Должностная инструкция специалиста архива

Документ помогает руководителю защитить свои интересы. Например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные специалистом архива.

Что еще должно быть указано в документе по профстандартам — в статье «Как оформить должностную инструкцию».

Должностная инструкция специалиста архива

1. Общие положения

1.1. Специалист архива (далее — специалист) относится к категории технических исполнителей и подчиняется заведующему архивом, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.2. Для работы специалистом требуется среднее профессиональное образование.

1.3. Специалист должен знать:

• нормативно‑правовые акты РФ по архивному делу, управлению документами, информационным технологиям в объеме, нужном для исполнения должностных обязанностей;
• локальные нормативные акты организации по документообороту;
• виды, разновидности и форматы всех видов документов;
• условия составления договоров на оказание услуг аутсорсингового или иного внешнего хранения;
• мобилизационные планы архива, планы эвакуации дел;
• правила хранения документов по типам;
• правила приемки, систематизации и выдачи дел;
• порядок формирования документов по комплектам, группам, типам;
• требования к учету особо ценных и уникальных архивных дел;
• сроки выполнения работ;
• требования к установленным нормам выработки;
• требования охраны труда.

1.4. Специалист должен уметь:

• вести архивное дело в организации;
• принимать, регистрировать и хранить документы, поступившие в архив;
• систематизировать документы;
• обеспечивать нормативные режимы хранения архивных дел на любых носителях;
• проводить проверку полноты состава архивных документов в единицах хранения;
• проводить описание архивных документов;
• составлять справочники для быстрого поиска документов;
• вести учет и контроль выдачи и возврата архивных документов, в том числе для аутсорсинга или внешнего хранения;
• проводить полистную проверку физического состояния документов;
• разыскивать потерянные документы.

2. Трудовые функции

2.1. Комплектование архива документами.

2.2. Учет и систематизация документов постоянного и временного хранения.

2.3. Организация хранения и использования документов в архиве.

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист обязан:

• определять схемы классификации и систематизации архивных документов для постоянного хранения;
• проводить экспертизу ценности документов, поступающих на архивное хранение;
• размещать архивные документы в хранилищах по схемам классификации и систематизации дел;
• обеспечивать режим постоянного хранения архивных документов, проверять их наличие и состояние;
• контролировать движение архивных документов;
• готовить и передавать архивные документы на аутсорсинговое или внешнее хранение;
• вести список источников комплектования архива, находить новые источники;
• проводить паспортизацию архива;
• принимать архивные документы на постоянное хранение;
• определять схемы учета архивных документов;
• вести учет архивных документов постоянного и временного хранения, ценных и уникальных документов, копий страхового фонда, фондов и описей архивных дел;
• вести учет выдачи архивных документов из архивохранилища и их возврата;
• вести учет и поиски утерянных документов;
• организовывать уничтожение документов, нормативный срок хранения которых истек.

4. Права

4.1. Специалист вправе:

• выдвигать руководству предложения по улучшению своей деятельности и работы архива;
• не исполнять обязанности при возникновении опасности для здоровья или жизни;
• требовать от руководства нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей;
• подписывать документы и представлять интересы организации в пределах своей компетенции;
• получать информацию о решениях руководства, которые касаются его работы;
• взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

5. Заключительные положения

5.1. Специалист знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора, а в дальнейшем — с изменениями в ней.

5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у специалиста.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Филимонова Мария Сергеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)

Дата:
______________________

Должностная инструкция специалиста архива входит в пакет документов «Оформление сотрудника»

Собрали список шаблонов документов, которые помогут предпринимателю взять личные данные у работников, согласовать обязанности, зафиксировать должности и зарплаты.

Как и в какой очередности заполнять документы, рассказали в статье «Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП».

Какие документы могут понадобиться:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Положение об оплате труда.
3. Положение о премировании.
4. Положение об обработке персональных данных.
5. Положение об организации по охране труда.
6. Штатное расписание.
7. Приказ об утверждении штатного расписания.
8. Должностные инструкции.
9. Лист ознакомления с должностной инструкцией.
10. Трудовой договор.
11. Срочный трудовой договор.
12. Трудовой договор с комбинированным режимом работы.
13. Договор возмездного оказания услуг.
14. Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем.
15. Приказ о приеме на работу.
16. Личная карточка работника.
17. Заявление о регистрации в качестве страхователя.