Зачем компании мобильное приложение: 5 задач, которые можно решить вне офиса и без ноутбука под рукой

Гибридный режим без привязки к офису или даже компьютеру, с возможностью начать рабочий день в удобное время, становится всё популярнее — каждый второй специалист уверен, что такой график поможет увеличить производительность труда.

Но немногие компании к этому готовы: даже если сотрудник обещает быть на связи, как обеспечить ему доступ к задачам, не рискуя безопасностью? Помочь может корпоративное мобильное приложение. В статье разберём, в каких ситуациях оно будет полезно и как внедрить его в ИТ-инфраструктуру.

Более того, четверть женщин рассматривают такой график как ключевой фактор при смене работы, поскольку он даёт им возможность совмещать работу и семью, даёт сотруднику больше свободы. Но компании он также выгоден. Например, сотрудник может изучить и подписать документ, стоя в очереди в магазине, или подключиться к звонку, пока ждёт ребёнка из школы. А компании не нужно останавливать работу, пока он вернётся к компьютеру.

Обеспечить такой режим можно, если мобильное приложение связано с основной рабочей системой общим сервером и базой данных. На разных устройствах пользователю будут доступны одинаковые функции. Такие решения уже используют в «Сбере», Яндексе, Авито, Т-Банке, Озоне и других компаниях.

Приложение полезно сотрудникам, которые часто работают вне офиса. Сервисные инженеры, мерчандайзеры, инспекторы или торговые представители могут сформировать заявки, загрузить фото или просмотреть отчёты на месте.

Так сотрудники «Спортмастера», самой крупной российской сети спортивных магазинов, регулярно проверяют торговые точки по чек-листам, фиксируют нарушения и создают задачи. Раньше это делали в два шага: сначала записывали всё в блокнот, затем в офисе переносили в Excel-таблицы.

«Вкусвилл» с помощью мобильного приложения организовал процесс подбора локаций для будущих магазинов. Менеджер приезжает на точку, открывает в приложении чек-лист и заполняет его: описывает окружение, указывает характеристики помещения, прикладывает фото. Карточку объекта с готовыми данными просматривают руководители и решают, открывать ли здесь магазин.

Кроме того, мобильное приложение позволяет исключить ситуации, когда вопросы решают устно или в стороннем мессенджере. Сотрудники из разных подразделений и другие участники процесса объединены в одном решении.

Если бы у работника было мобильное приложение, он мог бы подать заявление на отпуск в электронном виде и не сидел бы в очереди. А HR-специалист подписал бы документ одной кнопкой.

По данным Cossa, 37% компаний, которые уже внедрили корпоративные приложения, отмечают улучшение бизнес-процессов и оперативность в принятии решений, а 34% говорят о росте производительности.

Также к системе можно подключить СБИС и HR Link для организации КЭДО. Сотруднику будут приходить уведомления, что на его имя поступил документ. Тот сможет подписать его из рабочего интерфейса, и система сама отправит документ в сервис для КЭДО для дальнейшей обработки. Также можно настроить визуализацию подписи со всеми необходимыми параметрами для принятия решения.

Кроме HR-услуг, в мобильном приложении можно настроить доступ к:

Представьте: финансовый директор летит на переговоры из Москвы в Казань. Но за десять минут до взлёта его просят согласовать срочный платёж. В традиционном сценарии ему пришлось бы доставать ноутбук, раздавать интернет со смартфона, спешить, потому что самолёт уже взлетает. Но если у него есть приложение, то он открывает задачу через пуш-уведомление, читает документы и подписывает. Документ сразу отправляется в учётную систему, платёж проходит вовремя, работа не задерживается.

В этом сценарии мобильное приложение становится полноценным пунктом управления компанией. У руководителя будет быстрый доступ к:

В мобильном приложении можно также настроить ИИ-агентов. Такой инструмент сможет, например, ходить за пользователя на встречи, фиксировать связанную с ним информацию и готовить отчёт с ключевым тезисами и просьбами.

Другая ситуация: компании нужно привлечь агентство для запуска таргетированной рекламы. Менеджер собирает данные по покупателям и отправляет их подрядчику на почту, чтобы тот составил стратегию продвижения. На почте письмо теряется или попадает в спам, тогда менеджер дублирует файл в WhatsApp*.

Но это небезопасно: эксперты Artezio в ходе тестирования 30+ приложений установили, что 83% популярных мессенджеров содержат критические уязвимости в протоколах шифрования. Это значит, что злоумышленники могут получить доступ к перепискам и вложенным документам.

Используя корпоративное мобильное приложение, Фонд «Сколково» устранил этот риск. В таком решении организован документооборот с экспертами. Эксперты устанавливают приложение, в котором для их системной роли выдается индивидуальная электронная подпись. Они знакомятся с документом, ставят акцепт, после чего готовый согласованный документ отправляется в 1С. Экспертам не нужно ездить в офис, а компании — подключать курьерские службы.

Чаще всего, когда компании решают внедрить корпоративное мобильное приложение, они выбирают между двумя подходами: использовать готовое коробочное решение или заказать индивидуальную разработку.

Коробочное решение. Это готовый программный продукт с фиксированным набором функций, который можно быстро внедрить в компании. Такие решения обычно имеют возможности базовой настройки под потребности бизнеса, но без глубоких изменений в логике работы и архитектуре приложения.

Индивидуальная разработка. Это создание мобильного приложения с нуля под конкретные требования. Такой подход позволяет реализовать уникальные бизнес-процессы компании и интегрировать приложение с существующими корпоративными системами.

Но существует и третий вариант — low-code решение с гибкой кастомизацией. Такие системы позволяют настраивать любые отраслевые процессы быстрее и дешевле, чем при индивидуальной разработке. Поддерживать такое ПО можно силами штатных системных администраторов. По данным НИУ ВШЭ, их уже планируют внедрять 42,3% компаний, а 36% изучают направление.

Ниже — ключевые особенности этих подходов.

Low-code решения можно назвать «золотой серединой» между готовыми коробочными продуктами и индивидуальной разработкой. Компания получает возможность быстро запустить мобильное приложение и при этом настроить его под свои уникальные процессы. В дальнейшем такое приложение можно будет адаптировать под меняющиеся требования рынка без значительных инвестиций в IT-ресурсы.

Корпоративное мобильное приложение даёт быстрый доступ ко всем бизнес-процессам из любой точки. Оно позволит сократить время на рутинные операции и выстроить безопасное взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами.

* WhatsApp принадлежит компании Meta, которая признана в России экстремистской организацией и запрещена.