Когда нужен акт выполненных работ и как его заполнить

Во время приемки работ между заказчиком и исполнителем нередко бывают разногласия. Без документа, который четко фиксирует, что именно было сделано, в каком объеме и на какую сумму, подобные споры могут тянуться месяцами и нередко заканчиваются судебными разбирательствами. Выясняем, как его составить.

Что такое акт выполненных работ

В акте указывают перечень выполненных работ, их объем, стоимость и сроки. Если нужно, в нем фиксируют недостатки работы и другие сведения.

В каких случаях нужен акт выполненных работ

Составлять акт обязательно в двух ситуациях:

1. При исполнении договора строительного подряда. Это единственный случай, когда закон прямо требует оформлять приемку‑передачу актом, подписанным обеими сторонами. Для этого используется унифицированная форма КС‑2.
2. Оформление акта прямо предусмотрено договором. Без акта тогда будет очень проблематично требовать оплату. А суд в спорной ситуации, скорее всего, встанет на сторону заказчика, ссылаясь на несоблюдение согласованного порядка приемки.

Во всех остальных случаях составлять акт не обязательно, но все равно рекомендуем это делать в таких ситуациях:

• работы выполняются по договору подряда, не связанного со строительством, например ремонт техники;
• договор смешанный: одновременно на поставку товаров и выполнение работ. Тогда на работы целесообразно составить отдельный акт;
• работы выполняются поэтапно. Тогда завершение каждой стадии фиксируется актом, который служит еще и основанием для поэтапной оплаты;
• нужно обосновать расходы для целей бухгалтерского и налогового учета. Акт — это первичный учетный документ, и без него могут возникнуть проблемы при налоговых проверках. Какие еще документы относятся к первичным;
• возникли разногласия, и акт с замечаниями поможет зафиксировать позицию исполнителя и заказчика;
• нужно определить начало гарантийного срока для работ. Он, как правило, исчисляется с даты подписания акта.

То есть без акта выше риски получить проблемы с оплатами и налоговой. Также документ признается письменным доказательством в суде, а значит, в большинстве деловых ситуаций разумнее его все‑таки составить.

Виды и форматы актов выполненных работ

Условно все акты можно разделить на две большие категории:

1. Составленные по унифицированной форме. К ним относятся, например, применяемые в строительстве формы КС‑2 «Акт о приемке выполненных работ», КС‑11 «Акт приемки законченного строительством объекта».
2. В свободной форме, которые бизнес разрабатывает самостоятельно.

По формату акты выполненных работ можно разделить на электронные и бумажные. Электронные акты используют, если стороны договорились применять электронный документооборот. Как подключить и начать работать с ЭДО.

Обязательные реквизиты

Акт выполненных работ должен содержать такие реквизиты — ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете»:

• наименование и дату составления документа;
• реквизиты обеих сторон: название компании или Ф. И. О. предпринимателя, ИНН, адрес, телефон, e‑mail;
• описание выполненных работ или оказанных услуг, как можно более конкретное — с объемом и стоимостью;
• должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Еще в акте нужно указать номер и дату договора подряда, а также информацию о наличии или отсутствии претензий.

Как составить акт выполненных работ

Давайте пошагово разберем, как составить акт выполненных работ.

Шаг 1. Оформите шапку документа. В верхней части укажите его название: «Акт выполненных работ» или «Акт сдачи‑приемки выполненных работ». Проставьте порядковый номер документа, дату его составления и место подписания.

Шаг 2. Укажите данные сторон. Для юридических лиц — наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес. Для ИП — Ф. И. О., ИНН, ОГРНИП.

Шаг 3. Укажите основание составления акта — номер и дату договора подряда.

Шаг 4. Опишите выполненные работы. Перечислите, что сделано, объем работ и срок выполнения.

Шаг 5. Укажите стоимость. Пропишите цену за каждую работу отдельно и общую стоимость — цифрами и прописью.

Шаг 6. Зафиксируйте результат приемки. Укажите, что заказчик принял работы и не имеет претензий к объему, качеству и срокам. Если замечания есть, впишите их в акт.

Как внести изменения в акт

Внести изменения в акт выполненных работ можно двумя способами: составить корректировочный акт либо полностью заменить документ.

Составить корректировочный акт или дополнительное соглашение. Этот способ подойдет, когда изменения точечные: исправляется отдельный пункт акта или уточняется формулировка. В корректировочном акте указывают:

• номер и дату первоначального акта;
• пункты или сведения, которые изменяются;
• новую редакцию этих данных;
• основание для внесения изменений. Например, обнаружение ошибки.

Составить новый исправленный документ. Этот вариант для ситуаций, когда ошибка серьезная и точечная корректировка не подойдет. Стороны аннулируют ранее подписанный акт и составляют новый. В нем указывают причину составления нового документа, например: «В связи с выявлением технической ошибки в Акте №… от…». А на старом акте делается отметка «Заменен новым актом №… от…».

Кто подписывает акт

Акт выполненных работ должен быть подписан обеими сторонами договора — заказчиком и исполнителем. Это может быть:

• генеральный директор;
• представитель по доверенности;
• индивидуальный предприниматель лично.

Скачивайте образцы документов по теме:

🧾 Заявление на получение электронной подписи в налоговой.

🧾 Доверенность на право подписи документов.

🧾 Приказ о передаче права подписи.