Как втроем открыть студию дизайна: роли, конфликты и системность

C Ириной и Александрой я познакомилась во время обучения в Высшей Школе Дизайна HSE. После учебы быстро появился потенциальный клиент: женщина хотела переделать санузел и коридор в квартире. Тогда мы объединили усилия: Александра хорошо владела программой для создания визуализаций, а у Иры были самые сильные чертежи в группе. Так в мае 2019 началось наше совместное приключение. За 5 лет мы прошли путь от фрилансеров и мелких проектов в спальных районах до студии дизайна, которая занимается проектированием и реализацией интерьеров премиум класса по всему миру.

Нашими первыми проектами были небольшая квартира журналиста и скромная квартира девушки из Яндекса, сейчас мы уже работаем с большими метражами, а в числе наших клиентов известные актеры, музыканты и рестораторы. По дизайну квартиры для прима-балерины стилист и блогер Марианна Елисеева сняла проект «Квартира для прима-балерины» для своего Youtube-канала. В 2023 году наша студия приняла участие в ТВ-программе «Квартирный вопрос». А через партнеров мы вышли на рынок Дубая.

Расскажу, как нам удается вести бизнес втроем, как мы договариваемся и решаем конфликты, какие инструменты и правила используем, чтобы творчество приносило бизнес-результаты.

Ключевая особенность ведения дел втроем: принимать решения и не рассориться гораздо проще, какие бы сложные и противоречивые вопросы перед вами не стояли. Когда вы вдвоем и ваши мнения полярны, вы либо ищите компромисс, либо расходитесь. При этом разногласия копятся, компромисс оставляет неприятное послевкусие, и в какой-то момент отношения начинают портиться.

Чтобы прийти к единому видению и стратегии, мы проводим стратегические сессии. Обычно на них поднимаются вопросы, которые и так «витали в воздухе». Раньше это был довольно хаотичный процесс, в этом году мы организовались и провели все более структурно.

А еще мы очень много разговариваем между собой. Как только чью-то голову посещает гениальная идея — сразу раздается звонок в общем чате или приходит сообщение.

О каких-либо рисках на старте проекта мы даже не задумывались, была общая цель — заниматься делом, которое нравится. В том, чтобы начинать втроем, мы видели только плюсы: на троих у нас гораздо больше сильных сторон. Мы нашли друг в друге единомышленников и поддержку, и это только радовало.

Как ни странно, наши роли в команде за все 5 лет не поменялись. Первоначальное распределение зон ответственности актуально до сих пор.

Я до этого занималась маркетингом, так что отвечаю за менеджмент, построение процессов и продвижение.

Саша, специалист по международным отношениям, больше всех коммуницирует с новыми клиентами. Мы работаем с бизнес и премиум-сегментом, поэтому предпочитаем обрабатывать входящие звонки сами. Когда первый контакт происходит лично с сооснователем студии — это ценно.

Ирина — инженер, она следит за сложными узлами во всех проектах, а также курирует разработку мебели по нашим эскизам.

Мы втроем очень разные, для всех дизайн интерьера — это уже второе образование. При этом каждый из нас является арт-директором. Классный дизайн — наш приоритет.

Работу, связанную с дизайном, чаще воспринимают исключительно как хаос, в котором все держится «на крыльях вдохновения». Мы перевели творчество на язык системы. Это касается как организации нашей внутренней системы, так и взаимодействия с заказчиками. Порядок и выверенная последовательность действий помогают четко разделять задачи и ответственность, не допускать дублирования усилий и предупреждают конфликты.

Одно из наших главных правил — все фиксировать: договоренности, дедлайны, итоги встреч и конференций.

Какое-то время использовали Google-документ, потом перешли на CRM-систему.

В нашей первой CRM-системе не было функции просмотра задач единым списком под исполнителя. Когда проектов стало много, приходилось вручную заходить в каждый проект, чтобы посмотреть, кто его делает, либо создавать список вручную. Проекты были выстроены по горизонтали и тянулись вереницей слева направо. Они не помещались на один экран, получался длинный список, который нельзя было охватить взглядом.

В результате мы остановились на Yougile — в нем больше возможностей для кастомизации. Проекты, отсортированные по статусу, занимают всего 4 колонки по горизонтали, которые всегда на виду, при этом каждая из них удобно скролится по вертикали. Внутри каждого проекта можно открыть задачи отдельно по нему.

Проводить еженедельные и ежемесячные собрания. В понедельник у нас на планерку уходит час-полтора:

Общую планерку закачиваем на проектах на стадии проектирования. После коллеги разбиваются на команды и обсуждают свои проекты в реализации: здесь требуется больше всего времени на обсуждение. В моменте реализации возникает множество мелких задач: сделать просчет той или иной позиции, заказать сантехнику, плинтус или порожек, ответить поставщику, запланировать доставку, перенести встречу с замерщиком.

График и сметы вести в Google-таблицах. Пока это вынужденное решение: оказалось, никакой подходящей программы для дизайн-студий у нас на рынке нет. Есть специализированные продукты для прорабов и строительных компаний, но у них немного другая специфика, они нам не подходят. В планах есть сделать решение на заказ, но пока мы остановились на том, что переработали свой шаблон сметы.

Всю информацию об услугах и ценах собирать на нашем сайте. Есть последовательность действий, по которой мы работаем, и мы сразу озвучиваем это клиенту.

Для каждого заказчика вести личный кабинет по проекту. В нем клиенту доступны все материалы проекта, история правок и комментариев, итоги встреч, данные по оплате, напоминания о встречах, доступ к смете, контроль закупок, фото- и видео- отчеты с авторского надзора. Кроме того, мы всегда дублируем эту информацию в чат с заказчиком.

Для организации деятельности внутри команды мы также пользуемся CRM-системой Yougile, чатами Telegram, Яндекс-диском. Еще один очень полезный в работе сервис — это Adesk, он помогает держать под рукой все ключевые показатели и принимать решения на основе цифр.

Часть информации закреплять в виде регламентов и скриптов. Они помогают поддерживать сервис на уровне. У нас есть: памятка как делать замеры, чек-лист по проверке чертежей, скрипты сообщений, черный список поставщиков. Также собираем часто задаваемые вопросы клиентов и фиксируем рекомендации, как на них отвечать. Не важно, кого из нас клиент спросит, сколько правок можно внести в визуализации — мы должны дать одинаковый ответ. Недавно добавили себе на сайт раздел блог, мы стараемся наполнить его информацией на темы, которые волнуют наших клиентов больше всего.

При согласовании использовать систему комплексных правок на каждом этапе работ. Это экономит время, «бережет нервы» нам и заказчикам.

Я часто слышу от клиентов, что их покорило наше системное видение. Наши заказчики — владельцы бизнеса, It-специалисты, топ-менеджеры в крупных компаниях — им близок такой подход.

Ошибки в бизнесе возникают всегда, это неотъемлемая часть процесса. Зачастую границы ответственности размываются, операции дублируются — тогда и возникают разногласия.

Дизайн интерьера и все, что с ним связано — это очень субъективная вещь. Здесь нет правильных ответов и спорить просто бесполезно. Но окончательные решения все равно нужно принимать.

Мы нашли выход: за каждым проектом закрепляем двоих дизайнеров. Это удобно и нам, и заказчику. Всегда есть кто-то, кто еще в курсе происходящего и может подстраховать коллегу, если он заболел. В основном мы работаем с большими метражами и объемами работ, и это позволяет не растягивать сроки. Один дизайнер в паре назначается главным по проекту, за ним и «последнее слово». Есть моменты, когда дизайнеры начинают горячо спорить, стоит ли, например, предлагать клиенту этот вариант планировки. Без обид — главный по проекту в праве поставить точку.

Собрав наш опыт ведения бизнеса и проанализировав ошибки, вывели несколько советов, которые помогут сориентироваться на старте и поддержат стабильность.

Чувство юмора и взаимопомощь — самый важный элемент взаимодействия. Мы постоянно созваниваемся, если нужно принять решение или просто высказаться. Стараемся практиковать бизнес-завтраки. Если скопились какие-то нерешенные вопросы — пора встретиться за кофе и все обсудить.

Непрерывная обратная связь. Мы постоянно напоминаем команде: если есть какая-то проблема, давайте это вместе обсудим. Например, когда нам нужно передать проект комплектатору, мы видим загрузку каждого в CRM-системе и делаем выводы. Но перед тем, как принять окончательное решение, мы спрашиваем, что человек сам думает на этот счет: сможет ли он сейчас справиться, нужна ли ему помощь.

Общие интересы изначально. В нашем случае выбор подходящих партнеров для бизнеса произошел практически интуитивно.Однако мы заметили, что самый лучший симбиоз — это когда собираются люди с общими интересами, но разным бэкграундом и компетенциями. Проанализировав свои сильные и слабые стороны, можно найти людей с навыками, отличными от ваших. И с другим темпераментом. Тогда получится баланс сил, где каждый сможет внести свой вклад и закрывать то направление, в котором он лучший.

Наша история доказывает: возможно не только уравновесить творчество системой, а и получать при этом бизнес-результаты. Руководство втроем — большой плюс, если уметь договариваться и смотреть в одну сторону.