Как заменить фискальный накопитель в кассе

10 декабря 2024

Редактор: Елена Галичевская

Фискальный накопитель в онлайн-кассе нужно менять, если он сломался, истек срок его действия, поменялся собственник и в некоторых других случаях. Рассказываем, как это сделать.

Когда нужно менять фискальный накопитель

Есть пять случаев, когда фискальный накопитель нужно заменить.

Истек срок действия.
Заполнена встроенная память.
Сменился собственник онлайн-кассы.
Неверно указаны реквизиты.
Накопитель сломался.

Истек срок действия. Есть три вида накопителей — на 13, 15 и 36 месяцев.

При выборе накопителя ориентируются на систему налогообложения и особенности бизнеса. Например, компания на ОСН устанавливает накопитель на 15 месяцев, максимально он работает 470 дней. Но если компания продает подакцизный товар, накопитель заблокируется через 13 месяцев — 410 дней. Нужно будет покупать новый.

Срок службы отсчитывают с момента активации накопителя при регистрации онлайн-кассы или перерегистрации аппарата в налоговой. Проверить дату можно как в настройках кассы, так и в личном кабинете ОФД.

Оставшийся срок службы накопителя отображается в отчетах об открытии и закрытии смен.

Заполнена встроенная память. Фискальный накопитель придется заменить, даже если срок его действия не истек. Память накопителя рассчитана примерно на 250 000 чеков. У некоторых моделей онлайн-касс есть функция контроля за заполняемостью памяти. Когда останется 1—2% свободного места, это отобразится в отчетах об открытии и закрытии смен.

Сменился собственник онлайн-кассы. Предыдущий собственник должен изъять накопитель, а другой владелец — установить новый и зарегистрировать онлайн-кассу на себя. Если онлайн-касса переходит в обособленное подразделение компании, накопитель менять не нужно, так как у головного офиса и филиала один ИНН.

Неверно указаны реквизиты. При постановке на учет онлайн-кассы пользователь указывает ее регистрационный номер. Изменить данные после сохранения нельзя. Если они внесены неверно, придется купить новый фискальный накопитель и заново зарегистрировать онлайн-кассу.

Накопитель сломался. Онлайн-кассу без накопителя использовать нельзя. Если не получилось отремонтировать накопитель, его нужно заменить.

Как заменить фискальный накопитель при поломке

Если фискальный накопитель сломался, порядок действий такой.

Шаг 1. Передать фискальный накопитель в сервисный центр изготовителя на экспертизу. Как быстро это нужно сделать, в законе 54-ФЗ не сказано.

Если производитель отказывается провести экспертизу и выдать заключение, нужно обратиться в налоговую с жалобой. Тогда инспекция вынесет предписание, которое обяжет производителя исполнить требование законодательства.

Шаг 2. Получить заключение изготовителя по результатам экспертизы. Он направит его пользователю онлайн-кассы и в налоговую в течение 30 календарных дней со дня получения фискального накопителя.

Если поломка произошла из-за заводского брака, пользователь онлайн-кассы не должен платить за экспертизу.

Шаг 3. Подать в налоговую заявление о перерегистрации онлайн-кассы. Срок — в течение пяти рабочих дней с даты, когда экспертиза установила, что накопитель нельзя отремонтировать.

Шаг 4. Направить в налоговую сведения из фискального накопителя, если по результатам экспертизы установлено, что данные можно считать. Срок — в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации или снятии с учета кассы.

Если изготовитель подтвердил, что данные с фискального накопителя нельзя считать, ничего в налоговую инспекцию подавать не нужно.

Шаг 5. Установить новый накопитель.

Полезные советы для продавцов маркетплейсов

Как заменить фискальный накопитель в остальных случаях

Во всех случаях, кроме поломки, замена фискального накопителя происходит так.

Шаг 1. Убедиться, что все фискальные документы, сформированные накопителем, переданы ОФД. Для этого на онлайн-кассе формируют отчет о закрытии смены. Поле, в котором указывают количество непереданных фискальных документов, должно быть пустым.

Шаг 2. Сформировать отчет о закрытии фискального накопителя на онлайн-кассе.

Шаг 3. Извлечь из онлайн-кассы старый фискальный накопитель и установить новый.

Шаг 4. Сформировать на онлайн-кассе отчет о регистрации или об изменении параметров регистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя.

Отчет передают в налоговую вместе с заявлением о регистрации или перерегистрации онлайн-кассы не позднее одного рабочего дня, следующего за днем замены фискального накопителя.

Если онлайн-кассу применяли в автономном режиме, нужно считать все фискальные документы из накопителя, который нужно заменить, и передать их в налоговую вместе с заявлением о перерегистрации ККТ.

Как перерегистрировать кассу после замены ФН

Во всех ситуациях, когда меняют фискальный накопитель, онлайн-кассу нужно перерегистрировать. Как это сделать, подробно рассказали в отдельной статье.

Ответственность за неправильную работу с фискальным накопителем

За работу на онлайн-кассе с просроченным, зарегистрированным на другого продавца или зарегистрированным с неправильными реквизитами фискальным накопителем оштрафуют. Как именно, зависит от квалификации проступка налоговым инспектором или судом, если бизнес решит обжаловать решение инспектора.

Если инспектор или суд посчитают случившееся неприменением ККТ, штраф:

для руководителя компании или ИП — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
малым предприятиям, в том числе микропредприятиям, — от 37,5 до 50% суммы расчета, но не менее 15 000 ₽;
для средних и крупных компаний — от 75 до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 ₽.

Если налоговый инспектор или суд квалифицируют проступок как применение ККТ с нарушением, назначат предупреждение или штраф: руководителю ООО или ИП — от 1 500 до 3 000 ₽; малому предприятию — от 2 500 до 5 000 ₽; средней либо крупной компании — от 5 000 до 10 000 ₽.