Как выгоднее оформлять поездки и не допускать ошибок в отчетах
Рынок делового туризма в России растет год от года: в 2024 году его объем превысил 1 трлн рублей. Согласно результатам исследования O+K Research и «Яндекс Командировок», представители компаний, где используют b2b‑агрегаторы, ценят их за функциональность и широкий выбор, а еще:
- 26% компаний отметили большое разнообразие предложений билетов;
- 25% — удобные гибкие фильтры для подбора вариантов и круглосуточную поддержку;
- 24% — простой процесс регистрации и работы с сервисом;
- 23% — большой выбор вариантов проживания;
- 22% — возврат НДС за билеты и отели;
- 21% отметили удобное предоставление закрывающих документов и большой; выбор билетов и средств размещения в одном месте.
Но есть и те, кто продолжает оформлять командировки вручную: через Excel, почту, мессенджеры и звонки. Это не только неудобно, но и рискованно — контролировать расходы становится труднее, а ошибок — больше.
Владельцы малого и среднего бизнеса часто откладывают подключение b2b‑агрегаторов из‑за опасений, что это дорого, трудозатратно и сложно в настройке. Однако сегодня на рынке есть решения, которые встраиваются в уже действующую систему работы и не требуют больших затрат.
Когда и почему появились b2b‑агрегаторы
B2B‑агрегаторы для оформления командировок начали появляться на рынке с 2016 года. До этого деловые поездки оформлялись либо вручную через сайты и туристические сервисы для физических лиц или через специализированные агентства. Как выглядел процесс при работе с вторым вариантом: компания заключала контракт, а затем командировочный менеджер подбирал билеты, отели и трансферы под каждый запрос. Этот процесс занимал много времени: нужно было отправить заявку, дождаться вариантов, согласовать стоимость, получить подтверждение от сотрудника и только потом оформить бронь. Такая цепочка делала организацию командировки долгой и неудобной.
Рынок b2b‑агрегаторов рос постепенно. Главным барьером стала пандемия, которая почти полностью остановила деловые поездки. Восстановление происходило постепенно и уже в 2021 году снятие ограничений возобновило передвижение сотрудников, а компании осознали важность личных встреч. Это совпало со зрелостью технологических решений, которые обеспечивали максимально быстрый и удобный процесс планирования командировок.
В отличие от тревел‑агентств и сайтов для физических лиц, b2b‑решения обходятся дешевле: пользователям не надо платить дополнительную стоимость за работу менеджеров, а цены на бронирование билетов и отелей для физических лиц значительно ниже за счет объемов. Однако автоматизированные платформы предлагают не все услуги: например, если командировка происходит за границей, компании придется самостоятельно заниматься оформлением визы и поиском трансфера до отеля.
Как запускали «Яндекс Командировки». Сервис «Яндекс Командировки» появился в середине 2023 года. Идея возникла из запросов корпоративных клиентов, которые уже пользовались другими продуктами Яндекс Go для бизнеса (Такси и Доставкой) и хотели выбирать отели и покупать билеты напрямую через платформу. Первоначально это был небольшой экспериментальный проект без отдельной команды с целью запуска самой функции бронирования. Примерно через шесть месяцев, в начале 2024 года, резервирование отелей стало возможно для бизнеса вместе с оплатой с корпоративного счета и получением закрывающих документов.
За 2024 год сервис значительно расширился: добавились авиа и ж/д билеты, оформление через личный кабинет, корпоративные тарифы. Командировка стала полноценным пакетным предложением. При этом развитие происходило в тесном взаимодействии с клиентами: каждая новая функция тестировалась с участием заинтересованных компаний, что позволяло оперативно вносить изменения и улучшения. Такой подход обеспечил высокую адаптивность продукта к реальным потребностям бизнеса.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
Когда без автоматизации не обойтись
Несмотря на развитость технологических решений, по данным «Яндекс Командировок», 65% компаний на рынке бронируют командировки самостоятельно. Основная причина — низкая осведомленность о наличии других способов.
При этом организации так или иначе сталкиваются с рядом трудностей:
- Оформление вручную. Все действия и шаги фиксируются в Excel, в столбцах таблиц сотрудники часто допускают опечатки и повторы. Информация о перелетах и датах поездки хранится на почте, важные сообщения теряются в длинной переписке и в итоге все равно приходится созваниваться, чтобы что‑то уточнить.
- Сотрудники теряют чеки и посадочные талоны. Не все понимают важность этих документов, а некоторые просто не хотят носить с собой пачку квитанций. В итоге бухгалтер не может отследить расходы и подтвердить командировочные затраты, что приводит к проблемам с отчетностью и финансовым потерям.
- Невозможно отследить бюджет поездок. Нет прозрачности в процессе бронирования, ведь сотрудники самостоятельно выбирают отели и билеты, иногда останавливаясь на дорогих вариантах. Это затрудняет контроль и мешает планированию расходов, что может приводить к увеличению бюджета.
- Ошибки при закрытии деловых поездок. Брони оформляются на личную карту работника вместо корпоративной, в билетах и приказе о командировке стоят разные даты, а в чеках размыт текст и нет необходимых данных о том, кто оказал услуги. Из‑за этого невозможно на 100% подтвердить целевое использование средств, бухгалтеры тратят лишнее время на выяснение обстоятельств и подтверждение трат.
Как настроить командировки через сайт. С помощью платформ автоматизации можно в веб‑кабинете сразу купить билеты, забронировать отель или арендовать жилье, питание, заправки.
Рассмотрим, как настроить бронирование на примере сервиса «Яндекс Командировки». Для начала добавляем компанию и обозначаем лимиты.
Шаг 1. Зарегистрируйте компанию в сервисе. Заполните форму на сайте, указав название, город, контактные данные (электронную почту и номер телефона). Завершите регистрацию, добавив данные через Яндекс ID, и внесите реквизиты юридического счета. В течение нескольких минут вы получаете доступ к личному кабинету.
Шаг 2. Пополните корпоративный счет. Достаточно внести небольшую сумму (от одной тысячи рублей), чтобы активировать сервис. Зайдите в «Профиль компании», нажмите «Сформировать счет», введите желаемый объем средств и следуйте подсказкам.
Шаг 3. Выберите отели. Начните оформление поездки с поиска подходящего номера — в интерфейсе есть множество вариантов без скрытых наценок. Используйте фильтры по количеству звезд, расположению и дополнительным опциям, чтобы быстро подобрать оптимальное жильё.
Шаг 4. Внесите сотрудников. Добавьте потенциально командируемых работников — зайдите во вкладку «Сотрудники» и заполните в шаблоне его данные — ФИО, номер телефона. Доступ к кабинету откроется в приложении Яндекс Go. Настройте для каждого сумму, которую человек сможет потратить в поездке — обозначьте лимиты. Группируйте сотрудников в подразделения с одним лимитом и бюджетом. Чтобы за подразделение отвечал конкретный человек, назначьте ему роль «менеджера» или «секретаря подразделения». После этого у него появляется возможность добавлять людей, выгружать отчеты или выдавать доступы.
Шаг 5. Настройте оплату. Все расходы проходят через расчетный счет компании, поэтому сотрудникам не приходится использовать личные деньги и ждать возмещения. Если нужно срочно спланировать поездку, а на корпоративном балансе не хватает средств, можно воспользоваться предоплатой: бронирование проходит сразу, а списание — после пополнения. Функция отображается автоматически при недостатке нужной суммы.
Шаг 6. Управляйте поездкой. Все заказы и лимиты отображаются в реальном времени во вкладках «Заказы и отчёты» и «Сотрудники». Можно оперативно изменить лимит, отследить статус поездки, а также выгрузить отчетность за любой период.
Шаг 7. Предоставьте доступ к сервисам Яндекс Go в командировке. Сотрудник может воспользоваться такси, каршерингом, заказать еду или продукты, заправить автомобиль — для этих целей тоже настраиваются лимиты. История транзакций отображается в личном кабинете. Для удобства сотрудников отчеты расходов формируются автоматически, достаточно выбрать период и выгрузить файл.
С внедрением сервисов автоматизации компании фиксируют ощутимые изменения уже в первый квартал работы с сервисом. По нашим внутренним опросам, среди них:
- сокращение времени на оформление — до 10 минут;
- экономия на отелях до 30% за счёт специальных партнерских тарифов сервиса;
- сотрудники больше не ломают голову над оформлением, а финансовый директор не подписывает бюджет «по памяти».
В среднем сотрудники тратят в два‑три раза меньше времени на организацию одной поездки. Для фирм с числом командировок от 10 в месяц и выше такие показатели особенно важны, ведь потеря времени напрямую бьёт по операционным процессам. Каждый работает в пределах своей зоны ответственности, но в рамках общей системы. Малым и средним компаниям это особенно ценно: для них любая экономия превращается в ощутимую выгоду.
Используем весь функционал
Кроме бронирования отеля и билетов на самолет или поезд в платформе по автоматизации командировок могут быть и другие неочевидные функции, которые помогают бизнесу экономить время, деньги и нервы.
Например, в Яндекс Командировках:
Цены без НДС. Некоторые отели и билеты доступны по специальным корпоративным тарифам. Если компания работает по системе общего налогообложения, то по итогам отчетного квартала с бронирования отелей можно вернуть НДС 20%, что позволяет экономить на командировках еще больше.
Новые возможности для компаний на УСН. Компании на упрощенной системе налогообложения могут пользоваться сервисами Такси и Командировки через единый личный кабинет, экономя до 20% бюджета и без абонентской платы.
Такси и каршеринг. Оформление трансферов на вокзал или в аэропорт заранее — поездка появится в личном кабинете. Предприниматель не делает дополнительных звонков и уточнений, система сама напоминает водителю о выезде за три часа до вылета. В аэропорту водитель встречает сотрудника с табличкой. При желании работник использует каршеринг и добирается сам — оплата происходит с корпоративного счета, вся информация будет сохранена в личном кабинете.
Заправки без талонов. b2b‑платформа подключена к сетям АЗС, поэтому при поездке на личном автомобиле можно также оплатить топливо, история транзакций будет отображена в личном кабинете. Это снимает с сотрудника обязанность собирать бумажные чеки и сдавать их в бухгалтерию.
Корпоративное питание. Платформа позволяет контролировать расходы на питание и заказывать блюда из Яндекс Еды или Лавки в номер или на объект, где работает сотрудник. Всё оплачивается с корпоративного счета.
Автоматизированный документооборот. Нет необходимости собирать чеки и акты вручную, все сохраняется в системе. Сформировать отчет можно в один клик — достаточно выбрать нужный период и выгрузить автоматически сформированный файл. Акт об оказанных услугах и счет‑фактура приходят раз в месяц по системе электронного документооборота.
Интеграция с HRM‑системами. Нагрузка на бухгалтерию и кадровую службу снижается, всё синхронизируется автоматически. Есть API для гибкой настройки под внутренние процессы.
Подводим итоги
Для автоматизации командировок не важен масштаб компании. Это про зрелость процессов, которые иногда нужнее малому и среднему бизнесу. Упорядочить поездки, сократить расходы и избавиться от рутины можно даже в небольшой команде. Решения, которые раньше казались доступными только корпорациям, теперь легко внедряются за один день — без сложной настройки и лишней нагрузки на сотрудников. Всё работает в привычной среде, с понятным интерфейсом и гибкими настройками под конкретные задачи.
