Как бизнесу работать с системой прослеживаемости товаров

Прослеживаемость товаров — это система контроля за движением импортной продукции из специального списка на территории России. Государство отслеживает путь товара с момента ввоза до продажи конечному потребителю или утилизации. Разбираем, как это работает, чем прослеживаемость отличается от маркировки, какие товары относятся к прослеживаемым и что с этим делать бизнесу.

В чем суть закона о прослеживаемости товаров

Прачечная в 2025 году закупила импортные стиральные машины и использует их для работы. Если она решит их продать, придется отчитываться перед налоговой.

Кого он касается

Закон касается бизнеса, который работает с импортными товарами из списка прослеживаемых: закупает за границей, перепродает, утилизирует, передает в дар и вывозит их из страны.

Система налогообложения не важна — все компании и ИП должны предоставлять в налоговую отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами и документы со специальными реквизитами.

Какие товары подлежат прослеживаемости

1. Бытовые холодильники и морозильники, другое холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы.
2. Автопогрузчики с вилочным захватом и другие погрузчики, тягачи, используемые на ж/д станциях.
3. Бульдозеры, грейдеры, самоходные планировщики, трамбовочные машины, дорожные катки, погрузчики с одним ковшом, экскаваторы.
4. Бытовые и промышленные стиральные машины.
5. Мониторы и проекторы, которые используются в системах автоматической обработки данных, телеприемники, мониторы и проекторы без встроенной приемной аппаратуры.
6. Транспортные средства промышленного назначения.
7. Детские коляски и кресла безопасности.

Перечень отслеживаемых товаров может расширяться и изменяться.

Как работает система прослеживаемости

Бизнес должен уведомлять налоговую о каждом этапе жизненного цикла товара из перечня прослеживаемых: о ввозе товара на территорию РФ, о покупке у поставщика в России, о продаже компании или ИП. Прослеживаемость прекращается, если товар утилизируют, списывают или продают физическому лицу без статуса ИП.

О том, как уведомлять налоговую, рассказываем дальше.

Как бизнесу работать с прослеживаемыми товарами

Собрали пошаговую инструкцию, как действовать компаниям и ИП, которые работают с импортными товарами из списка прослеживаемых:

1. Перейти на электронный документооборот.
2. Проверить остатки товаров.
3. Получать регистрационный номер партии — РНПТ — на товары из списка прослеживаемых.
4. Указывать РНПТ в первичных документах.
5. Сдавать в налоговую отчетность обо всех операциях с прослеживаемыми товарами.

Дальше рассмотрим каждый пункт подробно.

Шаг 1. Перейти на электронный документооборот

Для этого бизнесу нужно получить электронную подпись для сотрудников, которые будут отправлять отчетность, и заключить договор с оператором электронного документооборота. Если ИП или руководитель компании будет отправлять отчетность сам, хватит его подписи.

Шаг 2. Проверить остатки товаров

1. Посмотреть список в постановлении правительства. Для этого возьмите счет‑фактуру, договор или универсальный передаточный документ, УПД, и посмотрите в нем код ТН ВЭД или ОКПД 2. Сравните его с кодами из списка.
2. С помощью сервиса на сайте налоговой службы. Здесь можно проверить товары по кодам ТН ВЭД и ОКПД 2, по названию товара, номеру декларации или открыть полный перечень прослеживаемых товаров.

Шаг 3. Получать регистрационный номер партии товара — РНПТ

Этот номер компании и ИП получают один раз — при ввозе товара в Россию или перед совершением любых операций с товарами, которые есть в остатках. Дальше с помощью РНПТ налоговая отслеживает движение этих товаров. Для остатков, импортируемых товаров и товаров, которые уже ввезли в Россию и перепродают, алгоритм получения РНПТ разный.

Остатки товаров. Чтобы получить РНПТ, нужно отправить в налоговую уведомление об остатках товаров, ввезенных до введения системы прослеживаемости. Налоговая его получит, присвоит товару РНПТ и отправит вам этот номер.

Подать уведомление можно в любое время, но обязательно до того, как будете совершать любые операции с товаром.

У вас в офисе импортный холодильник, ввезенный в РФ в 2020 году, когда системы прослеживаемости не было. Вы можете подать в налоговую уведомление в любой момент до того, как решите продавать его.

Пока вы используете холодильник по назначению, продавать или утилизировать не собираетесь, получать РНПТ не нужно.

Товар ввозят из стран ЕАЭС — Армении, Беларуси, Казахстана или Киргизии. Нужно отправить в налоговую уведомление о ввозе. Срок — в течение пяти рабочих дней с момента, когда компания или ИП получили товар. Налоговая должна не позднее следующего рабочего дня отправить бизнесу квитанцию с РНПТ.

Товар ввозят из стран, которые не входят в ЕАЭС. Тогда компании и ИП уже не подают уведомление в налоговую, а самостоятельно формируют РНПТ. Он состоит из номера таможенной декларации и номера товара в декларации.

Например, регистрационный номер таможенной декларации — 1111111, а номер товара — 5.

Формируем РНПТ: 1111111/5.

Налоговая получает от таможенной службы информацию о ввозе товара и формирует такой же номер. Обмениваться документами с налоговой в таком случае бизнесу не нужно.

Товар уже находится в России. Например, ИП закупает импортные холодильники у компании «Холод». В этом случае предприниматель должен убедиться, что в первичных документах указан РНПТ.

Если номера нет, нужно попросить компанию «Холод» исправить первичные документы и указать в них РНПТ.

Шаг 4. Указывать РНПТ в первичных документах и отчетах

Бизнес должен указывать РНПТ:

• в счете‑фактуре или УПД — при сделках с компаниями и ИП;
• в отчете или декларации по НДС — чтобы отчитаться перед налоговой о любых операциях с прослеживаемыми товарами.

Если компания или ИП продает товар человеку без статуса ИП, РНПТ в чеке указывать не нужно, но эту операцию вносят в отчет или декларацию по НДС.

Шаг 5. Сдавать в налоговую отчетность об операциях с прослеживаемыми товарами

Отчитываться об операциях с прослеживаемыми товарами должны все компании и ИП, которые участвуют в их обороте.

В отчетности нужно указывать любые операции, которые вы совершали. Если вы импортировали прослеживаемые товары, покупали их у поставщика в России, продавали, вывозили из страны или утилизировали — это нужно указать.

ИП купил у компании монитор и использует его для работы. Об этой операции должны отчитаться оба участника сделки. Компания указывает в отчетности факт продажи монитора, а ИП — факт покупки.

Если ИП будет использовать монитор для личных нужд, а не для ведения бизнеса, отчитаться о сделке должна только компания. В отчете она укажет, что продала монитор обычному человеку для личного использования — товар выйдет из системы прослеживаемости.

Отчитываться перед налоговой нужно раз в три месяца — до 25‑го числа, следующего за отчетным кварталом. Если крайний срок сдачи выпадает на выходной, отчетность можно представить на следующий рабочий день после выходного.

Сдать отчетность за третий квартал 2025 года нужно до 27 октября 2025 года включительно, так как 25 октября — суббота.

В зависимости от того, отчитывается бизнес по НДС или нет, в налоговую нужно предоставлять разные документы.

Бизнес не отчитывается по НДС. В налоговую нужно сдавать отчет об операциях с прослеживаемыми товарами. В отчете указывают вид операции, количество и стоимость товара.

Как бизнесу вывезти прослеживаемые товары из страны

Алгоритм действий зависит от того, в какую страну вы вывозите товар.

Если экспортируете товар в страны ЕАЭС. Нужно направить в налоговую уведомление о перемещении прослеживаемых товаров в страны ЕАЭС. Срок — в течение пяти рабочих дней с даты отгрузки товара.

Если экспортируете товар в страны, которые не входят в ЕАЭС. Бизнесу не нужно отправлять уведомление в налоговую — таможенная служба сама передаст информацию.

Когда заканчивается прослеживаемость товаров и что делать бизнесу

Прослеживаемость заканчивается, если товары:

• выбыли из оборота — например, бизнес передал товар в производство или на утилизацию, или товар конфисковали у компании или ИП;
• проданы людям для личных нужд, а не для ведения бизнеса;
• вывезены из России.

Во всех случаях бизнесу нужно сдать в налоговую отчет об этих операциях.

ИП продал холодильник физическому лицу. Значит, предприниматель должен указать эту операцию в квартальном отчете. После этого товар выбывает из прослеживаемости, и государство перестает следить за его движением.

Но если по каким‑то причинам покупатель‑физлицо вернет холодильник, прослеживаемость возобновится: ИП снова будет должен сдавать отчет о любых операциях с этим товаром.

Штрафы за нарушения

Вот некоторые из предполагаемых штрафов:

• за непредставление или несвоевременное представление отчета об операциях с прослеживаемыми товарами и/или документов, содержащих реквизиты прослеживаемости: для ИП — 500 ₽ за каждый непредставленный документ, для организаций — 1 000 ₽;
• за неотражение, неполное отражение либо искажение реквизитов прослеживаемости в счетах‑фактурах, корректировочных счетах‑фактурах, УПД или УКД: для ИП — от 1 000 до 30 000 ₽, для организаций — от 1 000 до 100 000 ₽;
• за искажение реквизитов прослеживаемости в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами, если эти реквизиты корректно отражены в счетах‑фактурах и УПД: 1 000 ₽ — для организаций и ИП.

Отдельные штрафы будут действовать для операторов электронного документооборота. Если оператор ЭДО не передаст или передаст с опозданием поступивший к нему счет‑фактуру или УПД, содержащий реквизиты прослеживаемости, оператора оштрафуют на 50 000 ₽. При повторном нарушении штраф составит 150 000 ₽ за каждый документ.

Главное о законе

1. Закон о прослеживаемости товаров касается компаний и ИП на любой системе налогообложения.
2. Чтобы государство могло следить за оборотом прослеживаемых товаров, компании и ИП должны получать РНПТ и указывать его в первичных документах и отчетах.
3. Бизнес должен отчитываться перед налоговой о любых операциях с прослеживаемыми товарами.
4. Все документы и отчеты в налоговую нужно сдавать через систему ЭДО.
5. Прослеживаемость заканчивается, если товар, например, передали в производство, утилизировали, продали физлицу для личных нужд или вывезли из России.