Какие ресурсы помогут управлять знаниями команды

Не раз убеждался: успех проекта во многом зависит от того, насколько грамотно выстроены процессы управления информацией и знаниями внутри команды. Часто роль специалиста, который помогает руководителю компании соединять и держать команду, а, если нужно, заказчика, доверяют проджект-менеджеру.

Основной скилл проджекта — структурировать и направлять потоки данных: требования заказчика, технические спецификации, документацию по проекту, регламенты работы команды. Держать всё в голове или в разрозненных файлах на компьютере просто нереально.

По моему опыту, без единой базы знаний компания теряет время на поиск нужной информации, новички долго входят в курс дела, а ценные инсайты проекта безвозвратно улетучиваются. Поэтому проджект TEAMLY обязательно использует систему управления знаниями.

Несмотря на уход некоторых западных сервисов, российские пользователи не испытывают дефицита в платформах для организации корпоративных баз знаний. Скорее, наоборот — у руководителей бизнесов разного уровня появилась проблема выбора, потому что хороших российских решений достаточно много.

Предлагаю короткий обзор пяти достойных инструментов для управления знаниями команды. Постарался упомянуть основные преимущества каждой платформы и ее особенности, не углубляясь в детали. Надеюсь, будет полезно всем, кто хочет увеличить эффективность работы — своей и компании. Начну с продукта, к которому имею прямое отношение.

Российская платформа для управления знаниями и совместной работы. Содержит инструменты для создания базы знаний, управления задачами и обучения сотрудников в компаниях любого масштаба. Разработана компанией QSOFT.

Чтобы эффективно управлять знаниями, в Тимли есть все инструменты: быстрый поиск по всей базе, умные таблицы (аналог баз данных Notion), LMS-модуль для создания обучающих курсов из материалов базы знаний.

Наши проджект-менеджеры отмечают, что им особенно помогают инструменты визуализации проектов через диаграммы Ганта и календарное планирование, канбан, чтобы эффективно отслеживать дедлайны и зависимости между задачами. Также есть возможность приглашать к работе над проектом не только членов команды, но и внешних пользователей. Для безопасности есть разные варианты доступов.

Полнофункциональная пробная версия доступна бесплатно в течение 15 дней. Расширенными функциями можно пользоваться на платных тарифах — начинаются от 199 рублей в месяц за пользователя.

Главное преимущество Yonote, на мой взгляд, гибкая настройка под различные процессы. Сервис вполне успешно адаптируется для личных задач и для проектов команды. Для крупных проектов пользователям сервиса может не хватить функциональности. Проджекту в Yonote пригодится возможность создавать доски и таблицы для управления проектами.

Есть две версии: облачная и On-Premise. На бесплатном тарифе доступен базовый функционал. Платные стартуют от 249 рублей в месяц за пользователя.

SaaS-платформа для автоматизации управления бизнес-процессами. Сфокусирована на средние и крупные компании. База знаний — это только один из более чем 10 инструментов для управленческих задач.

Главное преимущество Platrum — комплексный подход к управлению бизнес-процессами: можно выстроить структуру компании и привязать к ней все остальные инструменты. Подходит, чтобы систематизировать работу отделов компании, настроить процессы управления проектами и финансами.

Руководитель может быть уверен, что проджект-менеджер получит сможет управлять проектами, в том числе, отслеживать KPI и создавать отчеты.

Однако у многофункциональности есть и обратная сторона: для некоторых компаний она будет избыточной — чтобы освоить все возможности Platrum, потребуется время.

На бесплатном тарифе можно создать не более 20 статей в базе знаний и не более 5 курсов с тестами и экзаменами для контроля знаний сотрудников. Полный функционал предоставляется на 4 платных тарифах.

Платформа для управления корпоративными знаниями и информацией. Среди возможностей HiHub выделю: расширенный поиск по базе знаний, разграничение прав доступа и создание отдельных пространств для разных команд. Сотрудники могут писать статьи, заметки, инструкции, добавлять файлы и видео.

Сильная сторона HiHub — гибкость в настройке. Также есть редко встречающаяся у других игроков функция кастомизации — интерфейс настраивается под фирменный стиль компании.

Среди недостатков пользователи упоминают некоторые недоработки в редакторе и не всегда удобную работу с таблицами.

Сервис доступен в двух вариантах: SaaS и On-Premise. На тарифе «Free» (до шести пользователей) сервис бесплатен. Далее есть индивидуальное ценообразование в зависимости от потребностей компании.

Платформа для управления проектами и командной работы. В числе ключевых компонентов: таск-менеджер, база знаний, облачное хранилище документов, CRM. Подходит для небольших команд или индивидуального использования.

Кроме управления базой знаний, в функционале WEEEK есть создание проектов и рабочих пространств, управление задачами с помощью канбан-досок и календарей. Доступна интеграция с Google Calendar и Figma.

Для проджект-менеджера будут полезны инструменты аналитики для оценки эффективности работы команд, а шаблоны проектов ускорят запуск типовых задач.

Доступны две версии — SaaS и On-Premise. Бесплатная SaaS-версия вполне функциональна для команд до 5 человек. Платные тарифы начинаются от 199 рублей за человека в месяц.

Предвосхищаю резонный вопрос: почему обошел вниманием известные и мощные EvaWiki, L2U InKnowledge или Minerva Knowledge? Никакой интриги нет.

Во-первых, я хотел написать максимально компактный и удобный для чтения материал, поэтому выбрал инструменты, которые, на мой взгляд, универсальны и полезны и подойдут проджект-менеджерам компаний разного формата. А во-вторых, ориентировался на сервисы с разумным соотношением цены и возможностей.

Возможно, вышеперечисленные, а также другие системы управления знаниями, например, Ontoloo и KMS Gran, станут предметом следующего обзора.