Инвентаризация
Сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью можно только с помощью инвентаризации. Проводить ее по закону обязаны компании, а ИП делают это по желанию.
Во время инвентаризации проверяют активы компании и финансовые обязательства: кредиты, займы, резервы, кредиторскую задолженность. Комиссия проверяет, чтобы данные бухучета совпадали с тем, что есть в реальности.
Что проверяют во время инвентаризации
Под проверку подпадают имущество и неимущественные права компании:
- Нематериальные активы — например, товарные знаки и патенты.
- Основные средства — объекты дороже 100 000 ₽ за единицу, которые используются более 12 месяцев, например недвижимость, оборудование, компьютеры.
- Финансовые вложения. К ним относят инвестиции компании, например купленные ценные бумаги.
- Товарно-материальные ценности — запасы сырья для производства товаров, топливо, запасные части или готовая продукция, товары для перепродажи.
- Незавершенное производство — продукция, которая не прошла все стадии технологического процесса, испытаний и приемки. Например, в швейном цеху раскроили и сметали платья. Их стоимость отнесут к незавершенному производству — это еще и не готовые изделия, и не просто сырье.
- Деньги и денежные документы — например, топливные карты.
- Резервы предстоящих расходов — запас средств, чтобы оплатить отпуска сотрудников, капитальный ремонт или ежегодные премии.
- Дебиторская задолженность — она возникает, когда, например, компания оказала услугу, но не получила оплату. В дебиторскую задолженность также входит переплата налогов, сборов и взносов, долги работников перед компанией.
Под проверку на инвентаризации подпадают и обязательства компании — долги, которые должны быть оплачены, например кредит или задолженность перед поставщиками.
Как проводят инвентаризацию
С 1 апреля инвентаризацию нужно проводить по новому стандарту бухгалтерского учета — ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
Есть два основных вида инвентаризации в зависимости от того, что проверяют:
- сплошная — когда проверяют все активы и обязательства организации, обычно ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- выборочная — объекты проверяют частично. Например, могут пересчитать только товары и прочие ценности на складе, когда меняется материально ответственное лицо — кладовщик.
Инвентаризацию проводят в три этапа: подготовительный, основной и заключительный. Разберем, что делают на каждом из них.
Подготовительный этап. Руководитель компании утверждает приказ о проведении инвентаризации, формирует инвентаризационную комиссию и определяет ее состав, определяет сроки проведения и виды активов или обязательств, которые будут проверять. Исключение — инвентаризация аудитором, тогда комиссия не нужна.
Если процедуру проводят ради годовой отчетности, начать ее надо не раньше 1 октября и закончить до 31 декабря.
Инвентаризацию перед реорганизацией или ликвидацией компании нужно закончить до запланированной даты соответствующего события.
Если меняется материально ответственное лицо, имущество, за которое сотрудник отвечает, нужно проверить строго в его последний рабочий день.
В комиссию включают кого-то из руководства компании и сотрудников бухгалтерии. По желанию можно пригласить еще и других специалистов, кроме тех, кто отвечает за активы либо обязательства, которые проверяют. Например, сверяют остатки товаров в продуктовом магазине в конце месяца — в комиссию не могут входить продавцы.
Приказ о проведении инвентаризации
Приказ о проведении инвентаризации утверждает руководитель компании или ИП перед проверкой активов и обязательств бизнеса. Документ можно составить в свободной форме на бланке компании либо ИП или по форме ИНВ-22.
Приказ о создании инвентаризационной комиссии
Руководитель компании или ИП издает приказ перед проведением инвентаризации, чтобы сформировать комиссию, ответственную за процедуру. Документ составляют в произвольной форме с обязательным указанием председателя и двух-трех членов комиссии.
Основной этап. Во время него происходит главное — проверяют активы и обязательства. Имущество считают, взвешивают и измеряют, если нужно. Например, в фитнес-клубе пересчитывают тренажеры, в фитнес-баре взвешивают порошки для протеиновых коктейлей и фиксируют остатки.
По результатам комиссия составляет инвентаризационные описи, в которых фиксируют результаты проверки.
Потом описи сравнивают с данными бухучета и, если есть расхождения, составляют сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19. В них указывают, чем реальные данные отличаются от учетных.
Сличительная ведомость по форме ИНВ-18
Сличительную ведомость составляют, если во время инвентаризации выявили расхождения между данными бухучета и реальным наличием основных средств и нематериальных активов. Сделали шаблон документа, чтобы можно было скачать и заполнить по образцу.
Сличительная ведомость по форме ИНВ-19
Для товарно-материальных ценностей заполняют сличительную ведомость результатов инвентаризации составляют. Сделали шаблон документа, чтобы можно было его скачать и заполнить по образцу.
Заключительный этап. Инвентаризационная комиссия передает руководителю сличительные ведомости, а он составляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. Там нужно написать, как будут устранены расхождения, если они есть.
Приказ об утверждении результатов инвентаризации
Руководитель компании или ИП издает приказ после проведения инвентаризации, чтобы зафиксировать ее результаты. Документ составляют в произвольной форме с указанием ответственных сотрудников.
Инвентаризационная опись. Форма ИНВ-3
Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей составляют, чтобы отразить итоги инвентаризации: сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью и указать на несоответствия. Не обязательно оформлять документ на бланке компании.
Как работать с излишками и недостачами при инвентаризации
При инвентаризации выявляют расхождения с реальными данными и бухгалтерскими ведомостями. Их отображают в формах ИНВ-18 и ИНВ-19. Комиссия выяснит причины пропажи и примет решение, виновен материально ответственный сотрудник или нет. Иногда недостача возникает из-за ошибок в учете. Например, бухгалтер не списал какой-то товар.
Работа с излишками строится по схожим правилам — их отображают в сличительной ведомости, а после в бухгалтерских регистрах. Например, комиссия может принять решение оприходовать излишки и отнести их к прочим доходам.
Несоответствия, которые нашли во время проверки, отражают в бухгалтерском учете в отчетном периоде проведения проверки. Если это годовая инвентаризация, ее результаты нужно отразить в годовой бухотчетности.
Когда проводить инвентаризацию
Каждая компания сама выбирает период, в законе нет ограничений. Обязательно инвентаризацию проводят раз в год ради годовой отчетности, а дальше — по мере необходимости.
Руководитель устанавливает график, прописывает в нем сроки инвентаризации и список того, что нужно проверить.
Для кого инвентаризация обязательна
Обязательную инвентаризацию проводят, когда в компании происходят глобальные изменения. Основные случаи прописаны в положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- компания передает недвижимость в аренду или продает. Нужно установить состояние имущества перед сделкой;
- меняются материально ответственные лица. Например, продавец увольняется;
- выявлены хищения, злоупотребления или порча имущества;
- после стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- предстоит реорганизация или ликвидация компании.
Есть исключения. Например, если инвентаризация имущества прошла не раньше 1 октября, то устраивать годовую инвентаризацию не нужно. Проводить инвентаризацию основных средств можно раз в три года.
Что будет, если не делать инвентаризацию
Отдельного наказания за отсутствие инвентаризации в компании нет. Но без нее в бухгалтерской отчетности, скорее всего, будут искажения, а за это уже может быть наказание:
- для малых предприятий — 2 500—5 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — 5 000—10 000 ₽.
При повторном нарушении штраф надо выплатить в двойном размере.
Кроме того, если, например, налоговая выявит недостачу товаров, то без инвентаризации и решений по ее итогам просто посчитает эти товары проданными. Соответственно, доначислит налог на доходы, а если компания на ОСН или УСН с годовым доходом свыше 60 млн рублей, еще и НДС.
Что важно запомнить
- Инвентаризация — это проверка активов и обязательств бизнеса, чтобы сверить бухгалтерскую документацию с реальностью.
- Инвентаризация бывает сплошная, когда проверяют все активы и обязательства, и выборочная — когда проверяют только часть объектов.
- Обычно инвентаризацию проводят раз в год для годовой отчетности, в остальных случаях — по необходимости.
- Во время инвентаризации активов проверяют нематериальные активы, основные средства, финансовые вложения, ценности, незавершенное производство, деньги, резервы предстоящих расходов и дебиторскую задолженность. При инвентаризации обязательств сверяют долги, например перед банками или поставщиками.
- Инвентаризацию проводят в три этапа. Первый — подготовительный: руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации, указывает в нем состав комиссии, определяет сроки и список имущества, которое нужно проверить. Второй — основной: сама проверка. Третий — заключительный: комиссия передает руководителю сличительные ведомости, а он составляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе указывают, что делать с расхождениями, которые обнаружили во время проверки.
