«Сотрудничество не по трудовому договору нужно обосновать»: как работать с внештатниками. Часть 1

Елена Усачева работала в сфере HR‑аутсорсинга, после — в клиентском сервисе, где реализовывала непростые проекты. Среди них — организация работы стюардов на стадионах во время FIFA World Cup в России в 2018 году. Тогда ей без опыта в ИТ пришлось курировать внедрение системы электронного табелирования и моментальных выплат за смены. В 2020 году Елена пришла на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами в компанию Qugo, которая помогает автоматизировать взаимодействие бизнеса с внештатным персоналом. В 2024 году она стала генеральным директором.

Qugo работает на рынке уже шестой год, и сейчас у компании более 2 200 клиентов, среди которых Магнит, R.O.C.S., КБК Черемушки, и более 500 000 исполнителей, зарегистрированных на платформе. Платформа помогает заключать договоры с внештатниками, проводить им выплаты, упрощает ведение учета для заказчиков, интегрируется с программами клиентов. Еще — консультирует по вопросам налогообложения, в том числе при поступлении запросов от ФНС.

В серии колонок Елена рассказала об особенностях и рисках работы с внештатными специалистами из России и иностранцами. Про то, как работать с иностранцами, поговорим во второй части. А в первой — про то, с какими внештатниками работать выгоднее, чего не должно быть в договоре ГПХ и что будет, если вас заподозрят в подмене трудовых отношений.

Коротко о работе Елены Усачевой

Бизнес не всегда может сотрудничать с самозанятыми

До появления самозанятости бизнес сотрудничал в основном с физлицами по договорам ГПХ, реже — с ИП. Сейчас 40—50% внештатников — самозанятые, около 10% — ИП, остальные — физлица. Компаниям зачастую выгоднее работать с самозанятыми, в том числе из‑за экономии на налогах. За физлиц нужно платить НДФЛ — от 13% от дохода, а также страховые взносы, которые в 2026 году увеличились до 30%. С самозанятыми таких расходов нет — налог в размере 4 или 6% плательщик НПД перечисляет сам.

Преимущество взаимодействия с самозанятыми и в том, что единственный обязательный отчетный документ — это чек. Причем плательщик НПД после получения дохода формирует его сам — в приложении «Мой налог». Многие компании составляют и договор, и акты для самозанятых, но без них можно обойтись.

При взаимодействии с физлицом и договор, и акты обязательны. Причем акт нужно подписывать в момент выплаты, а это не всегда просто. Еще важно учесть, что заплатить налоги и взносы за физлиц — это не нажать одну кнопку. Кадровик и бухгалтер должны потратить время: провести документы, сделать расчет, сдать отчетность. При работе с самозанятыми этого делать не нужно.

Бизнес не всегда может сотрудничать с самозанятыми. Ограничения указаны в 422‑ФЗ. К примеру, плательщиков НПД нельзя привлекать для лицензируемой деятельности: в области медицины, добычи и обработки полезных ископаемых, перепродажи товаров и так далее. Также компании нельзя сотрудничать с самозанятыми, которые работали в ее штате менее двух лет назад.

Обычно происходит так: ФНС замечает, что с какими‑то внештатниками компания взаимодействует слишком часто и платит им много. Дальше инспектор рассуждает, что, если бы этих людей оформили в штат, налоговая база была бы, например, на 20 млн больше. Он направляет компании письмо, которым сообщает о подозрении в недоплате налогов из‑за подмены трудовых отношений. Дальше ФНС проверяет договоры ГПХ и пытается переквалифицировать их в трудовые.

Когда от ФНС поступают вопросы, связанные с вероятностью подмены трудовых отношений, компания должна быть готова на них отвечать. Нужно аргументировать, почему в конкретном случае она сотрудничала именно с внештатником, а не оформила человека по трудовому договору. Как это сделать, зависит от сферы деятельности и характера работы.

Наша платформа чаще работает с клиентами, которые взаимодействуют с линейным персоналом, в том числе курьерами, комплектовщиками. Сотрудничество с ними подразумевает проектный характер оказания услуг. Компания не может принять, например, 200 курьеров в штат, поскольку не знает, сколько поступит заказов: на их количество влияет много факторов, в том числе погода. Как бизнес обеспечит нагрузкой штатных сотрудников и зачем ему нанимать их, если в конкретный день до обеда нужно 200 человек, а после обеда — всего 20?

Часто компании сотрудничают с самозанятыми при выходе на новые рынки. Например, когда открывают точку оказания услуг в новом городе. Понятно, что каждый предприниматель предполагает, что идея может не выгореть, но пока не попробует — не узнает. Поэтому в такой ситуации нанимать штатный персонал тоже невыгодно.

Нельзя поручить копать с девяти утра до шести вечера

В договоре ГПХ не должно быть информации, что внештатник подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Также нельзя указывать, в какое время он должен работать. К примеру, нельзя написать, что человек должен копать с девяти утра до шести вечера, — он может делать это хоть по ночам.

Вы вправе написать требования к срокам окончания работы и ее результату. К примеру, что траншея должна быть выкопана не позднее чем через три дня, у нее должны быть определенные размеры и ровные стены с отклонением не больше пяти мм. При описании порядка расчета учтите, что вы оплачиваете не рабочее время человека, а полученный результат.

Должна быть прописана ответственность сторон — многие забывают про нее. В том числе ответственность за то, что человек предоставит результат, который не соответствует требованиям заказчика. Если взаимная ответственность не прописана, это намек на то, что у вас трудовые отношения либо что вы вообще договариваетесь о чем‑то в обход договора.

Также, если не указана ответственность сторон, есть риск получить не тот результат и не тогда, когда нужно. В таких случаях нередко приходится заказывать услугу во второй раз и платить повторно — уже другому человеку. А если в договоре будет указано, что исполнитель должен за свой счет и в определенный срок довести результат до требуемого, это снизит риск лишних расходов.

После переквалификации отношений в трудовые могут завести уголовное дело

Если налоговая начинает проверять сотрудничество с внештатниками, она будет смотреть все договоры и по всем специалистам.

Компания сотрудничает с 50 сборщиками и 100 курьерами, с которыми заключены два типа договоров — в зависимости от услуги. ФНС сразу смотрит группу договоров — сначала берется за сборщиков, потом переходит к курьерам. При этом сначала в общем оценивает правомерность сотрудничества с внештатниками, а потом проверяет каждого человека, если нужно.

Если отношения с внештатником переквалифицируют в трудовые, последствия будут не очень приятными. Прежде всего, человека придется оформить в штат, причем тем числом, с которого с ним заключен договор ГПХ. Поскольку срок исковой давности у нас в стране три года, речь может идти об исполнителе, который оказывает вам услуги долго, например два года. Еще учтите, что часто речь идет не об одном человеке, а о большой группе лиц, например о 300 самозанятых.

Представьте себе объем работы, который нужно проделать после переквалификации! За все периоды нужно заплатить за каждого человека НДФЛ, страховые взносы, потом пересдать отчетность. Еще — уплатить штрафы за пересдачу отчетности, за просрочку уплаты НДФЛ и страховых взносов, а также заплатить пени. Плюс может быть штраф за переквалификацию отношений с внештатниками по решению суда и судебные издержки, которые оплачивает проигравшая сторона.

Чтобы избежать штрафов, а иногда и уголовного преследования, сразу после переквалификации отношений компании переводят деньги на ЕНС авансом и уже после пересдают отчетность. В таком случае налоговая сразу списывает со счета сколько необходимо, и риск того, что накопится сумма в особо крупном размере, меньше.

Если внештатников много, взаимодействовать с ними самостоятельно непросто

С внештатниками можно взаимодействовать самостоятельно или через посредника — банк или платформу. Предположим, у вас мало самозанятых, условно, до пяти человек. Вы взаимодействуете с ними редко, например два раза в год нанимаете нескольких курьеров для развоза подарков клиентам. В таком случае можно взаимодействовать напрямую, для чего поручить отделу кадров составить и подписать договоры ГПХ. После — поручить бухгалтеру заплатить людям с расчетного счета компании. Но нужно учесть некоторые нюансы.

По закону заказчик обязан в момент заключения договора с самозанятым, в ходе его действия, а также перед каждой выплатой проверять статус человека — является ли он плательщиком НПД. Для этого на сайте ФНС нужно вбить ИНН, подставить необходимую дату и посмотреть, самозанятый он или нет. Задача занимает время, но, если внештатников мало, справиться с ней реально.

Если внештатников много, взаимодействовать с ними самостоятельно непросто. Представьте: нужно постоянно проверять статус 100 или 1 000 человек! Даже если ваши сотрудники будут делать это, они потратят на задачу много времени, а еще могут что‑то упустить.

Если вы заплатите человеку без статуса НПД, придется сдавать отчетность о выплатах физлицу. Хорошо, если заметите сразу, а если нет, придется пересдавать отчетность, платить штрафы и пени. Конечно, можно прописать в договоре, что в такой ситуации налоги уплачиваются из суммы вознаграждения человека, но лучше не рисковать и сотрудничать через банк или платформы.

Банк обычно берет на себя проверку самозанятого в момент выплаты, формирование правильного чека от его имени, а также уплату налога. Такое сотрудничество больше подходит, когда внештатников немного, условно, до 20 человек, и когда вы взаимодействуете с ними не на постоянной основе.

Если внештатников много и вы взаимодействуете с ними часто, стоит воспользоваться услугами платформ. Они делают все то, что и банки, но дополнительно проверяют документы человека, формируют шаблон договора с ним по форме клиента, контролируют его подписание, после — подписание актов. Также, если внештатник перестал быть плательщиком НПД, платформы сразу направляют заказчику уведомление. В итоге компания тратит максимум час на то, чтобы перекинуть базы и закрыть необходимые документы. Тем, у кого есть интеграция с платформой, не нужно делать и этого. Поэтому благодаря платформам бизнес может и экономить время, и снижать риски работы с внештатниками.

Фотограф: Никита Сурков