Что такое диаграмма Ганта и как она помогает в планировании
Предприниматель Олег руководит агентством по организации мероприятий. В последнее время клиентов стало больше и в работе начали появляться проблемы: срываются сроки, несколько человек параллельно делают одну и ту же задачу по ошибке, а где‑то осталась бесхозная. Олег регулярно обсуждает с командой статусы работ, помогает решать все сложности и даже сам включается в организацию одного из мероприятий, но ничего из этого не помогает настроить работу команды. В итоге мероприятия не совпадают с ожиданиями заказчиков и они вряд ли обратятся в агентство снова.
Олег такой не один. По статистике 70% проектов не соответствуют ожиданиям клиентов. Но их можно сделать на 50% удачнее, если внедрять в работу практики и инструменты управления проектами. Один из них — диаграмма Ганта, которая помогает визуализировать весь процесс работы.
Что такое диаграмма Ганта и зачем ее использовать
Диаграмма Ганта — визуализированный график работ по проекту, который строят в виде таблицы. По вертикали размещают список задач, а по горизонтали — время, которое каждая из них займет. Выглядит диаграмма примерно так:
Диаграмма Ганта нужна прежде всего для руководителя, в ней собрана ключевая информация о проекте:
- список задач;
- сроки выполнения и сроки проекта;
- ответственные за задачи;
- статус работы.
Иногда диаграмму Ганта составляют еще подробнее, например разделяют задачи на мелкие шаги. Насколько подробно расписывать каждый проект, руководитель решает сам. Но начинать советуем с простой структуры, чтобы не запутаться.
«Диаграмма Ганта позволяет увидеть максимальное время, за которое можно реализовать проект. И это помогает оценить, может ли команда справиться с задачей. А еще инструмент задает логику реализации проекта: какие есть процессы и в какой очередности над ними нужно работать. Но чтобы все работало, внутри команды должны быть регулярные встречи, обсуждение статусов работ и понимание зон ответственности.
У вас не получится внедрить этот инструмент, если задачи отделов не будут взаимосвязаны, потому что сотрудникам диаграмма Ганта будет не нужна. Но если вы готовите мероприятие, диаграмма сработает. Вместо того чтобы спрашивать, когда будет готов дизайн, мерч или согласуют количество гостей, можно просто посмотреть на график».
Наталья Дудина
Директор по маркетингу в фитмост, автор телеграм‑канала «Начальник тоже человек»Диаграмма Ганта визуализирует весь процесс работы над проектом. Она помогает руководителю сориентироваться в сроках или распределить ресурсы между командами. Каждый сотрудник будет знать, на каком этапе находится работа и что нужно конкретно от него — это упростит коммуникацию.
Диаграмма Ганта не подойдет, если команда работает над проектами без конкретных сроков, потому что тогда не получится спланировать длительность задач.
Мы знаем, что организовать задачи и расставить приоритеты бывает непросто. Поэтому собрали статьи, которые помогут навести порядок в делах:
- Матрица Эйзенхауэра: как разобраться с делами раз и навсегда.
- Как управлять дедлайнами.
- Методика «1—3—5»: как планировать дела на день, чтобы оставаться продуктивным.
- Как перестать откладывать неприятную задачу на потом и довести ее до конца?
- Как перестать отвлекаться от важных дел.
- Всегда достигать целей: как развивать и использовать стратегическое мышление.
- Тайм‑менеджмент: как избавиться от авралов и завалов с помощью навыков планирования.
Кому и для каких задач она будет полезна
Обычно диаграмму Ганта используют для долгосрочных проектов, в которых важно соблюсти порядок работ и в которых есть начало и конец. Если вы пользуетесь методологией Waterfall или ведете проекты с четкими сроками и задачами, которые зависят друг от друга, диаграмма Ганта вам подойдет.
Например, ее удобно использовать в строительстве. Постройка дома — проект с началом и концом, а еще с задачами, которые нужно делать в определенном порядке. Сначала оговаривают сроки, готовят проектную документацию, а потом начинают строительство. Не получится сделать отделку на этапе закладки фундамента или начать строительство без согласования проекта с клиентом.
Диаграмма Ганта точно не сработает, если у команды всего одна задача. Например, если решили сформировать новый подход в общении с аудиторией и попросили сотрудников собрать идеи. А вот если тот же сбор идей — часть большой квартальной задачи, инструмент пригодится.
Диаграмму Ганта можно использовать для таких задач:
- управление проектами — планировать все этапы проекта, визуализировать сроки, контролировать зависимости между задачами;
- разработка ПО — строить дорожную карту продукта, управлять спринтами, координировать работу программистов, дизайнеров и тестировщиков;
- маркетинговые кампании — планировать рекламные активности, контролировать сроки, отслеживать результаты;
- строительство и ремонт — определять последовательность работ, управлять поставками материалов, контролировать подрядчиков;
- организация мероприятий — составлять расписание, координировать работы, контролировать ключевые дедлайны.
С помощью диаграммы Ганта не получится синхронизировать команды с разными задачами. Например, не нужно создавать одну схему для бухгалтеров и разработчиков. Их работа не пересекается, поэтому им незачем использовать дополнительный инструмент.
Как построить диаграмму Ганта
Чтобы работать с диаграммой Ганта, нужно:
- Определить сроки работ.
- Составить список задач.
- Определить зависимость между задачами.
- Поставить контрольные точки.
- Обозначить ответственных.
- Обновлять диаграмму по ходу работы.
Сейчас расскажем о каждом шаге подробнее на примере запуска email‑рассылки для бренда одежды.
Шаг 1. Определить сроки. Главный принцип — закладывать дополнительное время на этапы, где обычно возникают сложности. Например, если согласование дизайна с клиентом на практике иногда занимает две недели, а не одну, в диаграмме точно должно стоять две. Это поможет не срывать договоренности. Если вдруг даже с таким подходом срок будет выходить за рамки, можно попробовать согласовать перенос дедлайна или сэкономить время за счет других задач. Главное — зафиксируйте проблемный участок на будущее, чтобы придумать способ ускорить его или пересмотреть подход к срокам в следующих проектах.
ИП Михаил понимает, что в создании рассылки будут задействованы маркетолог, копирайтер и дизайнер. Поэтому советуется с каждым, планирует сроки и заранее предупреждает о задаче. В итоге, по подсчетам Михаила, на подготовку уйдет три недели. Еще одну он решает добавить, чтобы у команды был запас, и идет согласовывать сроки с заказчиком.
Шаг 2. Составить список задач. Первое время советуем прописывать крупные задачи. Проект дизайнеров можно разбить так: создать три версии дизайна сайта, согласовать дизайн, перенести дизайн на сайт и так далее. Это поможет не растягивать график и видеть максимальное количество процессов одновременно.
Михаил согласовал дату старта рассылки и теперь составляет список задач. Сначала он выходит длинным и запутанным — приходится объединять задачи так, чтобы остались только ключевые.
У каждого исполнителя должна получиться одна задача. Главная задача копирайтера — подготовить тексты писем, дизайнера — разработать визуал, маркетолога — проанализировать эффективность рассылки.
Шаг 3. Определить зависимость между задачами. Это поможет команде увидеть, кому и когда нужно отправлять свою часть работы. Например, стройка дома не начнется без заключенного контракта и согласованных материалов. Можно заранее продумать, как ускорить работу: иногда не обязательно дожидаться окончания одного этапа, чтобы начать второй.
В компании начался параллельный проект, и сотрудники понадобятся на других задачах. Работу нужно срочно оптимизировать, потому что старт рассылки уже согласован с руководителем.
Михаил считает, что копирайтер может начать работать над письмами после согласования первого плана, а дизайнеры могут разрабатывать визуал, как только будет готов первый черновик письма.
Шаг 4. Поставить контрольные точки. Это нужно как для ответственных, так и для самого руководителя. Если проверить проект только в самом конце, в нем наверняка будут ошибки. Поэтому в процессе нужно следить за работой сотрудников.
Михаил договаривается с копирайтером, что будет проверять пачку из пяти писем перед корректурой. Это поможет вовремя замечать ошибки и не делать двойную работу.
Шаг 5. Обозначить ответственных. Они будут отчитываться о статусах и предупреждать проблемах. Иначе руководителю придется самостоятельно собирать информацию. Стоит сразу договориться о сроке отчета по задаче. Например, раз в неделю или после прохождения крупного этапа.
Михаил назначает ответственных по каждому из пяти процессов, финально договаривается с ними о сроках по всем задачам. Если затянется подготовка письма, держать руководителя в курсе проблемы или отвечать на вопросы придется копирайтеру, даже если задача застряла на корректоре.
Шаг 6. Обновлять диаграмму Ганта. Обычно этим занимается руководитель проекта или другой заранее выбранный человек, но важно, чтобы он был один. Иначе есть вероятность, что сотрудники смогут сами поменять сроки, а руководитель об этом узнает, когда старый дедлайн будет просрочен.
Когда рассылка на месяц была готова, оказалось, что письма приходят некорректно. В текст не вставляется имя получателя, а элементы дизайна перекрывают текст. Сервис рассылок пообещал устранить проблему за два дня. Поэтому Михаил сдвинул сроки тестирования рассылки в диаграмме и переиграл другие задачи так, чтобы процессы не останавливались.
Для упрощения работы стоит назначить отдельные встречи по процессу работы. В зависимости от длительности проекта их можно проводить раз в неделю или каждый день, чтобы обновить статусы задач и обсудить возникшие сложности.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Диаграмму Ганта можно построить вручную или выбрать из шаблонов, когда создаете новый документ. Чтобы построить диаграмму Ганта самостоятельно, сделайте следующее:
Шаг 1. Создайте таблицу с данными. Укажите все задачи в проекте, даты их начала и окончания. Если нужно, добавьте другие данные в таблицу.
Шаг 2. Рассчитайте длительность. Рассчитайте, сколько будет длиться каждая задача. Для этого нужно вычесть дату начала из даты окончания и прибавить один день.
Шаг 3. Рассчитайте сдвиг начала. Для каждой задачи нужно рассчитать количество дней, которое пройдет с даты начала первой задачи до даты начала текущей. Для всех задач, кроме первой, вычтите дату начала проекта из даты начала задачи.
Шаг 4. Постройте диаграмму. Для этого выделите столбцы с названием задачи, ее длительностью и сдвигом.
Шаг 5. Измените тип диаграммы. Выберите линейную горизонтальную диаграмму с накоплениями. Убедитесь, что по одной оси расположены названия задач, а по другой — количество дней.
Шаг 6. Скройте сдвиг от начала. В настройках диаграммы выберите белый или прозрачный цвет для показателя дней от начала проекта. Теперь можете менять даты начала и окончания каждой задачи в таблице, и они будут обновляться в диаграмме.
Где еще ее можно сделать: обзор инструментов
Построить диаграмму Ганта можно даже в ежедневнике, если вам нужно срочно прикинуть сроки проекта. Но для общего пользования с командой гораздо удобнее работать в специальных сервисах. Вот самые популярные:
- электронные таблицы;
- онлайн‑платформа GanttPRO;
- сервис Notion и его аналоги;
- MS Project;
- Wrike.
А теперь подробнее о каждом.
✅ Таблицы бесплатные, и с ними не нужно изучать дополнительные инструменты.
❌ Если проект крупный, строить диаграмму Ганта самому дольше, чем в специальных сервисах.
Диаграмма помогает руководителю правильно распределить нагрузку внутри команды и не пропустить дедлайны каждой части проекта.
Онлайн‑платформа GanttPRO. Эта платформа позволяет не строить диаграмму с нуля, а воспользоваться шаблоном. У нее довольно простой интерфейс и широкий набор функций. Например, она сама расставляет задачи по таймлайну и подсвечивает выходные дни.
✅ На платформе можно работать вместе с командой и вести сразу несколько проектов.
❌ Это платный продукт, поэтому нужно выделить на него бюджет. А еще нужно будет обучать сотрудников работе с платформой.
Сервис Notion и его аналоги. Этот сервис не создан специально для работы в диаграмме Ганта, но в нем есть инструмент Timeline, который собирает данные из таблицы в схему, похожую на диаграмму.
✅ Сервисом можно пользоваться бесплатно, если команда небольшая. А еще в Notion можно хранить все документы по проектам — не нужно переключаться между программами.
❌ Сложно оплатить подписку из России, также нужно обучать сотрудников работе с сервисом.
Осенью 2024 года Notion начал блокировать аккаунты российских пользователей. В отдельной статье рассказали, какими сервисами можно заменить Notion.
MS Project. Приложение от компании Microsoft подойдет, чтобы управлять проектами, следить за сроками и ресурсами команды. Диаграмма Ганта — один из инструментов MS Project.
✅ Сервис подходит для проектов в любой сфере и команд любого размера. MS Project взаимодействует с другими офисными приложениями Microsoft.
❌ Приложение платное, его сложно купить из России, нужна карта заграничного банка.
Wrike. Облачный сервис, который позволяет управлять проектами, строить графики, в том числе диаграмму Ганта, анализировать данные.
✅ Сервис поддерживает совместную работу в команде. Wrike работает в браузере, устанавливать приложение на компьютер не нужно. Есть шаблоны для разных видов проектов.
❌ Интерфейс сервиса непростой, новичкам потребуется время, чтобы освоиться. Аналитика и другие продвинутые возможности Wrike доступны только в платных тарифах.
Главное
- Диаграмма Ганта — инструмент визуализации работы над проектом. Она позволяет увидеть максимальные сроки работы и оценить, может ли команда справиться с задачей.
- Этот инструмент используют для работы над долгосрочными проектами с четкими сроками. Задачи внутри должны быть взаимосвязаны. Если это не так, стоит выбрать другой инструмент.
- Диаграмму Ганта можно построить самостоятельно, а можно воспользоваться специальными сервисами. Например, GanttPRO, Notion, Excel, Google Таблицы, MS Project или Wrike.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Расскажите, каких принципов вы придерживаетесь в работе над долгосрочными проектами?