Перейти на новую CRM и удвоить оборот. Опыт петербургской типографии
Как ускорить рабочие процессы, разгрузить сотрудников, избавиться от рутины? В поиске ответов на эти вопросы предприниматели все чаще обращаются к цифровым решениям. Полиграфический бизнес не исключение: здесь традиционно слишком много процессов завязано на ручной труд. Попробуем разобраться, как типографии переходят к автоматизации, делегируют цифровым системам важные задачи и снижают вероятность сбоев на производстве.
Не просто цветные картинки: особенности полиграфического бизнеса
Что вы представляете, когда слышите слово «типография»? Думаю, для многих оно неизменно связано с резким запахом краски, стопками газет, шумом производственных машин, приглушенным светом и скрипучими половицами.
В цифровой типографии «Помидор» все иначе — интерьер в стиле лофт, мягкие диваны для заказчиков в зоне ожидания и наше ноу‑хау — стеклянные стены, через которые видно производство.
В одном из корпусов бывшего «Калинкинского пивоваренного завода» мы создали пространство открытого типа. И сделали это специально, чтобы клиенты могли наблюдать за каждым этапом рождения продукции.
С «Яндекс.Картами» можно прогуляться по типографии. Обратите внимание на помидоры — они нарисованы не только на входе.
1/2Типография внутри 
2/2Типография внутри
Типография «Помидор» работает с 2013 года. Первые годы мы существовали в составе группы компаний и использовали разработанную внутри этой группы систему управления на базе «1С». В конце 2021 года типография вышла из состава группы и, в числе прочего, лишилась доступа к этой системе. Именно тогда возникла необходимость срочного внедрения нового решения.
Полиграфическое производство сложно организовать без ошибок вручную. Каждый заказ индивидуален: разные форматы, материалы, тиражи, способы печати и обработки. Даже повторный заказ может отличаться из‑за изменений в макете или пожеланий клиента.
Рассылка: как вести бизнес в России
Пять полезных писем пришлем сразу после подписки. В них — бизнес‑идеи, готовые промпты для нейросетей, советы, как выбрать налоговый режим и получать пассивный доход
На собственном опыте: как выбрать систему
Полиграфическое производство бывает разным: от небольшого копи‑салона до крупной офсетной типографии на тысячи квадратных метров. И для каждой компании приоритеты в автоматизации будут свои.
В нашем случае ключевыми задачами стали быстрые и точные калькуляторы для расчета заказов и система маршрутизации, которая проводит заказ через все этапы и минимизирует риск ошибок. Именно эти процессы больше всего влияют на скорость работы и качество обслуживания.
Мы около двух месяцев изучали рынок. Универсальные продукты сразу отсеяли: подгонка их под специфику полиграфии заняла бы слишком много времени. Сосредоточились на специализированных решениях. Рассматривали «Армекс», PrintEffect, Perfect CRM и HelloPrint.
Главным критерием стала скорость внедрения. По этому параметру «Армекс» и PrintEffect отпали на раннем этапе. В финале остались Perfect CRM и HelloPrint. Системы оказались близкими по функционалу, но именно HelloPrint позволял внедриться максимально быстро. В декабре 2021 года мы подписали договор, а уже в январе 2022 начали работать в новой системе.
Шаг за шагом: как проходило внедрение
Сжатые сроки вносили свои коррективы: к настройке системы под наш запрос приступили сразу после подписания договора в декабре 2021 года. В течение декабря техподдержка HelloPrint в фоновом для нас режиме проводила первичную настройку системы: ввод форматов печатных и покупных листов, а также способов печати.
Самая жара пришлась на новогодние праздники. С 3 по 9 января мы занимались написанием и отладкой расчетных калькуляторов. Ответственность — запредельная! В них нужно было учесть более ста видов постпечатной обработки — от самых стандартных до специфичных. Эту работу мы выполняли своими силами, при постоянной поддержке специалистов HelloPrint.
10 января 2022 года «Помидор» открылся после каникул и сразу начал работу в новой системе. Честно говоря, до сих пор не верится, что это оказалось возможным и что мы это сделали.
Почему мы сами настраивали калькуляторы, а не отдали эту работу подрядчику? Все просто: нужно было продумать каждую деталь и учесть любую мелочь. При этом нас не бросили на произвол судьбы: специалисты техподдержки всегда были на связи и консультировали.
Конечно, не обошлось без трудностей. Любая новизна вначале встречает сопротивление у людей — никто не отменял инерцию мышления. Поскольку принцип работы в новой системе в чем‑то отличается от предыдущего продукта, сотрудникам пришлось менять свои привычки и адаптироваться.
Отмечу, что новые сотрудники, не имеющие опыта работы в старой системе, схватывают все очень быстро.
Донастройка и шлифовка: как работаем сейчас
После запуска системы мы почти год занимались шлифовкой калькуляторов. Причина была не в сложности работы, а в большом потенциале системы: для некоторых ее возможностей мы со временем находили новые применения.
Постепенно добавляли защиту от ошибок: запрет несочетаемых между собой видов обработки, подсказки‑напоминалки при выборе параметров. Благодаря этому количество недоразумений при оформлении заказов заметно снизилось. Если ошибка все же случалась и приходилось перепечатывать заказ, мы сразу разбирали ситуацию и вносили изменения. Чаще всего такие корректировки делали своими силами, без привлечения разработчиков.
1/2Подсказки 
2/2Подсказки
Помимо калькуляторов, для нас дорабатывали отдельные модули: печатную форму технической карты заказа и отчетные формы. В среднем на одну крупную доработку уходило около полутора месяцев, и эти сроки можно считать комфортными.
Сейчас система работает стабильно. Обновления выходят каждые полтора‑три месяца, в них учитываются и наши предложения. В целом продукт покрывает основные потребности типографии. Единственное, чего пока не хватает, — более развитой аналитики.
По полочкам: каких добились результатов
Сейчас в типографию «Помидор» ежедневно поступает более ста цифровых заказов. Думаю, это не предел.
За последнее время мы неплохо так выросли: в 2024 году оборот удвоился по сравнению с показателями 2022 года, а количество заказов увеличилось на 40%. Приписывать это только замене системы управления было бы неправильно, но и исключить ее влияние я не могу.
Во‑первых, мы экономим время. Сейчас на расчет проекта у нас уходит от 30 секунд до пары минут. А это напрямую сказывается на продажах. Чем быстрее сотрудник узнает цену и донесет ее до клиента, тем вероятнее запрос превратится в заказ.
Во‑вторых, минимизируем ошибки. Когда калькуляторы настроены грамотно, промахнуться в расчетах практически невозможно. И менеджеры спокойны, и клиенты довольны.
В‑третьих, упрощаем процессы. Интеграция решения HelloPrint с платежными системами закрыла массу вопросов по бухгалтерии. Меньше ручного труда, больше порядка в документах.
В‑четвертых, снимаем нагрузку с персонала. За счет развитой системы маршрутизации заказа каждый специалист видит только ту информацию, которая нужна именно ему. И ничего лишнего.
И главное, мы готовы ко всему. Система подстраивается под новые задачи, трансформируется под запросы и меняется вместе с нами.
Главное: чек‑лист автоматизации
Перед внедрением новой системы управления бизнесом стоит пройти несколько обязательных шагов.
Оцените текущие процессы. Зафиксируйте этапы работы с заказом, выделите ручные операции и слабые места.
Сформулируйте цели. Определите, какие задачи должна решать система, и зафиксируйте ключевые метрики успеха.
Выберите подходящее решение. Сравните специализированные продукты, уточните сроки внедрения и возможность кастомизации, проверьте, как работает техподдержка.
Подготовьтесь к запуску. Проведите аудит баз данных, актуализируйте справочники, продумайте интеграции с другими системами.
Запустите тест. Если позволяют сроки, отработайте основные сценарии, внесите корректировки, проведите обучение сотрудников.
Включайте систему на полную. Определите период адаптации, отслеживайте показатели эффективности и собирайте обратную связь, чтобы дорабатывать процессы.
