Как встроить корпоративную библиотеку в обучение персонала

Корпоративная библиотека — эффективный инструмент дополнительного образования персонала. Она позволяет обеспечить непрерывное обучение и повышение квалификации, встраиваясь в систему обучения персонала. Кроме того, библиотеки помогают сплачивать коллектив и формировать корпоративную культуру: люди читают и обсуждают литературу, которая помогает им развиваться и находить новые точки соприкосновения с коллегами.

Рассказываем, как создать корпоративную библиотеку и использовать ее для обучения персонала.

Библиотеку можно организовать физически — в виде полки с книгами — или в электронном виде. Электронная библиотека — это любая цифровая платформа, предоставляющая широкий доступ к электронным версиям книг и других информационных ресурсов для самых разных читательских целей. Этот вариант становится все популярнее в компаниях, особенно с развитием корпоративных облаков и ИИ-сервисов.

Электронные библиотеки бывают разных форматов:

Последний формат — один из самых перспективных, на наш взгляд. И вот почему.

Экономия средств. Покупка книг или подключение к ЭБС обходятся дешевле, чем создание и проведение курсов и тренингов. В отличие от классических библиотек с бумажными книгами, для ЭБС не требуется выделять отдельное помещение, организовывать места хранения и т.д. Это тоже сокращает затраты на организацию библиотеки.

Удобный доступ. Электронная библиотека позволяет создать единую базу знаний, которая включает в себя внутренние документы, узкопрофильную литературу, научные статьи, периодические издания. Доступ к контенту облегчается за счет ИИ-сервисов. Например, нейросети используются для создания профилей книг на основе метаданных, подготовки содержания по главам и параграфам. Также нейросети облегчают поиск нужной литературы. Они понимают контекст запроса и выдают релевантные ответы, вплоть до конкретной главы или параграфа.

Персонализация обучения. И в высшем образовании, и в корпоративном обучении сейчас популярны индивидуальные образовательные траектории, которые невозможно построить без курсов и литературы к ним. Электронные библиотеки сопровождают обучающегося по персонализированной образовательной траектории. Литература подбирается точно, с учетом конкретных потребностей пользователя. При этом пользователи получают знания из разных областей, в соответствии со своими целями в профессии.

Простота использования. Типичная сложность при работе с фондом любой библиотеки — поиск источников по конкретной теме или вопросу. В электронной библиотеке этот процесс облегчают поисковые системы. Дополнительные возможности есть и при работе с электронными книгами. Читатель может добавлять их в избранное, сортировать по тематическим полкам, делать закладки, копировать цитаты и т.д. Мобильные приложения делают использование ЭБС удобнее.

Среди современных трендов корпоративных библиотек можно отметить:

В 95% крупных компаний (с 5000+ сотрудников) используют системы управления обучением (Learning Management System, LMS). Они позволяют организовать весь процесс обучения, использовать образовательный контент в интерактивных, видео- и VR-форматах, проверять знания. Также LMS дают широкие возможности для анализа учебной деятельности, создания индивидуального профиля на каждого обучающегося. Платформы закрывают все больше задач, связанных с обучением сотрудников, например, построение образовательных и карьерных треков, оценку компетенций и т.д.

Интеграция LMS-платформы с электронной библиотекой делает корпоративное обучение более качественным. Совместное использование платформ повышает объем работы с первоисточниками. В результате у обучающихся расширяется кругозор, формируется база для построения гипотез, которые в перспективе могут стать источниками новаций в бизнесе.

При подготовке обучающего курса автор получает возможность подобрать литературу и интегрировать ее в программу. При этом обучающийся получает доступ не к учебнику, а к конкретному параграфу, где освещается вопрос. За счет автоматизации рутины сокращается время, необходимое для подготовки программы. Например, конструктор курсов Лани позволяет в три раза сократить трудозатраты преподавателя.

Назначаем ответственного. У библиотеки должен быть руководитель. Он отвечает за процесс ее внедрения, а затем — за функционирование.

«Продаем» идею руководству. Топ-менеджеры заинтересованы в обучении сотрудников. Как правило, именно от них идут рекомендации по дополнительному обучению персонала. Во многом от руководителей зависит и то, насколько активно сотрудники используют библиотеку.

Выбираем техническую платформу. Простейшую корпоративную библиотеку можно создать в виде полки с книгами или папки на облачном хранилище. Если перед библиотекой стоят глобальные цели, потребуется специализированная платформа. Она обеспечит доступ к книгам, поможет вести статистику, анализировать результаты.

Популяризируем идею среди сотрудников. Корпоративную библиотеку нужно продвигать в коллективе, мотивировать сотрудников читать учебную литературу. Чтение должно постепенно встраиваться в культуру компании.

Оцениваем эффективность. Результаты проекта оцениваются по тем показателям, которые были определены на старте. Успешный проект можно масштабировать.

Основная сложность при создании корпоративной библиотеки — недостаточная мотивация персонала к чтению. Для того чтобы библиотека не превратилась в книгохранилище, сотрудников нужно вовлекать в чтение. Например, корпоративная «Библиотека Сбера» включает в себя подборку лучших книг о бизнесе, развитии внутреннего потенциала, а чтение — часть корпоративной культуры, которая транслируется публично.

Мотивировать сотрудников к чтению можно и с помощью других инструментов. Например, эффективны книжные клубы, где люди могут обсудить прочитанные книги. Книжные клубы также играют роль инструмента тимбилдинга, помогают сплотить команду.

Стимулируют на чтение оценочные механики, например, рейтинги самых читающих сотрудников, популярных книг. На повышение вовлеченности работает геймификация: проведение квизов, викторин, марафонов. Как правило, участники таких активностей вовлекаются и продолжают пользоваться библиотекой.

Тематика книг в фондах корпоративной библиотеки — еще один важный аспект. Не стоит делать ставку на количество книг, гораздо важнее их качество и актуальность. Например, для производственных компаний актуальна техническая и узкоспециализированная литература, инструкции, документация, для белых воротничков — деловые книги. Нужно учитывать и интересы сотрудников. В последние годы растет внимание людей к вопросам психологии, саморазвития. Если персонал проявляет живой интерес к подобным темам, стоит включить эти книги в библиотечные фонды. Повышает вовлеченность в чтение и литература, которая позволяет решать личные вопросы, например, о воспитании детей, художественные книги.

Корпоративную электронную библиотеку можно организовать в разных форматах: собственный ресурс, подключение к сервису-агрегатору или ЭБС. Электронные библиотечные системы дают больше возможностей, так как обладают продвинутыми инструментами поиска, работы с литературой, дают разнообразную статистику, могут быть интегрированы с LMS. При этом по затратам подключение к ЭБС несопоставимо с созданными или адаптированными курсами, тренингами.

При этом роль библиотеки не сводится к книгохранилищу. Они превращаются в центр, вокруг которого формируются самообучающиеся организации. Такие сообщества облегчают обмен опытом между сотрудниками, командами, развивают непрерывное обучение, стимулируют профессиональный рост и построение карьеры.