Как быстро получать чеки самозанятых и уплачивать налог

В работе с самозанятыми главный документ для отчета перед налоговой — чек. Но бывает, что исполнители забывают его сдать, ошибаются или внезапно снимают себя с учета. Из‑за этого в компании «Чекбокс» два менеджера проверяли статусы и чеки курьеров вместо основной работы.

Рассказываем, как компания научилась быстро и просто получать корректные документы от самозанятых.

Служба доставки «Чекбокс» работает с самозанятыми курьерами

«Чекбокс» — сервис доставки последней мили: это доставка уже готового продукта покупателю. Курьеры развозят товары торговых сетей и малого бизнеса, у которых нет своей системы логистики.

В компании много заказов, их доставляет больше тысячи самозанятых курьеров. Они работают, когда им удобно на личных автомобилях и получают оплату за выполненные доставки.

Проблема: есть риск остаться без отчетного документа

Компания переводит деньги самозанятому и получает от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода.

С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.

Например, компания перевела деньги за услуги, а самозанятый указал в чеке работы — это ошибка, такой чек не годится. Значит, на платеж придется начислить НДФЛ и взносы.

Еще одно условие — статус самозанятого на день получения денег. Если он снялся с учета в налоговой, чек не сформируется и на платеж тоже придется начислить НДФЛ.

В «Чекбокс» приходило около 20% чеков с ошибками. Менеджеры каждый раз просили курьера переделать чек и тратили на это рабочее время. А еще курьер мог внезапно сняться с учета, и тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа. В этом случае приходилось заключать договор как с обычным физлицом, а на платежи начислять НДФЛ и взносы.

Перешли в онлайн, и ситуация стала еще хуже

Менеджеры вручную проверяли статусы и чеки курьеров

Чтобы компания не рисковала отчетностью, два менеджера взяли на себя контроль за документами по самозанятым.

Проверяли статусы перед платежом самозанятому. Перед выплатой менеджеры еженедельно составляли список курьеров и сумм на оплату и проверяли их статусы. Для этого заходили на официальный сайт налоговой, вводили ИНН каждого из тысячи курьеров и смотрели, стоит ли он на учете как самозанятый. Когда в компании тысяча курьеров, это работа на несколько дней.

Проверяли чеки от самозанятых после оплаты. Менеджеры следили, чтобы курьеры прислали чеки в течение недели после оплаты. По каждому чеку сверяли сумму гонорара, назначение платежа и ИНН своей компании. Если курьеры забывали про чек или ошибались, составляли список должников, напоминали или просили переделать. На эту работу тратили одну‑две недели.

Схема выплат чеков самозанятым вручную — Менеджеры все рабочее время тратили на выплаты самозанятым и не успевали заниматься основной работой по развитию бизнеса

Такая работа действительно страховала от рисков. Но теперь два менеджера по развитию бизнеса тратили все время на выплаты самозанятым. Совмещать их с основной работой просто не успевали. Приходилось искать дополнительных работников или сверхурочно загружать штатных.

Проверка статусов курьеров на сайте налоговой — Чтобы проверить статусы курьеров, менеджеры вводили ИНН каждого из тысячи самозанятых и дату проверки

Проверка чека курьера по ИНН, назначению платежа и сумме выплаты — Менеджеры проверяли чек каждого курьера по ИНН, назначению платежа и сумме выплаты

Решение: автоматизировали выплаты и получение чеков самозанятых

Чтобы освободить менеджеров от проверок, компания подключила сервис выплат самозанятым от Т⁠-⁠Банк Бизнеса. Благодаря сервису нет никакой ручной работы: он автоматически проверяет статусы, формирует чеки и уплачивает налог с доходов самозанятого в бюджет.

Выплата денег самозанятым через сервис от Т⁠-⁠Банк — Сервис проверяет все сам, а менеджеры занимаются основной работой

Не проходит оплата тем, кто снял себя с учета. Сервис ежедневно обновляет статусы самозанятых за счет интеграции с налоговой. Когда менеджер загружает список на выплату, он видит, есть ли там курьеры не самозанятые.

Если кто‑то из курьеров снял себя с учета — им платеж не проходит. Так сервис предупреждает компанию, что перевести деньги этому исполнителю надо как обычному физлицу — с начислением НДФЛ и взносов.

Автоматическое обновление статусов самозанятых в сервисе от Т⁠-⁠Банк — Сервис автоматически обновляет статусы самозанятых. Выплатить можно только тем, у кого статус «Выплаты с чеками»

Запрет выплаты в сервисе от Т⁠-⁠Банк при снятии самозанятого с учета — Если самозанятый снял себя с учета, выплата не пройдет — система предупредит об ошибке

Чеки по каждому самозанятому — за 15 минут после платежа. Менеджер может скачать их прямо в личном кабинете сервиса — ждать от самозанятого не нужно. В итоге у компании всегда есть документы для отчетности.

Быстрое скачивание чеков по выплате в сервисе от Т⁠-⁠Банк — После оплаты менеджер скачивает чеки по выплате одной кнопкой

Таблица со всеми переводами самозанятым, суммой и ссылкой на чек в сервисе от Т⁠-⁠Банк — Сервис выгружает менеджеру таблицу со всеми переводами самозанятым, суммой и ссылкой на чек

Налог с доходов от компании автоматически уплачивается в налоговую. Платить налог должны самозанятые, но для них это лишняя работа. С помощью сервиса «Чекбокс» автоматизировал процесс. С согласия самозанятых сервис переводит 6% налога с оплаты на специальный счет, где он хранится до уплаты в бюджет. 13‑го числа каждого месяца Т⁠-⁠Банк автоматически переводит его в налоговую. Теперь курьеры выполняют заказы и не занимаются никакой дополнительной работой.

Удержание и уплата налога на самозанятого с сервисом от Т⁠-⁠Банк — Сервис удерживает и уплачивает налог за самозанятого: курьеры занимаются доставками и не тратят время на дополнительную работу

Сервис выплат самозанятым разгрузил менеджеров. Теперь один сотрудник за один день оплачивает работу всем курьерам и сразу получает документы для отчетности.

Вскоре в «Чекбокс» настроят интеграцию платежей по OpenAPI. Менеджеры не будут заходить в личный кабинет сервиса: статусы, платежки по списку и чеки будут подгружаться сразу в CRM компании. Платежи курьерам станут автоматическими: менеджеру не нужно будет каждый раз составлять и загружать списки в сервис.

Актуальные статьи и свежие тренды

Результат: выплаты — безопасные, а менеджеры и курьеры занимаются своей работой

Служба доставки «Чекбокс» теперь может нанимать больше курьеров и расширять бизнес: сервис проверяет все сам, а чеки для отчетности менеджеры скачивают одной кнопкой.

Безопасные выплаты самозанятым. Менеджеры занимаются основной работой: больше не проверяют вручную статусы тысячи самозанятых и чеки. Сервис делает это автоматически. Благодаря этому у компании всегда есть документы для отчетности.

Рабочее время — на задачи по развитию бизнеса. Раньше два менеджера занимались выплатами самозанятым все рабочее время. Теперь один менеджер тратит на это один день в неделю. Остальное время занимается развитием бизнеса.

Курьеры занимаются только доставками. За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые. Иногда они зарабатывались и забывали про это. Теперь сервис автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы, им не нужно делать лишнюю работу.

Подпишитесь на рассылки

Собираем самые полезные материалы, интересные мероприятия и важные новости в коротких письмах. Вы можете подписаться на одну из рассылок или на все сразу.