том числе дают новые функции по редактированию документов с нейросетью.
«Gamma помогает делать презентации. Каждый слайд — это отдельная страница, на которой удобно собрать какой‑то материал, подготовить оффер для клиента, сделать какие‑то записки, выдержки из своих заметок.
Еще одна важная опция — можно загрузить свои слайды, на которых будет только белый фон и заголовок или текст, а ИИ их красиво оформит».
Каким сервисом вы заменили Notion? Поделитесь опытом в комментариях.
Kristina, спасибо за дополнение. Используете его только в качестве инструмента для работы над проектами или еще в финансовом учете?
Я пользовалась Yonote, по состоянию на 2024 он был крайне сырой. А как теперь?
Ушла на YouGile и довольна.
Я уже заменила на O!task, крутой таск в плане быстроты внедрения, стильный интерфейс и классный функционал