Как выстроить процессы работы в команде дизайнеров. Опыт агентства мобильного маркетинга Rocket10

Существует миф, что творческими людьми сложно руководить. Не будем спорить, просто расскажем, как смогли построить систему, в которой каждый дизайнер выполняет свою работу качественно и в срок, не выгорает и получает максимум удовольствия от процессов. О том, как нам это удалось, читайте в статье.

Что было изначально и почему мы решили изменить процессы

В 2015 году, когда команда Rocket10 только начинала свой путь в мире мобильного маркетинга, мы работали ламповой командой и все вопросы решали в мессенджерах. Да, то, что сейчас кажется невероятным, в то время было обыденностью. Медиабайер описывал задачу дизайнеру прямо в чате: какой клиент, сколько креативов, какие пожелания. На начальных этапах этого было достаточно — все всё успевали и не проваливали дедлайны. Но со временем начало расти количество клиентов и, соответственно, задач. Увеличилось и число сотрудников.

Сейчас команда дизайна нашего агентства располагается в нескольких офисах — в Москве, Туле, Калуге и Климовске. Это, конечно, немного усложняет процесс управления, но благодаря нашей системе мы отлично коммуницируем со специалистами во всех городах. Все изменения происходили постепенно, что‑то удалось с первого раза, а некоторые процессы претерпевали несколько итераций. Далее подробно расскажем, что именно мы сделали, чтобы работа была эффективной и приносила удовольствие и сотрудникам, и клиентам.

Разработали систему юнитов

Глобально все дизайнеры делятся на три юнита:

Video Production. Команда организует полный цикл работ над видеокреативами. Продюсер проводит анализ рынка и конкурентов, дизайнеры продумывают сценарий и проводят съёмки. Мы снимаем креативы в различных локациях, включая профессиональные студии, приглашаем актёров и блогеров.

Motion Design. Создают креативы повышенной сложности, занимаются 3D и 2D‑анимацией. Значительная часть команды работает над игровыми проектами. Здесь налажена чёткая система отслеживания сроков и нагрузки, а многие рутинные процессы автоматизированы при помощи собственных шаблонов, скриптов и системы хранения файлов. Это позволяет эффективно закрывать все задачи в рамках дедлайнов.

Graphic Design. Команда в первую очередь специализируются на статичных креативах.

У каждого юнита есть свой тимлид, который координирует работу всего отдела.

Благодаря такому разделению дизайнеры могут совершенствовать свои скилы в интересном им направлении.

Перенесли распределение задач в Notion

Перебрав несколько различных таск‑менеджеров, мы остановили свой выбор на Notion, так как он содержит много инструментов, которые помогают нам не только распределять задачи, но и проводить аналитику.

1. Запланировано. Дизайнер еще не приступил к работе над креативами, но он в курсе задачи и поставил её в свой план.
2. В процессе. Уже ведется работа.
3. На паузе. Оффер приостановлен и работа пока не ведётся.
4. На проверке. Креативы смотрит ведущий дизайнер.
5. Выполнено. Задача завершена и передана байеру.

Когда дизайнер приступает к выполнению таска, он нажимает «начали». Когда завершает работу — нажимает «выполнено», и креативы отправляются на проверку ведущему дизайнеру, о котором мы расскажем в этой статье чуть позже.

В Notion тоже вначале не все шло гладко. Нужно было разобраться с приоритизацией задач, поэтому мы внедрили систему огоньков. В зависимости от срочности медиабайер помечает каждую задачу эмодзи в виде огоньков:

Естественно, все пошло не по плану: каждый медиабайер старался продвинуть свои задачи и ставил на все таски по три огонька. В итоге дизайнеры тонули в огромном количестве очень срочных и очень важных задач, и часто бывало, что действительно важный проект откладывался, а вместо него делался менее срочный.

Пришлось ужесточить процесс и внедрить правило: у медиабайера может быть только одна активная задача с тремя огоньками.

Мы тщательно следили за выполнением этого правила и через некоторое время система наладилась. Конечно, бывают исключения, когда по‑настоящему срочных задач больше, но теперь это все решается в ручном режиме и добавить статус «очень срочно» можно только через согласование со мной

Notion удобен также тем, что в графе аналитика в любой момент можно посмотреть, чем занят конкретный дизайнер, а также открыть папку со всеми его креативами. Это помогает арт‑директору правильно распределить задачи: выбрать наименее загруженного на данный момент сотрудника, но, в то же время, наиболее компетентного в необходимой вертикали.

Несмотря на то что система заработала, мы не остановились на достигнутом и стали двигаться дальше.

Создали инфоборд

Инфоборд — это большая система информации на базе Figma, которая изначально создавалась для ускорения и упрощения рабочих задач дизайнеров. Это авторская идея одного из наших сотрудников — Василия Дорогова.

Вот так на базе известного всем дизайнерам онлайн‑редактора Figma появилось пространство, где находятся все необходимые для работы материалы и информация. Это избавляет от большого количества окон и приложений и бесконечного скитания по различным источникам, а также делает процессы еще удобнее и прозрачнее.

Более того, мы можем открыть каждый проект и посмотреть, что там происходит.

Сотрудникам не нужно искать информацию по различным папкам, она вся находится в одном месте. Если от клиента приходят обновления, менеджер вносит их в инфоборд и отписывается в рабочем чате. Да, у нас они тоже есть, но уже не несут прежний функционал, а служат просто для оперативной связи.

С помощью двух рабочих пространств, Notion и инфоборда, нам удалось добиться слаженной работы, когда все задачи выполняются в срок, дизайнеры не перегружены и легко справляются с проектами. Идем дальше.

Внедрили ведущего дизайнера

Ранее мы уже упоминали о ведущих дизайнерах, пришла пора остановиться на них более подробно. Одна из глобальных задач агентства Rocket10 — делать так, чтобы клиентам было с нами максимально комфортно. Это касается в том числе и дизайна. Поэтому, чтобы минимизировать правки от клиента и выдавать качественный финальный результат, мы внедрили для каждого оффера ответственных дизайнеров. Это сотрудники, которые хорошо зарекомендовали себя и стабильно показывают классные работы в определенной вертикали.

Ведущий дизайнер проверяет каждый креатив на доверенном ему оффере, вносит правки и дает свои рекомендации. Клиент получает на согласование креатив, который полностью соответствует поставленной задаче и не расходится с брендбуком компании.

Тут тоже не обошлось без сложностей. Когда мы только ввели это правило, нередко случались споры: дизайнеры не хотели принимать правки от более опытных коллег, отстаивали свою позицию, вели долгие переговоры. Это осложняло и затягивало работу над креативами, плюс отнимало много сил. Иногда для разрешения конфликта приходилось подключать руководство. Поэтому тут тоже пришлось применять авторитарные методы, и мы ввели правило: «Последнее слово за ведущим дизайнером. Как он сказал, так и делаем». Но, как вы знаете, во всем должен быть баланс. И если не давать послабления, то авторитарная система долго не выдержит и случится бунт. Поэтому, если сотрудник категорически не согласен с мнением ведущего дизайнера, он может дополнительно сделать собственный вариант, и мы проведем A/B‑тест обеих версий.

На данный момент за задачи каждого клиента агентства отвечает конкретный ведущий дизайнер.

Организовали систему перманентной работы с дизайнерами

Работа с творческими людьми — это всегда сложно. Несмотря на то что мы уже несколько раз упомянули авторитарные методы, которые вводим в агентстве, наши процессы строятся не только на них. Мы смогли создать систему, в которой каждый дизайнер чувствует себя комфортно, знает свои сильные стороны, какую пользу он приносит компании, и понимает, куда ему еще нужно расти и какие скилы развивать.

Для того, чтобы эта система работала без сбоев, мы регулярно проводим с сотрудниками встречи в двух форматах: one‑to‑one и performance review.

One‑to‑one — это встречи сотрудника с тимлидом его юнита или непосредственно арт‑директором агентства. Они проходят в среднем раз в месяц, иногда чаще, иногда реже — это зависит от различных факторов. На встречах обсуждается работа дизайнера, сложности, с которыми он сталкивается, задачи, которые нравятся или, наоборот, не подходят, обстановка в коллективе и эмоциональное состояние. One‑to‑one помогают увидеть сильные или слабые стороны сотрудника, раскрыть потенциал, а также вовремя заметить выгорание и предотвратить его.

В Rocket10 мы используем стандартную систему трех грейдов: джун (от англ. junior, младший), мидл (от англ. middle, средний), сеньор (от англ. senior, старший).

Невозможно оценивать дизайнера шаблонно

К сожалению или к счастью, у нас нет четкой карты компетенции каждого грейда. Я считаю, что невозможно оценивать дизайнера шаблонно. Кто‑то силён в 3D‑анимации, а кто‑то организует полный цикл видео‑продакшна: от написания сценария до съемок в студии. Это два технически разных направления в рамках производственных процессов. Поэтому мы анализируем рост каждого дизайнера индивидуально. Вот что он делал три месяца назад, а вот как он вырос сегодня.

Помимо этих встреч дизайнеры в любой момент могут обратиться к руководителям с любым вопросом. Например, попросить поменять им задачи. Часто бывает, что кто‑то делает уже тысячный баннер для екома, и не просто выгорел, а смотреть на него не может. Стоит просто написать, и тимлиды сделают все возможное, чтобы изменить направление работы специалиста. Мы постоянно делаем упор на том, что обо всем, что тебя не устраивает, нужно сразу говорить. Ведь, к сожалению, руководители не могут посмотреть, что у тебя в голове. Кто‑то устает от монотонной работы, а кто‑то наоборот хочет включить фоном сериальчик и штамповать один креатив за другим. Поэтому мы за открытость и прямой разговор.

Подводим итог

Нельзя утверждать, что творческий коллектив — это хаос и отсутствие границ. Чтобы работа выполнялась хорошо и в срок, нужно наладить процессы и установить понятные правила, которые все выполняют. В этом есть зерно авторитаризма, но без него сложно выстроить систему.

В то же время каждый сотрудник индивидуален, и важно найти персональный подход ко всем. В первую очередь, нужно определить мотивирующие факторы: для одного это, как ни банально, деньги, а для другого — дополнительная ответственность. Поэтому нужно постоянно разговаривать со своей командой, а также искренне интересоваться каждым специалистом.