Как непрерывно развивать продукт с помощью системы кайдзен
Кайдзен — японский подход беспрерывного улучшения. Предприниматели внедряют его в бизнес, чтобы постоянно совершенствовать процессы и тем самым растить прибыль и лояльность клиентов. Подход используют небольшие компании и крупные корпорации вроде Toyota и Mitsubishi.
Мы разобрались, зачем нужен кайдзен и как использовать эту концепцию в бизнесе.
Что такое кайдзен
Кайдзен — философская концепция, суть которой состоит в постоянном улучшении бизнес-процессов. Идея кайдзена в следующем: даже небольшие, но регулярные изменения могут привести к значительным результатам.
Предприниматель открыл дизайн-студию. В ней работают дизайнеры с небольшим опытом, у некоторых есть профильное образование. Они быстро и качественно выполняют работу.
Казалось бы, на этом можно остановиться и продолжать работать в том же духе. Но предприниматель внедряет в бизнес корпоративное обучение. Это регулярные лекции и мастер-классы от экспертов дизайна. Хоть это и не полноценные курсы, но благодаря такому обучению специалисты начинают работать лучше — появляется больше насмотренности, они не отстают от трендов, могут применять в работе разные инструменты.
Команда постоянно совершенствует навыки, поэтому сотрудники лучше выполняют работу и могут брать на себя новые, более сложные задачи.
Бизнес может использовать кайдзен, чтобы также совершенствовать качество продуктов, корпоративную культуру, атмосферу в команде.
Принципы кайдзена
Кайдзен состоит из набора техник и принципов, которые направлены на постоянное развитие бизнеса. Вот что используют чаще всего:
Разберем каждый принцип подробнее.
Систематизация. Все, что пригодится сотруднику для выполнения обязанностей, должно быть на виду или в свободном доступе. Например, новичку в первый рабочий день нужно предоставить все доступы в корпоративный мессенджер, на почту, к регламентам компании.
То же касается рабочих процессов — все правила нужно прописывать в документах. Так команда всегда может вернуться к ним и освежить знания, не придется лишний раз отвлекать коллег, чтобы задать вопрос по процессам. Это позволяет экономить время команды.
«Систематизация — первый принцип, который мы внедрили в бизнесе. С его помощью команде проще работать: все процессы описаны. Если есть вопросы, можно открыть нужный документ и найти там ответ.
Чтобы была система, все задачи мы ведем в YouGile. Это приложение с канбан-досками вроде Trello. Там отмечаем все задачи, которые предстоит сделать, и пишем их статус. Такой подход помогает систематизировать работу — не забываешь, какие дела нужно выполнить, потому что они всегда на виду».
Павел Карпов
Совладелец антикафе Dungeon
Прозрачность. Все члены команды должны понимать, к какой цели они идут и знать показатели бизнеса, на которые они влияют. Важно, чтобы сотрудники могли открыто задавать вопросы руководству или высказывать противоположную точку зрения. Это мотивирует людей на более продуктивную работу.
«У нас в команде 22 человека, и мы придерживаемся принципа прозрачности. К примеру, мы открыто говорим сотрудникам о своих планах и показателях. У нас нет правила скрывать друг от друга зарплату, сотрудники могут озвучивать, сколько денег они получают. Они могут даже мне задать этот вопрос, и я на него честно отвечу.
Такой подход помогает создать здоровую атмосферу в команде — люди видят, что мы им доверяем, потому что ничего не скрываем и открыто делимся информацией. Это подкупает, и сотрудники лучше вовлекаются в работу».
Павел Карпов
Совладелец антикафе Dungeon
Когда сотрудник осознает, зачем ему выполнять конкретную задачу и как он может повлиять на результат, он сильнее вовлечен в процесс. Усердной работой и идеями он помогает бизнесу развиваться.
Клиентоориентированность. Бизнес должен заботиться об удобстве клиента. При таком подходе сотрудники и владелец проекта учитывают потребности и желания покупателей и стараются их удовлетворить.
Человек зашел на сайт бренда одежды, чтобы заказать свитер определенного цвета. Нужной расцветки не оказалось — поэтому клиент написал в поддержку, чтобы узнать, когда позиция будет в наличии. Оператор поддержки сориентировал клиента по срокам и предложил оставить номер телефона, чтобы связаться с покупателем и предупредить о поступлении.
Когда желаемый свитер появился в продаже, сотрудник магазина связался с клиентом в мессенджере и поделился новостью.
Клиентоориентированность позволяет сделать покупателей более лояльными и улучшить их отношение к бренду.
Когда бизнес ориентируется на запросы клиентов, он замечает свои слабые стороны. Это помогает вовремя исправить проблемы или придумать уникальное предложение и выигрывать конкуренцию.
Командная работа. Кайдзен предполагает, что вежливость и забота должны быть направлены не только в сторону клиента, но и в сторону коллег. Например, если редактор просит дизайнера нарисовать схему, в этих отношениях редактор — заказчик, клиент, а дизайнер — исполнитель.
«Клиент — это не всегда тот, кто платит вам деньги. Заказчик меняется в зависимости от контекста. Например, если я ставлю задачу сотруднику, я — его клиент, а он — исполнитель.
Клиентом может быть даже коллега. К примеру, когда один сотрудник уходит со смены, его задача — правильно ее закрыть, иначе его коллеге, которому он передаст смену, придется это делать самому. Если не сделать эту задачу правильно, то есть не удовлетворить потребность клиента, между сотрудниками может возникнуть конфликт».
Павел Карпов
Совладелец антикафе Dungeon
Конфликты и обиды тратят энергию сотрудников впустую. Падает качество работы, силы уходят не туда, бизнесу труднее развиваться.
Открытость к идеям и просьбам. В кайдзене нет кулуарных договоренностей. Все вопросы нужно обсуждать публично с командой, давать сотрудникам возможность делиться идеями.
В антикафе Dungeon сделали специальную канбан-доску. На ней любой сотрудник может создать карточку со своим предложением. К примеру, если человек заметил, что в кассе мало мелочи, он может написать об этом в карточке. Если бы он написал о проблеме в мессенджер, сообщение могло затеряться среди других, и тогда бы о просьбе забыли.
Такой подход позволяет вовремя фиксировать проблемы или интересные задумки и не забывать возвращаться к ним. Любое предложение сотрудников нужно рассмотреть и дать по нему обратную связь. Если идея понравится, сказать, что взяли ее в работу; а если нет, корректно объяснить, что не так с предложением, или подумать, как его можно применить к текущим рабочим процессам.
Развитие по горизонтали. Каждый сотрудник должен развиваться, чтобы совершенствовать свою работу. Для этого в компании можно запустить корпоративное обучение.
В Dungeon работники могут получить премию за прочитанные книги: за одну книгу в месяц платят 500 ₽, за две книги — 1500, за три — 3500. Это позволяет мотивировать сотрудников читать больше. Как правило, они читают книги по продажам, менеджменту, психологии. Знания из этих книг помогают лучше выполнять работу: например, из книги можно узнать про технику продаж и опробовать ее на практике.
Сотрудники тоже могут обучать друг друга. Например, если один человек узнал, как правильно отрабатывать возражения клиентов, он может поделиться этой информацией с командой. Так все участники развиваются и начинают работать эффективнее.
Стремление к лучшему. Продукт, процессы, атмосферу в коллективе, личные навыки нужно постоянно совершенствовать. Для этого можно использовать цикл непрерывных улучшений. Он состоит из четырех элементов, которые следуют друг за другом и постоянно повторяются.
Разберем, как применять цикл даже на самой простой задаче на примере антикафе Dungeon:
- Улучшение нужно запланировать. Например, в кафе решили закрепить на стене приставку для видеоигр.
- Задачу нужно сделать. Выбрали удобный день и закрепили приставку.
- За изменением нужно следить. В течение месяца сотрудники наблюдали, удобно ли на конкретной высоте включать приставку, с какой стороны к ней проще всего подойти, нужно ли ее перенести в другое место.
- Недостатки нужно корректировать. Через месяц сотрудники заметили: неудобно подходить к приставке, когда провода от консоли располагаются с правой стороны. Недостаток нужно исправить.
Если обнаружили проблему, запускается новый цикл. Теперь нужно запланировать задачу на то, чтобы повесить приставку иначе, и снова отслеживать результаты. И так до тех пор, пока расположение не станет идеальным.
Что такое методика 5S
Методика 5S — система организации рабочего пространства, которая помогает поддерживать порядок и эффективность. Она включает пять шагов:
- Сортировка — освободить рабочее пространство от ненужных вещей и оставить только те, что используют в работе.
- Систематизация — правильно разместить вещи в пределах рабочей зоны, чтобы к ним был простой и безопасный доступ.
- Содержание в чистоте — регулярно убираться и поддерживать порядок на рабочем месте.
- Стандартизация — создать стандарт рабочего места для всех сотрудников с одинаковыми обязанностями.
- Совершенствование — постоянно искать новые способы оптимизировать рабочие пространства.
Методика 5S и философия кайдзен тесно связаны. Обе системы помогают улучшать рабочую среду и бизнес-процессы. Методику 5S часто рассматривают как одну из практических составляющих кайдзена, она помогает поддерживать порядок на рабочих местах сотрудников и непрерывно развиваться.
Кайдзен и методика 5S повышают эффективность бизнеса, снижают потери ресурсов и времени, улучшают качество производимых товаров или услуг.
Чем кайдзен отличается от западной системы управления
Западная система управления — подход к руководству бизнесом, который позволяет достигать конкретных результатов через четкое планирование и централизованное управление.
Как внедрить кайдзен в свой бизнес
Прежде чем внедрять принципы кайдзена, нужно быть готовым:
- постоянно улучшать продукт;
- закрывать базовые потребности сотрудников;
- идти к результату постепенно.
Быть готовым к постоянным улучшениям. Концепция кайдзен подразумевает развитие и улучшения на всех уровнях. К ним должны стремиться и сотрудники, и руководители. Если владелец бизнеса требует от команды руководствоваться конкретными принципами, но сам их не соблюдает, это может демотивировать людей.
В команде есть четкие регламенты: не писать друг другу в нерабочее время и на выходных, только если нужно что-то срочно решить. Сотрудники следуют этому правилу, а руководитель позволяет себе писать в общий чат в час ночи или приходить с несрочными задачами в субботу вечером.
Когда правила и принципы действуют только на команду, а на управленца не распространяются, это подрывает доверие людей.
Закрывать базовые потребности сотрудников. Если владелец бизнеса регулярно задерживает зарплату, критикует сотрудников, не предоставляет им социальные гарантии, у команды не будет стремления развивать проект.
Прежде чем внедрять принципы кайдзена, нужно убедиться, что базовые потребности сотрудников закрыты.
Идти к результату постепенно. В кайдзене не получится увидеть результаты сразу, придется все делать последовательно и идти маленькими шагами. Например, можно поступить так:
- В этом месяце описать все процессы в документах, чтобы нужная информация всегда была у сотрудников под рукой.
- В следующем месяце начать транслировать команде новые ценности. Допустим, внедрить открытость: провести презентацию, где рассказать о планах компании, поделиться показателями, выручкой, результатами работы, ответить на вопросы.
- В остальное время регулярно напоминать команде, что вы открыты к идеям. Чтобы у сотрудников было больше мотивации улучшать продукт и процессы, можно предложить им премию. Инициативным работниками выплатить бонус или сделать подарок за их активность.
Определите, какие принципы вы хотите внедрить в своем проекте, и начните постепенно вводить их и знакомить с ними команду. Первое время сотрудники могут сопротивляться нововведениям и действовать, как привыкли. Руководителю предстоит постоянно напоминать о новых правилах и принципах, со временем команда к ним адаптируется.
«Первое время мне постоянно приходилось напоминать сотрудникам о новых правилах. Это нормальная часть процесса. Например, раньше мы ставили друг другу задачи устно или писали в мессенджер. После я внедрил принцип систематизации, поэтому все задачи начали ставить в YouGile.
Сначала сотрудники по привычке могли подойти и озвучить просьбу или поставить задачу устно. Приходилось напоминать им: „Поставь задачу YouGile, пожалуйста“. Это помогло выработать дисциплину, и наконец появилась система.
Если в компании есть процессы, но ими никто не пользуется, работать они не будут».
Павел Карпов
Совладелец антикафе Dungeon
Плюсы и минусы системы кайдзен
Собрали преимущества и недостатки кайдзена в таблицу.
Какие компании работают по кайдзену
Многие компании по всему миру внедряют принципы кайдзена, чтобы улучшать процессы. Перечислим несколько известных примеров.
Toyota. Одна из первых компаний, которая массово внедрила кайдзен во всех своих подразделениях. Эта методика стала основой производственной системы компании. Необходимость применять кайдзен зафиксировали в бизнес-стратегии Toyota.
КАМАЗ. Крупнейший производитель грузовых автомобилей в России использует кайдзен для экономии денег. Сотрудники на производстве регулярно улучшают рабочие места и производственные процессы. Одно из таких улучшений снизило простои оборудования и сэкономило компании около 2 млн рублей в год.
Северсталь. Один из ведущих производителей стали в России внедрил кайдзен. После этого инициативные сотрудники начали самостоятельно улучшать процессы, в которых участвуют. В компании оптимизировали отдел контроля качества, вместо этого за качеством продукции следят заинтересованные сотрудники, которые ее производят.
Что почитать про кайдзен
Вот несколько книг о кайдзене, которые помогут глубже понять философию и практику этой системы:
- «Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний», Массааки Имаи. Основополагающая книга о кайдзене, автор книги первым представил этот азиатский метод западной аудитории. Имаи подробно объясняет принципы кайдзена и их применение в различных отраслях.
- «Кайдзен: японский метод трансформации привычек маленькими шагами», Сара Харви. Автор объясняет, как применять философию кайдзен для изменения привычек и улучшения жизни через постепенные небольшие шаги. Харви показывает, что даже самые маленькие изменения, если делать их регулярно, могут привести к значительным и устойчивым результатам.
- «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества», Массааки Имаи. Автор описывает, как улучшения непосредственно на рабочем месте могут значительно повысить эффективность бизнеса и качество продукции.
- «Метод кайдзен. Шаг за шагом к достижению цели», Роберт Маурер. Автор предлагает простые техники, которые помогут преодолеть сопротивление изменениям. Советы помогут повысить мотивацию и успешно внедрять что-то новое в жизнь и бизнес.
Главное в статье
- Кайдзен — философский подход. Его суть в том, чтобы постоянно совершенствоваться.
- С помощью кайдзена предприниматель может улучшить процессы, отношения в коллективе, качество продукта.
- Кайдзен — это не отдельная методика, а набор принципов, которыми руководствуются управленцы. Например, среди принципов встречается прозрачность. Это значит, что руководство должно быть открытым к сотрудникам: нужно посвящать их в дела компании, делиться планами и результатами, открыто давать обратную связь.
- Следовать принципам кайдзена должны все члены команды, только так можно добиться видимых результатов. Если сотрудники будут соблюдать идеи концепции, а руководитель нет, это может демотивировать работников.
- Чтобы внедрить кайдзен в бизнес, нужно быть готовым к постоянным улучшениям и закрывать базовые потребности сотрудников. Не получится сразу начать следовать принципам кайдзена, нужно внедрять их постепенно.
Расскажите в комментариях, какими принципами руководствуетесь, чтобы развивать свой бизнес?
Антон, рады, что было полезно! :)
Будем применять. Благодарю за интересную статью! 👍🏻